La comunicación en recursos humanos se centra en el intercambio de información entre los equipos de recursos humanos y todos los demás: nuevos empleados, solicitantes de empleo y otras partes interesadas. Así es como los detalles importantes fluyen sin problemas y mantienen a la gente alineada.
Engloba una gran cantidad de información procedente de diversas fuentes. Por este motivo, a veces puede resultar un poco caótico, por no hablar de confuso, especialmente cuando se trata de políticas y actualizaciones de toda la empresa.
Por eso necesitas un plan de comunicación de RR. HH. claro, eficaz y práctico. Esto puede garantizar que los mensajes clave se transmitan del departamento de RR. HH. a los empleados de manera oportuna y eficiente.
Exploremos por qué su equipo de RR. HH. necesita una estrategia de comunicación y cómo poner en marcha este flujo de trabajo.
Los beneficios de una estrategia de comunicación de RR. HH.
Una estrategia de comunicación de RR. HH. eficaz puede ayudar a mejorar el compromiso de los empleados y a generar confianza. Ofrece una serie de beneficios para las organizaciones, entre ellos:
Conexión
Una comunicación eficaz entre RR. HH. y otros departamentos o empleados puede ser crucial para mantener una cultura empresarial positiva. Ayuda a que todos se sientan involucrados e informados sobre lo que sucede en cuanto a políticas, iniciativas y objetivos comerciales de la empresa.
Cuando el departamento de RR. HH. practica una buena comunicación con otros departamentos, se asegura de que todos estén en sintonía y trabajando para alcanzar los mismos objetivos.
Confianza
Una comunicación clara demuestra autenticidad y ayuda a generar una conexión genuina entre RR. HH. y los empleados. Tus compañeros se sentirán valorados como miembros de tu organización si los mantienes informados y enfatizas la empatía en tus comunicaciones internas.
Establecer un proceso de comunicación transparente y bidireccional en el que los empleados puedan confiar en su equipo de RR. HH. puede fomentar un mayor sentido de pertenencia, lo que a su vez aumenta la satisfacción y la retención de los empleados.
Consistencia
Una estrategia te permite construir y mantener una voz y una marca coherentes que los empleados sientan que pueden reconocer y en las que puedan confiar. Desde el proceso de incorporación de los nuevos empleados hasta el proceso de desvinculación de quienes se marchan, la coherencia es clave.
Un calendario de comunicaciones oportunas y adecuadas sobre anuncios internos y noticias de la empresa evita posibles malentendidos y frustraciones.
Mejora
Una estrategia de comunicación eficaz que ayude a los empleados a comprender los cambios y el progreso de toda la empresa puede reducir el riesgo de conflictos internos entre miembros de equipos o departamentos.
También puedes aprovechar esta oportunidad para recabar la opinión de tus compañeros sobre cómo podéis mejorar y qué les gustaría ver para una mejor experiencia del empleado.
Cómo crear una estrategia de comunicación de RR. HH.
Para crear una estrategia de comunicación de recursos humanos eficaz, considera los siguientes pasos:
Aspectos a considerar
Antes de desarrollar una estrategia de comunicación, los profesionales de RR. HH. deben considerar una serie de factores, entre ellos:
- Los tipos de comunicación que se utilizan en su organización
- Comunicación ascendente:la información fluye hacia arriba desde los empleados hacia la dirección y el departamento de RR. HH.
- Comunicación descendente:la información fluye hacia abajo desde RR. HH. y la dirección hacia los empleados
- Comunicación interdepartamental: la información fluye libremente entre los diferentes departamentos, eliminando las barreras entre los equipos
- Los diferentes canales que utiliza su organización para facilitar esta comunicación
- Correo electrónico
- Intranet de la empresa
- Herramientas de comunicación para empleados como Slack o Zoom
- Aplicaciones o plataformas que utilizas para gestionar y enviar materiales a los empleados, como Dropbox Sign o DocSend
- Reuniones generales de toda la empresa o asambleas generales
1. Define tus objetivos
Considera el propósito de tus comunicaciones y qué quieres lograr con ellas. Estás intentando:
- ¿aumentar el rendimiento?
- ¿hacer las cosas más fáciles o cómodas para los empleados?
- ¿sensibilizar sobre algo?
- ¿solicitar o fomentar una acción?
- ¿consultar a los empleados o perfeccionar las ideas?
- ¿inspirar y motivar?
Si te quedas sin ideas, recaba la opinión de los empleados para saber qué les gusta y qué les disgusta de la estrategia de comunicación interna actual. Como alternativa, puedes utilizar funciones de análisis como Enviar y hacer seguimiento de Dropbox para obtener información sobre las comunicaciones y los materiales con los que los empleados interactúan más.
2. Perfecciona tu flujo de trabajo
Ninguna estrategia de comunicación puede funcionar sin un plan de acción. Dentro de este marco, piensa en:
- ¿Quién va a ser responsable de su creación y distribución?
- El público objetivo y los canales o plataformas utilizados para llegar a él.
- ¿Cuándo se enviarán las comunicaciones para maximizar su impacto?
- Cualquier acción de seguimiento permitirá que la estrategia se desarrolle y garantizará que las opiniones o respuestas de los empleados se atiendan con rapidez.
Dropbox ofrece un espacio sencillo y centralizado para gestionar el flujo de trabajo de RR. HH.. Desde planes de proyecto hasta el intercambio de materiales de incorporación, Dropbox ofrece un conjunto completo de herramientas y funciones para optimizar las comunicaciones de RRHH.
3. Prepara tu contenido y elabora un cronograma.
Es recomendable crear plantillas para contenidos repetibles —como cartas de oferta de empleo, planes de incorporación o actualizaciones de políticas— para agilizar y simplificar el envío de comunicaciones con una apariencia y frecuencia uniformes. Cada elemento de contenido debe tener una audiencia y una cronología o calendario de entregas definido.
También puedes utilizar las analíticas de interacción de Enviar y hacer seguimiento para conectar con tus empleados dondequiera que estén. En lugar de enviar tus comunicaciones en momentos inoportunos, puedes enviarlas exactamente cuando los empleados estén más activos en la plataforma o el canal que hayas elegido.
4. Evaluar y mejorar
Supervisa el rendimiento de tu estrategia para medir su eficacia y realiza los ajustes necesarios.
Para ello, puedes realizar una auditoría y analizar métricas como las tasas de apertura de documentos, los clics y los comentarios de los empleados durante tu evaluación. Deberás analizar una serie de métricas para obtener una visión completa de cómo tu estrategia está siendo recibida por tu audiencia.
Conéctate, colabora y comunícate, todo en un mismo lugar
Una mala comunicación entre RR. HH. y los empleados es una forma segura de hacer fracasar el éxito de la organización. Para fomentar la confianza de los empleados y crear un ambiente de trabajo positivo donde todos se sientan escuchados resulta esencial desarrollar y mantener un plan de comunicación de RR. HH.
Dropbox tiene todas las herramientas que los profesionales RR. HH. necesitan para desarrollar e implementar una estrategia de comunicación eficaz, desde colaborar con compañeros en nuevas ideas hasta un lugar centralizado para todo su contenido.
