Comment Darakwon a optimisé le processus de publication, réduit les coûts et gagné en maîtrise

Contexte

Darakwon publie du matériel d’apprentissage des langues pour les étudiants du monde entier. Basée en Corée du Sud, l’entreprise collabore avec 86 partenaires, présents dans 27 pays. Des premières ébauches à la version finale, le contenu évolue constamment et traverse aussi bien les frontières, les équipes que les fuseaux horaires.

Défi : livraison des fichiers lente et surcharge informatique importante

Pendant des années, Darakwon a partagé ses fichiers de manière traditionnelle : en les gravant sur des clés USB, des disques durs et même des Blu-ray, puis en les expédiant à l’étranger. Il fallait compter à peu près un mois, voire deux, pour chaque transfert. Et cela ne fonctionnait pas toujours : les appareils étaient endommagés, les téléchargements échouaient et les fichiers disparaissaient.

Darakwon stockait les fichiers sur des serveurs locaux, mais le système était difficile à gérer :

• Le matériel nécessitait des mises à niveau constantes.
• Les pannes étaient fréquentes et ralentissaient souvent le travail.
• Les coûts d’entretien s’accumulaient.
• Les sauvegardes étaient un vrai casse-tête et le processus ne semblait pas toujours sécurisé.

Certaines équipes ont essayé d’utiliser leurs propres outils cloud. De nouveaux problèmes sont alors survenus : données dispersées, risques liés à la sécurité et aucune méthode de gestion claire. Darakwon avait besoin d’une plateforme unique permettant de simplifier le processus.

Solution : un emplacement centralisé pour stocker, envoyer et gérer les fichiers

Darakwon a choisi Dropbox pour sa simplicité, sa fiabilité et son assistance. À l’époque, Dropbox se démarquait grâce à son service d’assistance, disponible en langue coréenne, de solides performances mondiales et un meilleur rapport qualité-prix que les autres plateformes.

Désormais, tout le contenu de Darakwon est centralisé. Toute l’équipe a facilement accès aux fichiers, mais des paramètres d’autorisations granulaires garantissent que chaque personne accède uniquement à ce dont elle a besoin. L’équipe utilise Dropbox Transfer pour envoyer des ressources volumineuses (comme des mises en page de livres, des fichiers audio et des travaux de design) à des partenaires en Corée du Sud et dans le monde entier.

Pour les projets d’e-learning, l’entreprise utilise occasionnellement Dropbox Replay pour laisser des commentaires sur des images spécifiques dans les fichiers vidéo et audio. Il est ainsi plus simple d’effectuer des modifications lorsqu’une révision à distance est nécessaire.

Elle utilise également Dropbox Sign pour gérer les contrats en ligne, sans quitter Dropbox.

Résultats : livraison plus rapide, coûts réduits, confiance accrue

Désormais, Darakwon partage des fichiers en quelques secondes, sans échec ni retard.

Grâce à un partage accéléré et moins d’obstacles, les projets passent désormais plus rapidement de la phase de brouillon à la livraison. « Depuis que nous avons changé de système, les équipes ont gagné en efficacité : entre 5 à 10 % de plus », ajoute Shin Kyung-chul, directeur général de Darakwon.

Dropbox a également contribué à réduire les coûts à tous les niveaux :

• Les frais d’expédition sont passés d’environ 30 000 $ en 2021 à environ 15 000 $ en 2024, la plupart des fichiers étant désormais envoyés par voie numérique.
• L’équipe passe moins de temps à imprimer, emballer et envoyer du matériel.
• En abandonnant le système sur site, elle a réduit les coûts de matériel et économisé environ 7 500 $ par an en personnel informatique.

Cette nouvelle configuration a apporté une certaine tranquillité d’esprit. « L’historique des versions de Dropbox a été une véritable bénédiction », explique Shin Kyung-chul. « Il nous a sauvés plus d’une fois lorsque des fichiers ont été perdus ou corrompus. » L’entreprise bénéficie également d’une plus grande sécurité et d’un meilleur contrôle sur la propriété intellectuelle.

Enfin, l’interface d’administration aide l’équipe à gérer facilement les arrivées et départs du personnel, tandis que les journaux d’activité détaillés indiquent exactement qui a accédé à un fichier, l’a modifié ou supprimé. Les alertes système, comme les notifications concernant les transferts de fichiers volumineux, aident l’équipe informatique à détecter les activités inhabituelles et à réagir rapidement.

Avec des délais plus courts et des workflows plus simples, Darakwon a développé ses activités de publication sur le plan international avec davantage de confiance et de simplicité.