Contexte

Depuis plus de 100 ans, le Motion Picture & Television Fund (MPTF) fournit une aide financière, un soutien en matière de santé et de logement aux travailleurs de l’industrie du divertissement. Qu’il s’agisse de soutenir les acteurs entre deux projets, d’aider les équipes techniques à couvrir leurs dépenses ou d’organiser son téléthon annuel, la mission de la MPTF est claire : identifier un besoin et y répondre.

Défi : partage de fichiers chaotique et peu fiable

Pour faire progresser notre mission, il faut travailler vite. La petite mais dynamique équipe marketing du MPTF gère tout, des campagnes de collecte de fonds à la récupération de vidéos de personnalités engagées. Des vidéos d’événements aux visuels pour les réseaux sociaux, le MPTF partage constamment des fichiers— en interne, avec ses fournisseurs et avec ses principaux soutiens. Néanmoins, son ancien système n’était pas adapté à la façon de travailler. 

• Les liens vers les fichiers échouaient souvent, ce qui rendait difficile l’accès au contenu pour les partenaires.
• La collecte des ressources était chaotique, les contributeurs utilisant différentes méthodes pour envoyer les fichiers.
• Les approbations prenaient du temps et ralentissaient les campagnes et la production d’événements en direct.

Dans le cadre de leur principal événement de collecte de fonds, le téléthon annuel, ces problèmes étaient encore plus urgents. Le MPTF avait besoin d’un moyen de collecter, partager et examiner rapidement les ressources provenant de divers collaborateurs, allant des monteurs aux célébrités.

Solution : collecte, envoi et révision des fichiers en toute fluidité

Pour simplifier le partage de fichiers et travailler plus efficacement, le MPTF a opté pour l’utilisation de Dropbox. “L’équipe Dropbox a été d’un soutien incroyable et très soucieuse de répondre à nos besoins”, confie Mme Clymer. “Elle nous a proposé différentes solutions, nous a donné un accès anticipé à certaines fonctionnalités et s’est assurée que nous ne manquions de rien. Nous nous sommes sentis parfaitement pris en charge.”

Certains employés étaient également enthousiastes à l’idée de passer à Dropbox, car ils avaient déjà pu constater sa facilité d’utilisation. Mme LaRosa explique : “Je savais à quel point il était facile de travailler avec Dropbox, car lorsque tout est en ligne, on peut y accéder rapidement et à tout moment, même si on n’a pas ouvert ce fichier depuis plus de deux ans.”

Le MPTF a rapidement mis en place un nouveau flux de travail pour la collecte des ressources. Désormais, les employés partagent simplement un lien public, ce qui permet aux collaborateurs de télécharger des fichiers directement dans les bons dossiers, même sans compte Dropbox.

Mme LaRosa collabore désormais plus facilement sur des projets comme le bulletin d’information du MPTF. Auparavant, elle gérait les commentaires sur la newsletter par le biais de documents et de courriels, où les modifications pouvaient facilement se perdre. Désormais, elle suit les modifications et les commentaires directement dans Dropbox Paper, en mentionnant les contributeurs et en créant des liens vers les ressources pertinentes, le tout stocké et organisé dans Dropbox.

L’équipe du MPTF utilise également Dropbox Replay pour visionner les enregistrements.

Auparavant, Mme Clymer regardait les vidéos en ligne, prenait des notes et écrivait les horodatages dans un document, puis les envoyait par courriel au monteur. En l’absence de repères précis, le monteur devait s’appuyer sur des suppositions. Avec Replay, Mme Clymer peut simplement cliquer sur un lien, regarder la vidéo et laisser des commentaires image par image. “On a l’impression d’être ensemble en salle de montage, même si on travaille à distance”, ajoute Mme Clymer.

Résultats : une collaboration plus simple et plus rapide

Grâce à Dropbox, le MTPF n’a pas seulement simplifié son flux de travail, il a retrouvé du temps pour se concentrer sur sa mission.

• Approbation de contenu 20 % plus rapide
• Plus de contenu fourni par des célébrités partenaires, grâce à des téléchargements faciles
• Production d’événements plus fluide, avec un accès instantané aux fichiers essentiels

Lors du dernier téléthon, une célébrité a envoyé une vidéo de dernière minute juste avant la diffusion. Grâce à Dropbox, l’équipe l’a téléchargée instantanément et l’a parfaitement intégrée à l’émission.

Dans le cadre de l’Instant Film Festival du MPTF, Dropbox a permis aux équipes de collaborer sans interruption, en assurant l’organisation des ressources et l’avancement des projets au rythme de la production.

Pour Mme Clymer, la véritable victoire réside dans la façon dont Dropbox facilite la vie de tous, de l’équipe de MPTF aux célébrités et partenaires qui les soutiennent. “Les célébrités sont constamment sollicitées pour des services, il faut donc leur faciliter au maximum la tâche pour qu’elles acceptent. Avec Dropbox, il nous suffit de leur dire d’enregistrer des contenus avec leur téléphone, de cliquer sur un lien, puis de les télécharger. C’est tout”, ajoute Mme Clymer.

Pour Jennifer Clymer, le principal avantage réside dans la facilité avec laquelle l’entreprise et ses collaborateurs peuvent envoyer et recevoir des ressources via des liens. “Je me mets vraiment à la place des gens qui veulent simplement ouvrir un fichier sans avoir à passer par de multiples étapes. Ils se disent ‘Je ne comprends pas. Je veux juste y jeter un œil. Pourquoi c’est si compliqué ?’ Avec Dropbox, tout est enfin simple”, confie-t-elle.