Si alguna vez has intentado enviar un archivo grande a través de Gmail —por ejemplo, un vídeo de alta resolución, un archivo de Photoshop con capas o una presentación grande— probablemente te hayas enfrentado al temido límite de los 25 MB. Y cuando estás haciendo malabares con los plazos de entrega de los clientes o tratando de entregar materiales finales urgentes, ese límite no solo es un inconveniente, sino un callejón sin salida en el flujo de trabajo.
¿Y qué haces? Empiezas a comprimir archivos (y a sacrificar la calidad), a dividir los recursos en varios correos electrónicos o a lidiar con enlaces rotos y correos rebotados. Nada de eso grita “profesionalidad”, y tampoco ahorra tiempo.
Por suerte, existe una forma más sencilla de sortear esos molestos límites de tamaño de archivo de Gmail. Dropbox te ofrece dos opciones:
- Comparte directamente desde tu almacenamiento en la nube si estáis colaborando en el mismo archivo.
- Utiliza Dropbox Transfer para enviar una copia limpia y sin compresión del archivo.
En esta guía, también te explicaremos cómo usar la solicitud automática de Google Drive en Gmail para enviar archivos grandes, si no te preocupa la compresión.
En cualquier caso, te ahorras los límites de tamaño, evitas el estrés y mantienes el control total. ¿Quieres enviar archivos grandes en Gmail de la forma correcta? Sigue leyendo para ver lo fácil que es.
¿Por qué no puedo adjuntar archivos en Gmail?
A todos nos ha pasado: intentas adjuntar un archivo en Gmail y no pasa nada. O peor aún, pulsas enviar y recibes ese temido mensaje de rebote. ¿Qué ocurre cuando un archivo grande no se adjunta ni se envía en Gmail?
Estos son algunos de los sospechosos habituales:
- Es demasiado grande: el límite de archivos adjuntos de Gmail es de tan solo 25 MB. Eso estaba muy bien para 2005, pero no es mucho si trabajas con vídeos, imágenes, archivos de diseño y otros recursos que suelen tener un gran tamaño. Una vez alcanzado el límite, estás atrapado.
- Tu conexión a internet es débil: una conexión inestable puede impedir que se completen las subidas, especialmente con archivos de mayor tamaño. Si la conexión wifi es deficiente o simplemente estás demasiado lejos del router, es fácil que fallen las subidas de archivos.
- El tipo de archivo está restringido: Gmail bloquea ciertos tipos de archivos (como .exe, .bat, o .zip) por razones de seguridad, incluso si son totalmente inofensivos. Esto resulta irritante si estás trabajando con esos archivos y significa que te toparás con un obstáculo insalvable.
- Tu buzón está lleno: en ocasiones, si tu cuenta de Google está cerca de alcanzar su límite de almacenamiento, es posible que los archivos adjuntos no se envíen correctamente. Esto supone un problema particular para los autónomos y emprendedores en solitario que dependen de versiones básicas de Gmail.
- Estás utilizando una versión obsoleta de Gmail: las extensiones del navegador o las versiones antiguas de Gmail pueden causar problemas de funcionamiento. Este problema suele darse en dispositivos móviles y tablets que solo se utilizan ocasionalmente para el correo electrónico.
Si alguna vez has tenido problemas para adjuntar un archivo a un correo electrónico, no estás solo. Existen formas más sencillas de enviar archivos grandes sin estos problemas. Vamos a explorar algunas opciones sencillas.
3 formas de enviar archivos grandes a través de Gmail
Si trabajas habitualmente con archivos grandes, los archivos adjuntos estándar de Gmail pueden convertirse en un cuello de botella que interrumpe tu flujo de trabajo. Sin embargo, existen algunas formas inteligentes de enviar tus archivos. Vamos a repasar 3 sencillas opciones:
1. Utiliza Gmail con Google Drive
Cuando tu archivo supera los 25 MB, Gmail te sugiere que uses un enlace de Google Drive. Es una buena alternativa, pero no es perfecta. Aquí te explicamos por qué deberías reconsiderar esta opción antes de enviar tu archivo:
- A veces, Drive comprime o convierte los archivos, lo que puede dar a lugar a extraños problemas de formato.
- Los clientes también pueden editar o renombrar archivos de forma involuntaria, lo que dificulta el control de versiones.
Es un tema algo complejo, pero Dropbox lo simplifica al permitir que los archivos se mantengan exactamente como los subiste: sin compresión, sin conversiones, sin complicaciones.
2. Utiliza Dropbox para compartir un enlace rastreable
Si deseas mayor control y fiabilidad, sin interrumpir tu flujo de trabajo, la solución más sencilla es compartir tu archivo mediante un enlace de Dropbox. Aquí te explicamos cómo hacerlo directamente desde tu almacenamiento en la nube:
- Sube un archivo, luego haz clic con el botón derecho en tu almacenamiento en la nube y selecciona "Copiar enlace".
- Pega ese enlace en tu mensaje de Gmail; no es necesario comprimirlo, zipearlo ni dividirlo.
Con este método, los clientes obtienen acceso directo y profesional al archivo, exactamente como lo pretendías. Y como estás compartiendo el archivo en vivo, puedes decidir quién puede editarlo, verlo o descargarlo.
Otras ventajas incluyen funciones como la protección con contraseña, las fechas de caducidad de los archivos y el seguimiento de las visualizaciones para ofrecerte un control y una transparencia totales; esto resulta ideal para gestionar y supervisar el progreso de un proyecto.
Los enlaces compartidos son perfectos cuando se trabaja de forma colaborativa. Pero si quieres asegurarte de tener una versión final para la entrega, probablemente sea mejor probar Transfer.
3. Envía con Dropbox Transfer los archivos grandes
Cuando tengas un producto final listo para enviar, utiliza Transfer para entregar archivos grandes no editables con total facilidad y comodidad, sin mencionar la seguridad de primer nivel. Aquí te explicamos cómo hacerlo en unos pocos clics:
- Solo tienes que visitar dropbox.com/transfer
- Sube el archivo y envíalo al destinatario
Este método resulta ideal para enviar vídeos, imágenes o archivos de diseño de hasta 100 GB. Sin preocupaciones por el tamaño del archivo y sin ediciones por parte del destinatario, solo una experiencia de entrega limpia y confiable. Además, ofrece cargas y descargas rápidas.
Transfer también facilita agregar una marca personalizada, establecer una contraseña y realizar un seguimiento de cuándo un cliente abre o descarga el archivo. ¿Necesitas aún más espacio? No hay problema, con el complemento Dropbox Replay, puedes enviar archivos de hasta 250 GB.
Este es el método preferido por los fotógrafos, editores, diseñadores... y por cualquiera que envíe trabajos impecables a sus clientes. Tanto si trabajas con plazos de entrega ajustados como si simplemente no quieres interrumpir tu flujo de trabajo, Transfer simplifica el envío de archivos grandes.
Consejos para obtener mejores resultados al enviar archivos grandes a través de Gmail
Incluso con las mejores herramientas, unos pocos hábitos inteligentes pueden marcar una gran diferencia. Tanto si envías un archivo grande a un cliente como si colaboras en él, aquí tienes algunos consejos para que compartir archivos sea más fluido y profesional:
- Añade números de versión o fechas a los nombres de los archivos; esto te ayudará a ti o a tus clientes a evitar confusiones al etiquetar los archivos claramente.
- Comparte carpetas, no solo archivos: Dropbox te permite agrupar archivos relacionados (como documentos complementarios) en una carpeta para mantenerlo todo organizado y facilitar la visualización del panorama completo.
- Habilita las notificaciones o el seguimiento de las visualizaciones: herramientas como Dropbox te permiten realizar un seguimiento de las visualizaciones y las descargas, para que nunca vayas a ciegas ni dudes de si tu trabajo se ha perdido en la bandeja de entrada de alguien.
Estos pequeños trucos ahorran tiempo, reducen las idas y venidas y te hacen parecer ultra organizado, porque no estás buscando archivos a tientas ni frustrándote por las limitaciones de Gmail.
Preguntas frecuentes
Gmail te permite adjuntar archivos de hasta 25 MB. Si tu archivo es más grande, Gmail te pedirá que uses Google Drive. Esto resulta útil, pero puede comprimir tus archivos y ofrece menos control sobre cómo se accede a ellos.
Las carpetas no pueden adjuntarse directamente a Gmail. Sin embargo, puedes utilizar el almacenamiento en la nube de tu cuenta de Dropbox para compartir un enlace a la carpeta. Para ello, sube tu carpeta, haz clic con el botón derecho y selecciona "Copiar enlace" para generar un enlace que puedas compartir, y luego simplemente añádelo a tu correo electrónico. Subir carpetas suele resultar más rápido y fácil cuando se quiere compartir colecciones de archivos.
No directamente, pero cuando Gmail redirige archivos grandes a través de Google Drive, puede reducir el tamaño de las imágenes o los vídeos para que sean más pequeños. Esto puede cambiar su calidad. Herramientas como Dropbox te permiten compartir archivos sin perder calidad.
Puedes utilizar Dropbox para compartir archivos grandes sin las limitaciones de tamaño de Gmail, Outlook o cualquier otro cliente de correo electrónico. Si necesitas enviar un archivo grande a través de Gmail, solo tienes que subir el archivo a Dropbox, obtener un enlace y enviar ese enlace en un mensaje de Gmail. De esta forma, sortearás las limitaciones de tamaño y accederás a funciones adicionales como contraseñas, fechas de caducidad, seguimiento de archivos y más.
