Cómo puedes agilizar tu proceso creativo y ahorrar tiempo

Todos los equipos de marketing quieren crear el material más llamativo e interesante. Sin embargo, hace falta algo más que tener talento para conseguirlo. También es necesario un proceso inteligente —como una coreografía meticulosa y ensayada muchas veces— que asegure un trabajo de calidad y un uso óptimo de los recursos. Te explicamos cómo puedes conseguirlo.

Primer paso: el informe creativo

Excepto en los proyectos muy pequeños, un buen trabajo creativo debería ir acompañado de un informe bien redactado. Este documento estratégico funciona a modo de contrato entre el equipo de marketing y el equipo creativo. Se recomienda incluir un perfil detallado del público, los objetivos del proyecto, un mensaje decidido y enfocado, mensajes complementarios, formatos creativos, las fechas de entrega, los requisitos y otra información relevante. La persona que suele elaborar este informe es el responsable del proyecto u otro miembro del equipo de marketing. Si trabajas con una agencia, debes saber que a veces estas se encargan del informe y lo comparten con el equipo de marketing del cliente para que lo apruebe.

Cuando el informe está listo, es el momento de subirlo y compartirlo. También debería aprobarlo quien se vaya a encargar de revisar el trabajo creativo. En Dropbox, añadir comentarios al documento para que todo el mundo pueda conocer la opinión del resto es muy sencillo. Así se evitan comentarios contradictorios o repetitivos que retrasarían el proyecto.

Segundo paso: la reunión inicial

Los proyectos creativos deberían ponerse en común brevemente para dejar claro lo que se espera antes de invertir recursos valiosos. En esta reunión, el equipo creativo puede despejar dudas para facilitarse el trabajo entre todos. Muy a menudo, lo que acaba sirviendo de inspiración para una campaña de éxito es algo que se ha comentado en una reunión de este tipo.

Tercer paso: la presentación creativa

Las ideas previsibles o poco interesantes suelen aprobarse fácilmente y sin presentaciones. Basta con enviarlas por correo. Por otro lado, las buenas ideas creativas a menudo necesitan una presentación en directo. Y es que una buena idea creativa —innovadora, provocativa e inesperada— es algo desconocido, a veces incluso un poco arriesgado. Sin embargo, si el equipo creativo tiene la oportunidad de mostrar su trabajo en un informe y explicar por qué sus ideas llamarán la atención del público objetivo y lo convencerán, es más probable que dichas ideas se aprueben. Cuando este tipo de reunión se sustituye por un correo, lo más habitual es que haya más rondas de cambios y se llegue a soluciones creativas más aburridas, menos atrevidas y, por tanto, menos eficaces.

Cuarto paso: los comentarios creativos

Las fases de comentarios y revisión es donde muchas ideas geniales acaban considerándose mediocres. Aquí identificamos dos problemas. El primero es que gestionar los comentarios de varias partes implicadas a menudo es difícil y confuso. El segundo es que a algunas personas les puede costar formular o interpretar comentarios realmente útiles.

Dropbox elimina el primer problema con un espacio de trabajo único y bien organizado para cada campaña y cada elemento creativo. Esto ayuda a simplificar y agilizar los pasos del proceso de revisión para que los equipos lleguen a la versión buena en menos rondas de comentarios. Es posible subir y compartir archivos creativos, coordinarse con el equipo y mantener una buena comunicación durante el proceso de trabajo. Dropbox lo pone fácil:

• Recibe comentarios: comparte y recibe fácilmente archivos que deban revisarse interna o externamente, incluso archivos de vídeo y audio grandes, sin saturar las bandejas de entrada ni preocuparte por los filtros de correo. Además, Dropbox permite abrir y ver más de 175 tipos de archivo de forma sencilla, sin tener que usar ningún otro software.

• Haz comentarios directamente: cuando se suben recursos creativos a Dropbox y se comparten con el equipo, los miembros pueden verlos y comentarlos directamente. Cuando se añaden carpetas, archivos o comentarios nuevos, el propietario del proyecto puede recibir notificaciones de progreso automáticamente.

• Gestiona los comentarios: tener todos los comentarios del equipo en un solo lugar ayuda al propietario del proyecto a organizarlos. Con este paso se consigue que los comentarios no estén duplicados ni sean contradictorios, así como reflejar una visión concreta que sea coherente con el informe original. Al tener los comentarios bien organizados, se puede hacer avanzar el proyecto con muy pocas rondas adicionales. Además, el propietario del proyecto puede bloquear determinados archivos para evitar cambios no deseados y gestionar cómo el equipo accede a ellos.

• Revisa vídeo y audio sin complicaciones: Dropbox Replay puede usarse como una sala de visionado virtual. Todo el mundo podrá ver y anotar el mismo vídeo a la vez. Esto hace que unificar comentarios, responder a ellos y completar proyectos de vídeo y audio en un solo lugar sea un proceso rápido y sencillo.

• Comenta el texto fácilmente: Dropbox Paper es un espacio de trabajo colaborativo excelente para informes creativos y textos. Se puede usar para crear esquemas, escribir puntos para el texto, hacer lluvias de ideas en equipo, añadir imágenes y revisar diseños.

• Gestiona las versiones:  con Dropbox, los cambios en los archivos se sincronizan automáticamente para que siempre se acceda a la versión más reciente del trabajo. El historial de versiones de Dropbox también resulta útil para elaborar los puntos del texto o la estrategia, ya ​​que permite ver los cambios y quién los hizo.

• Controla el acceso: si una agencia o un autónomo se une al proyecto o lo deja, se pueden actualizar fácilmente los permisos de archivo y recibir notificaciones instantáneas para saber que un colaborador nuevo ha modificado un archivo.

  El segundo problema de la fase de comentarios, trabajar con comentarios que sean realmente constructivos, es un hueso más duro de roer. De hecho, parece que es un arte que se va perdiendo con el tiempo. Hay que trabajar con precisión, pero sin gestionar absolutamente todo; con educación, pero sin llegar a la condescendencia, y sin rodeos, pero sin ser desagradable. Encontrar estos equilibrios es complicado. Por eso, la fase de comentarios es donde muchas ideas buenas acaban convirtiéndose en ocurrencias aburridas y previsibles que no ayudan. Presta atención a estas ocho prácticas recomendadas para ofrecer comentarios sobre material creativo que pueden ayudar a todo el mundo a organizarse y trabajar mejor, además de a ahorrar recursos valiosos.