Cómo organizar una proyección virtual o una sesión de visionado para tu proyecto de vídeo

Presentar trabajos creativos puede ser difícil, especialmente cuando los equipos están distribuidos, lo que significa que las reuniones presenciales quedan descartadas.

Las actividades en las que se prioriza lo virtual se volvieron populares rápidamente durante la pandemia de COVID-19 y desde entonces no han perdido impulso. Son más cómodas para particulares y empresas, ya que los asistentes no tienen que viajar para asistir en persona.

Para los proyectos creativos como el contenido de vídeo, presentar el trabajo virtualmente, por medio de una "proyección virtual" o una "sesión de visionado", ofrece posibilidades de colaboración y una comunicación más eficiente entre los creadores y los clientes.

Pero, ¿cómo se consigue esto? ¿Y qué es una “proyección virtual”? En esta guía completa, encontrarás las respuestas a estas preguntas, además de consejos y sugerencias para organizar una proyección virtual.

¿Qué es una "proyección virtual" o una "sesión de visionado"?

Una sesión de visionado o una proyección virtual es una sesión organizada en la que un grupo de personas (ya sean compañeros, agencias y clientes, o incluso amigos) se reúnen virtualmente para ver el contenido de un vídeo grabado previamente. Según el propósito de la proyección, el vídeo puede ser un seminario web, una película, un anuncio de televisión o material de formación.

Si eres cineasta, una proyección virtual de una película con un distribuidor o los organizadores de un festival de cine podría ayudar a que tu trabajo se conozca y se muestre a un público más amplio. 

Este tipo de reunión se lleva a cabo por Internet, lo que significa que tú y tus compañeros no tenéis que estar en la misma sala, ciudad o estado para participar.

En el caso de los proyectos de vídeo, las proyecciones virtuales ofrecen un espacio para que los colaboradores y las partes interesadas revisen el contenido conjuntamente, lo que acelera el proceso de obtención de comentarios e implementación de las medidas correspondientes, para poder llegar a la versión final mucho más rápido.

Instrucciones paso a paso para organizar una proyección virtual

Has editado tu vídeo y ahora está listo para la presentación al cliente para obtener comentarios y para los pasos siguientes. Te explicamos cómo planificar y organizar una proyección virtual de tu vídeo utilizando herramientas destacadas como Zoom y Dropbox Replay.
 

Paso 1: Elección de la plataforma de proyección

Como organizador, tú decides qué plataforma se utilizará para la proyección virtual. Hay una gran variedad de opciones para elegir, por lo que hay que tener en cuenta algunas cuestiones a la hora de tomar una decisión:

• Tu audiencia/participantes:¿estarán todos dispuestos y podrán instalar software o extensiones de terceros para la visualización? ¿O será más apropiada una herramienta basada en navegador como Dropbox Replay?

• Interactividad: ¿quieres que los participantes aporten comentarios en la herramienta de revisión durante la proyección? ¿Qué pasa con las notas de fotogramas concretos y las anotaciones en pantalla?

• Reunión síncrona o asíncrona: ¿es necesario que todo el mundo pueda ver el vídeo a la vez? De lo contrario, una sesión asíncrona podría resultar más fácil de gestionar.

Para organizar una proyección virtual en Zoom, puedes compartir un enlace a un vídeo en Dropbox Replay con tus participantes. Dentro de esta sala de visionado virtual basada en un navegador web, todo el mundo puede ver el vídeo al mismo tiempo y añadir comentarios y anotaciones a determinados fotogramas.
 

Paso 2: Envío de las invitaciones virtuales

Invita a los asistentes a tu proyección virtual al menos una semana antes de la actividad. Esto les da tiempo para consultar y organizar sus agendas personales antes de confirmar su asistencia.

Cuando se acerque el día de la proyección, puedes enviar un recordatorio de tu correo electrónico de invitación que incluya lo siguiente:

• Un enlace de transmisión o un enlace a la reunión, según la plataforma que hayas elegido (para que no se pierda en tus bandejas de entrada de correo electrónico)

• Un resumen de lo que los miembros del público pueden esperar de tu proyección virtual

• Un orden del día si es necesario, para garantizar que todos los asistentes estén en sintonía

  • Para los proyectos de vídeo con muchas partes interesadas, disponer de un orden del día para la proyección online puede ayudar a mantener la reunión centrada y organizada

  • Puedes programar un discurso de bienvenida para explicar tu enfoque del proyecto, planificar descansos para una sesión de preguntas y respuestas virtual o un debate, y dejar tiempo al final de la proyección para la conclusión y para proponer los siguientes pasos del proyecto (como por ejemplo, aplicar los cambios necesarios en función de los comentarios)

Paso 3: Inicio de la proyección

Al igual que las proyecciones presenciales, suponer que la proyección virtual comenzará exactamente a la hora planificada posiblemente sea una previsión muy optimista. Puede que los asistentes tengan problemas imprevistos con su conexión a Internet u otros problemas de acceso que podrían causar retrasos.

Como organizador de la proyección, asegurarte de que estos pequeños contratiempos no se conviertan en problemas mayores será responsabilidad tuya.

Cuando todos los asistentes se hayan incorporado correctamente a la reunión virtual, tal vez quieras empezar con algunas actividades para romper el hielo antes de iniciar la proyección. Esto será útil si varios de los revisores no se conocen entre sí, ya que puede ayudarles a sentirse más cómodos para aportar comentarios sinceros cuando haya comenzado la proyección.

Ten en cuenta que, en Dropbox Replay, cualquier persona que participe en una sesión de revisión en directo puede controlar la reproducción de audio o vídeo. Como organizador, tal vez quieras gestionar esta situación estableciendo algunos límites o reglas básicas.

Paso 4: Obtención de comentarios y finalización de la proyección

Los comentarios son importantes en cualquier proyecto de vídeo, pero obtener comentarios y acciones de los revisores muchas veces puede ser un incordio. 

Dropbox Replay responde al problema de los comentarios dispersos. Cuando realizas una proyección virtual en Replay, los asistentes pueden añadir notas a fotogramas específicos de la cronología del vídeo, y también realizar anotaciones en pantalla.

Una vez que se ha reproducido el vídeo y los revisores han tenido la oportunidad de aportar sus comentarios y hacer preguntas, llega el momento de concluir la proyección. Tal vez tengas preparadas algunas palabras de cierre o podrías volver a leer las actas de la reunión de las que has hecho un seguimiento en Dropbox Paper.

Es posible que los revisores necesiten un poco más de tiempo para reflexionar sobre el proyecto y volver a ver el vídeo cuando quieran. Incluso después de que la proyección haya terminado en Dropbox Replay, los revisores pueden seguir publicando comentarios y dibujos en el vídeo siempre que tengan permisos para añadir comentarios. 

Si llevas a cabo la sesión de revisión en directo en Dropbox Replay, te resultará mucho más fácil hacer un seguimiento de los comentarios que has obtenido y actuar en consecuencia, sobre todo porque puedes subir vídeos y acceder a los comentarios directamente desde Adobe Premiere Pro y otros editores.

Proyecciones virtuales fluidas con Dropbox Replay

Dropbox te ofrece todo lo que necesitas para mejorar tus procesos de colaboración en vídeos sin renunciar a las herramientas y aplicaciones de edición que más te gustan. 

Con Dropbox Replay, todo el mundo puede ver y comentar el mismo vídeo a la vez con una reproducción de vídeo fluida y de alta definición que permanecerá sincronizada para todos los espectadores.