Por dónde empezar a usar las firmas electrónicas en tu empresa

Una plataforma de firma electrónica segura puede ayudarte a incorporar a nuevos empleados muy prometedores, cerrar más ventas y dedicar menos tiempo a trabajo legal. Irás tan rápido que no te dará tiempo a enfadarte por el papeleo.

Creemos que ha llegado el momento de dejar de ver el papeleo como un mal menor. En 2025, es simplemente "malo". Por suerte, cada vez es más fácil eliminar el papeleo del trabajo.

Aquí hay algunas áreas en las que las organizaciones deberían comenzar a usar software de firma electrónica. Estas medidas permitirán incorporar eficazmente a excelentes empleados y cerrar nuevos acuerdos rápidamente, todo ello de forma legal y segura.

Utilidad de las firmas electrónicas para adaptar el proceso de incorporación de empleados

La mayoría de las empresas ven ciertas tareas —como crear borradores, imprimir documentos, enviarlos por fax, escanearlos y archivarlos, también corregir errores— como un mal menor. Y no hay nadie que conozca mejor estos horrores que el personal de recursos humanos, que se encarga de contratar e incorporar a nuevos empleados

Pero en la era de la transformación digital, cuando literalmente puedes visitar a tu médico digitalmente, ¿no es hora de que desterremos el oscuro arte del papeleo de recursos humanos?

Eso creemos.

Ventajas de las firmas electrónicas para incorporar a empleados

Hay muchos motivos por los que a un departamento de recursos humanos le interesa integrar una plataforma de firma electrónica sin papel en su proceso de incorporación de empleados.

Incorporación optimizada para todos

La API de Dropbox Sign permite a RR. HH. tomar los datos proporcionados durante el proceso de registro de un solicitante y utilizarlos para:

• Rellenar automáticamente toda la documentación necesaria
• Genera un conjunto de archivos PDF personalizados (y fáciles de leer)
• Enviar los documentos finalizados para que la persona los firme electrónicamente directamente desde su ordenador o dispositivo móvil

Así, además de eliminar redundancias en el equipo, disminuyen los problemas que pueden hacer que los candidatos abandonen el proceso, lo que resulta vital para poder adaptar la contratación rápidamente.

Una empresa externa que se encargue de los problemas técnicos

La transformación digital será difícilmente alcanzable si hay que contratar a todo un departamento administrativo simplemente para configurar y gestionar las herramientas. Este es uno de los principales motivos por los que los departamentos de recursos humanos valoran tanto el modelo de Dropbox Sign. La plataforma de firma electrónica Dropbox Sign incluye un equipo de soporte liderado por desarrolladores que te ayudará a configurarla en menos de una semana y gestionará todos los aspectos técnicos.

Instacart creció rápidamente gracias al software de firma electrónica

Dropbox Sign y Dropbox Forms ayudaron a Instacart, un servicio de entrega de productos de supermercado a la carta, a mejorar la finalización de solicitudes de compradores y proveedores un 270 %, además de ahorrarse más de 50 horas a la semana en tareas de incorporación.

Instacart tiene contratos con más de 10 000 compradores, quienes se encargan de seleccionar, empaquetar y entregar la compra a los clientes.

Con tal volumen, el proceso tradicional con papel y bolígrafo estaba provocando muchos problemas. El personal de oficina tenía que gestionar físicamente todos los documentos, además de incorporar a todos los compradores. Cuando se marcaron como objetivo llegar al 80 % de los hogares de Estados Unidos, este proceso tan largo demostró ser insuficiente tanto para el personal interno como para los candidatos que cumplían los requisitos, a quienes tanto costaba incorporar y conservar.

Con la ayuda de nuestro equipo de asistencia con la API liderado por desarrolladores, Instacart integró en su aplicación las firmas electrónicas legalmente vinculantes para que los compradores y Recursos Humanos pudieran crear y gestionar documentos. Y no se conformaron con digitalizarse, sino que pasaron a trabajar de forma completamente móvil porque querían acompañar su plantilla en todo el mundo. 

Ahora, los compradores pueden recibir toda la documentación laboral y de incorporación imprescindible, además de firmarla con validez legal, directamente desde el teléfono.

Por si fuera poco, gracias a la función de plantillas de Dropbox Sign, el equipo de recursos humanos de Instacart puede crear, diseñar y almacenar plantillas de incorporación, que son muy útiles para evitar tareas repetitivas.

Firmas electrónicas para simplificar las ventas

Es fácil ver por qué el proceso tradicional, que consiste en enviar muchos documentos importantes por correo electrónico y pedirles a los clientes que los impriman, firmen y devuelvan, no encaja con el mundo de ahora.

Un flujo de trabajo para enviar y firmar documentos digitalizado, además de simplificar las ventas, consigue que la empresa genere ingresos más rápido y reduzca los costes generales.

Ventajas de las firmas electrónicas para las ventas

Si tu departamento comercial realmente quiere generar ingresos para la empresa en lugar de invertir todo el dinero en procesos manuales y tediosos, creemos que te interesa conocer las ventajas de las firmas electrónicas.

Ingresos que llegan antes

Gracias a funciones empresariales avanzadas, como la opción de poner a destinatarios en copia, las plantillas y las notificaciones de estado, los equipos comerciales ya no tendrán que esperar a que alguien se fije en la pila de documentos sobre su escritorio o en su bandeja de entrada, la firme y la devuelva para poder empezar con el proceso.

Dos fuentes de ahorro

Más allá del gran ahorro en costes de funcionamiento que conlleva una plataforma de firma electrónica, Dropbox Sign ofrece un ahorro monetario con la opción de adquirir paquetes anuales y mensuales asequibles. Los equipos comerciales disponen de una prueba gratuita, precios transparentes y un modelo sin tarifas ocultas para que sus start-ups o empresas encuentren un plan ajustado a su presupuesto.

Los equipos que quieran aprovechar la potencia y la capacidad de personalización de Dropbox Sign API deben saber que nuestro modelo de precios de la API es también muy sencillo y que no tendrán que hablar con todo el departamento de atención al cliente para empezar (aunque hay que reconocer que son personas muy agradables).

Vendini usó las firmas electrónicas para cerrar acuerdos en un tiempo récord

Vendini necesitaba agilizar el proceso de ventas para facilitarles las cosas tanto a su equipo como a los clientes, que se mueven muy rápido.

Sinceramente, la solución a los problemas de ventas de Vendini era bastante sencilla, y creemos que la de tu departamento comercial también lo puede ser.

Obviamente, hablamos de las firmas electrónicas.

Para concretar un poco más, es una plataforma de firma electrónica inteligente que te ayuda a optimizar tu flujo de trabajo sin una gran inversión financiera inicial ni de horas de trabajo.

Vendini usó la integración de Dropbox Sign en Google Drive para crear y diseñar sus acuerdos marco de servicio antes de enviárselos a los clientes, quienes pudieron firmar y devolver los documentos en unos pocos clics. Los documentos y las firmas estuvieron protegidos durante todo el proceso y se almacenaron tanto en Drive como en la cuenta de Dropbox Sign de Vendini para poder recuperarlos fácilmente.

Gracias a una sola integración, el equipo comercial de Vendini pudo empezar a enviar acuerdos a una velocidad vertiginosa. De hecho, algunos acuerdos se cerraron mientras los comerciales seguían hablando por teléfono con los clientes potenciales.

Los comerciales también aprovecharon la función de poner en copia de Dropbox Sign para asegurarse de que los directores financieros, responsables y cualquier otra persona que tuviera que estar involucrada recibiera alertas por correo sobre el estado de documentos comerciales importantes. Vendini incluso usó la integración de Dropbox Sign para Slack. Los comerciales de la empresa empezaron a ver en tiempo real cuándo se firmaba un documento y a celebrar los logros conforme se iban confirmando.

Utilidad de las firmas electrónicas en los departamentos comerciales

Aunque tu departamento legal no tenga que ir a un pleito por el momento, es probable que sufra varios de los puntos débiles administrativos que comparten todas las organizaciones legales: problemas de seguridad y legalidad, flujos de trabajo complicados y gastos generales elevados.

Ventajas de las firmas electrónicas para los departamentos legales

A continuación, te detallamos algunas de las ventajas para los departamentos legales que decidan adoptar un servicio de firma electrónica eficiente y sencillo, todo ello sin renunciar a aspectos tan importantes como la seguridad y la legalidad.

Obtén documentación precisa y segura

Para gestionar documentos confidenciales, clientes muy importantes y ejecutivos de alto nivel, los departamentos legales necesitan una solución de firma electrónica que sea precisa y completamente segura.

Por este motivo, Dropbox Sign incorpora una seguridad con capas múltiples, con cifrado SSL durante el tránsito de los archivos y una infraestructura de servidores seguros alojados en un centro de datos de vanguardia de nivel III que cumple la norma SSAE-16 y cuenta con la certificación ISO 27001.

Integración y automatización tecnológicas más sencillas

Con una API que se actualiza constantemente y cuenta con el respaldo de un equipo de ingeniería interno, Dropbox Sign se integra sin problemas en la mayoría de los flujos de trabajo actuales.

Uses lo que uses, como Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive o casi cualquiera de las mejores aplicaciones empresariales del momento, seguro que Dropbox Sign funcionará muy bien.

Más eficiencia y capacidad de servicio

El papeleo lleva mucho tiempo influyendo excesivamente en la velocidad y el coste de los asuntos legales. En lugar de recortar gastos renunciando a la capacidad de servicio, los departamentos legales pueden valerse de la tecnología moderna, como las firmas electrónicas, para reducir los gastos generales.

Las funciones de Dropbox Sign, orientadas a las empresas ayudan a digitalizar sus documentos legales más importantes para crear un flujo de trabajo de intercambio y firma rápido y seguro, tanto si hay 2 como 20 partes involucradas.

Fácil mantenimiento de los registros de auditoría

Desde el momento en que solicitas una firma, Dropbox Sign adjunta una página de registro de auditoría al propio documento. El registro de auditoría resultante, que no se puede editar, garantiza que las acciones realizadas en tus documentos se registren exhaustivamente y se les asigne una marca de tiempo para proporcionar prueba de acceso, revisión y firma.

Dropbox Sign es la solución de firma electrónica número uno

G2 Crowd colocó HelloSign (ahora Dropbox Sign) en la primera posición dentro de la categoría de soluciones de firma electrónica para pequeñas empresas. También obtuvo la tercera posición en la lista de mejores productos de software general para pequeñas empresas. Creemos que son buenos resultados.

Tanto si llevas una pequeña empresa sin los fondos necesarios para contratar a un gran número de trabajadores que se encarguen del papeleo como si diriges una gran empresa que, simplemente, no tiene tiempo para lidiar con estas tareas, Dropbox Sign puede ayudarte a ahorrar muchísimo tiempo en asuntos legales. Así, tus equipos comerciales podrán centrarse en cerrar más acuerdos, y podrás incorporar a nuevos miembros antes de poder quejarte por el papeleo. Si trabajas con documentos digitales o en papel, Dropbox Sign te ofrece todo lo que necesitas.

Toma la iniciativa y comienza tu prueba gratuita hoy mismo. Pero, antes, un aviso: en cuanto veas todas las ventajas con tus propios ojos, ya no querrás volver a los documentos en papel.