Avec le bon partenaire, évoluer devient simple : BlackMatter Creative augmente sa bande passante avec Dropbox Dash

Contexte

S’il y a bien une entreprise qui comprend la valeur d’un bon partenariat, c’est BlackMatter Creative. « Nous ne travaillons pas avec des listes de tâches à cocher. Nous collaborons avec vous pour identifier votre objectif final, puis nous vous accompagnons tout au long d’un processus pour bien comprendre vos besoins », explique Jessica Lytle, responsable de compte.

Cette approche authentique a permis à BlackMatter de se forger une réputation impressionnante et d’attirer des clients internationaux issus de dizaines de secteurs d’activité. Mais en tant que petite entreprise, ils doivent tirer le meilleur parti de leurs ressources internes. Ils s’appuient sur leurs outils pour gagner du temps, améliorer leur productivité et faciliter la communication entre les membres de l’équipe et les clients.

« Nous sommes une petite agence. Nous collaborons avec nos clients et des partenaires créatifs externes, qu’il s’agisse de rédacteurs, de copywriters, de photographes ou de vidéastes. Il est donc primordial de s’assurer que tout le monde dispose des bons outils pour bien démarrer un projet », explique Paul Woodard, président et directeur de création chez BlackMatter Creative.

Défi : une petite agence jonglant avec de multiples variables

Avant d’adopter ces outils, lancer un projet demandait de surmonter de nombreux obstacles.

« L’un de nos plus grands défis était de tout organiser : identifier les éléments et les ressources nécessaires, constituer l’équipe qui allait travailler sur le projet… »

Pour les responsables de compte comme Jessica Lytle, l’autre grand défi était de gérer les flux des projets.

« Simplement suivre le rythme de travail peut être difficile », dit-elle. « Nous avons tellement de projets en cours. Nous tenons vraiment à nous assurer que les délais et les priorités de tous nos clients soient respectés. Pour y parvenir, l’équipe doit travailler aussi efficacement que possible. »

Par ailleurs, BlackMatter avait besoin d’un moyen fiable pour interagir avec ses clients, les accompagner et gérer la relation client à distance. Pour des membres de l’équipe comme le designer senior Ben Gennetay, pouvoir travailler à l’échelle nationale et internationale était particulièrement important.

« Comme je travaille en France et que mes collègues sont dans l’État de l’Oklahoma, nous devons partager nos ressources en permanence. J’ai déjà travaillé pour des agences de création qui n’utilisaient pas de logiciel de stockage cloud et c’était compliqué. »

Solution : moins de temps à chercher, plus de temps pour créer !

BlackMatter s’est associé à Dropbox, dont la plateforme cloud a initialement aidé l’équipe à stocker et à organiser les ressources volumineuses fournies par les clients.

« En tant qu’agence de création, nous possédons une énorme base de données d’illustrations, de polices et de projets pour des clients très variés. Dropbox nous fait donc gagner un temps précieux », explique Paul Woodard.

L’équipe classe les fichiers par client dans Dropbox, ce qui lui permet d’explorer les dossiers des projets en détail et d’accéder rapidement à toute ressource dont elle peut avoir besoin pour un projet donné. « Dropbox permet de jongler facilement d’un projet à l’autre et d’un client à l’autre », explique Jessica Lytle.

Au fil de sa croissance, BlackMatter a renforcé sa collaboration avec Dropbox. L’agence a rejoint le programme Design Partner et adopté Dropbox Dash pour permettre à son équipe d’accéder facilement aux fichiers, aux images et aux vidéos à travers plusieurs plateformes. Grâce à ces capacités supplémentaires, l’équipe de BlackMatter peut localiser les ressources plus rapidement, organiser les projets plus efficacement et améliorer la communication. Résultat : un développement plus intelligent et des projets livrés dans les délais, même serrés.

Ils sont allés encore plus loin, en produisant des supports marketing plus rapidement grâce à des outils d’IA pour l’analyse, la synthèse et la rédaction. Récemment, Ben Gennetay a utilisé Dash pour générer des diapositives pour les réseaux sociaux. Il a simplement indiqué au logiciel le nombre de diapositives et les thématiques souhaitées. L’outil a lancé sa réflexion créative et il a pu ensuite affiner le résultat.

Ils utilisent également les fonctionnalités d’IA de Dash pour mettre en évidence les détails importants grâce à une recherche conversationnelle. Lors d’une réunion récente, des clients ont posé à Paul Woodard des questions sur des détails spécifiques de leurs projets. Il savait que les informations se trouvaient quelque part dans un e‑mail, mais les retrouver avec une recherche classique aurait pris beaucoup trop de temps. « Alors, j’ai ouvert Dash, j’ai tapé un mot-clé dans la barre de recherche, et j’ai immédiatement obtenu une réponse précise. J’adore pouvoir utiliser Dash spontanément pendant une réunion professionnelle pour donner à mes clients des réponses à la fois pertinentes et détaillées. »

Ces moments sont importants, non seulement pour instaurer la confiance avec les clients, mais aussi pour rester au fait des plannings qui évoluent vite.

« Dans notre secteur, tout est tellement dicté par les échéances que chaque seconde supplémentaire que nous pouvons grappiller dans la journée est précieuse », explique Jessica Lytle. « C’est tellement efficace de pouvoir chercher dans tous nos fichiers créatifs depuis un seul endroit et trouver exactement ce qu’il nous faut. Nous sommes impatients d’exploiter davantage cette fonctionnalité. »

Résultat : absorber davantage de travail en fournissant moins d’efforts

La charge de travail de BlackMatter ne cesse d’augmenter. Une telle croissance pourrait générer du stress, mais l’équipe reste sereine.

« Dash nous fournit les outils nécessaires pour gagner en efficacité et ainsi absorber les nouvelles charges de travail plus importantes qui nous sont confiées », explique Paul Woodard.

Des designers comme Ben Gennetay ne peuvent imaginer une journée sans ce logiciel. « Honnêtement, Dropbox a transformé ma vie. Sans cette solution, je ne pourrais pas travailler pour une agence basée aux États-Unis. »

Comme l’espérait l’équipe, l’un des principaux bénéfices a été leur capacité accrue à évoluer. Avant Dropbox, l’équipe était accaparée par la gestion quotidienne des opérations de l’entreprise. Désormais, libérée des contraintes d’organisation, de stockage et de partage de contenu, elle peut se consacrer pleinement à ses clients et avoir les échanges qui stimulent la créativité.

Ils ont également plus de temps pour des tâches comme la mise à jour du site web et l’ajustement de la communication autour des produits. Alors que l’équipe continue d’étoffer son portefeuille clients, ses initiatives créatives et ses partenariats, elle sait que Dropbox est toujours à ses côtés.

« Vivre ce processus avec Dash et collaborer avec l’équipe Dropbox nous a vraiment donné le sentiment d’être appréciés en tant que clients. C’est un partenariat formidable », affirme Paul Woodard.