Cómo firmar archivos y solicitar firmas online

Entonces, tienes un PDF que debes firmar, pero el lector de PDF de tu dispositivo no te ofrece la opción de añadir tu firma. ¿Qué puedes hacer?

No te preocupes, firmar un PDF online con solo unos pocos clics es fácil con las herramientas de firma electrónica disponibles en Dropbox. Sigue leyendo para aprender a firmar un PDF online y para descubrir cómo obtener control avanzado sobre tus firmas electrónicas con Dropbox Sign.

¿Qué puedo usar para firmar un PDF?

Para firmar un PDF, necesitarás una aplicación que tenga herramientas de firma electrónica integradas. Afortunadamente, hay diversas aplicaciones de firma electrónica a elegir y, mejor aún, funcionan perfectamente con Dropbox.

Varias integraciones en aplicaciones de Dropbox permiten la firma electrónica, como Microsoft Word, Adobe Acrobat y el mejor software de firma electrónica del sector, Dropbox Sign. Siempre que tu dispositivo sea compatible con cualquiera de estas herramientas, podrás firmar documentos. Esto significa que, tanto si estás usando un ordenador como un móvil Android o un iPhone, nada te impide firmar y finalizar contratos.

Firmar archivos PDF online con Dropbox

Si está buscando herramientas de firma electrónica simples para las necesidades diarias de firma electrónica, puedes obtener herramientas de firma electrónica básicas con un plan de Dropbox estándar.  Si buscas funciones avanzadas y un control máximo sobre tu flujo de trabajo de firma electrónica, Dropbox Sign te da todo lo que necesitas.

Dropbox Sign facilita la configuración de plantillas de firma electrónica avanzadas y flujos de trabajo de documentos. Puedes preparar un contrato de principio a fin y enviarlo directamente para que se firme, sin salir de Dropbox. Esto quiere decir que no es necesario que descargues en tu ordenador documentos con información confidencial que puedas acabar eliminando por error o guardando en alguna carpeta sin las garantías de seguridad necesarias. Si eres la única persona que firmará, también puedes añadir tu firma desde Dropbox: selecciona un archivo PDF o un documento de Word que quieras firmar y elige Dropbox Sign.

Los archivos se almacenan online de forma segura, se puede acceder a ellos a distancia y utilizan nuestra protección de varias capas y nuestro cifrado estricto. Dropbox te ofrece todo lo que necesitas para firmar documentación, desde la creación en equipo de la versión inicial del contrato, la elaboración de la versión final y el almacenamiento de la versión PDF ya firmada.

Cómo firmar electrónicamente un PDF online sin la imagen de tu firma

No te preocupes si no tienes un archivo de imagen digital de tu firma, no te hace falta. Con la firma electrónica puedes añadir texto como medio de firma o generar una firma "manuscrita" con tu nombre. Otra opción es utilizar un lápiz digital para iPad o el trackpad de un PC, que te permiten añadir tu propia firma manuscrita. Pero estas herramientas no son estrictamente necesarias para crear una firma online.

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: la información que figura en este sitio únicamente tiene fines informativos a nivel general; no se pretende que sirva como asesoramiento jurídico. Si tienes cualquier duda sobre asuntos legales, habla con un abogado.

Ahora que ya sabes cómo añadir firmas electrónicas a archivos PDF, vale la pena tomarse un tiempo para saber un poco más sobre las firmas electrónicas y su legalidad.

¿Qué es una firma electrónica?

Definir qué es una firma electrónica no tiene demasiado secreto: es a una versión digital de la firma que harías a mano. Si hay que firmar un documento electrónico, verás que incluye un campo destacado que puedes editar para añadir un texto y tu firma.

¿En qué casos se necesita una firma electrónica?

En muchos países, las firmas electrónicas sirven para firmar electrónicamente archivos PDF y otros documentos electrónicos, como contratos, acuerdos y facturas, aunque hay algunas excepciones. Te recomendamos que consultes la legislación que se te aplica para determinar si las firmas electrónicas son una buena opción en tu caso concreto. 

Un beneficio adicional es que permiten recopilar tus documentos para que el proceso sea más ágil que nunca. Ya no tendrás que firmar a mano factura tras factura ni preocuparte por dónde las almacenas.

Firmas electrónicas frente a firmas digitales

Por otro lado, muchas veces verás que se usan los términos “firma digital” y “firma electrónica” como si fueran lo mismo, pero no lo son.

Son dos formas únicas de firmar digitalmente un archivo PDF:

Firmas electrónicas

Una firma electrónica, de acuerdo con la Ley de Firmas Electrónicas de EE. UU. (E-Sign Act), es un equivalente vinculante de tu firma manuscrita que, a la vez, constituye tu consentimiento a las condiciones estipuladas en el documento que firmas. Es básicamente el hecho de colocar una imagen de tu firma en un documento digital y no puede ser declarada inválida por el mero hecho de no ser una firma física.     

Firmas digitales

Una firma digital está cifrada y diseñada para contrarrestar cualquier probabilidad de alteración. Cuando se firma un documento con una firma digital, se pone en marcha un algoritmo cuya función es generar un "hash". Si el documento se altera o modifica después de firmarlo, tu programa te lo indicará. Y, de ser así, puede que sea necesario cuestionarse la integridad de todo el documento.

¿Las firmas electrónicas y las firmas digitales son válidas?

Sí, las firmas electrónicas y las digitales son vinculantes, aunque esto puede variar entre distintos estados y países. Ambos tipos de firma tienen carácter vinculante en cualquier documento que se firme.

¿Necesito una firma electrónica o una firma digital?

Esto dependerá del documento que tengas que firmar. Las firmas digitales son más estrictas en lo que respecta a la seguridad porque tienen que aportar una seguridad equivalente a la de los notarios aunque no se pueda presenciar la firma. Dicho esto, es probable que la mayoría de las circunstancias a las que tanto tú como tu equipo os enfrentéis no requieran los servicios de un notario, por lo que una firma electrónica será más que suficiente.

Utiliza firmas electrónicas en Dropbox Sign para agilizar el trabajo

¿Quieres aprovechar al máximo tus herramientas de firma electrónica? Dropbox Sign lo te lo pone fácil.

Cuando hay que esperar a que se apruebe una factura o completar todos los pasos necesarios para incorporar un empleado nuevo, el proceso de impresión, firma, confirmación, y cumplimentación puede llevar un tiempo muy útil. Pero lo cierto es que no tiene por qué ser así. Si eliges Dropbox Sign como solución de firma electrónica, tu flujo de trabajo mejorará en muchos aspectos:

• Tiempo de entrega hasta un 80 % menor.
• Almacenamiento seguro
• Documentación respetuosa con el medio ambiente
• Ahorra tiempo de administración
• Reducción de los gastos de fax y correo postal (especialmente para los autónomos)
• Todo está en tu espacio de trabajo de Dropbox

Si bien es cierto que puede que el mundo todavía se esté adaptando a las firmas electrónicas, los días en los que todo se hacía en papel ya son cosa del pasado. Regístrate para una prueba gratuita de 30 días y experimenta el poder de las firmas electrónicas con Dropbox Sign.