Contexte

Dans une agence en pleine croissance, le principal frein n’est pas toujours le travail lui-même. Ce sont ces moments entre deux : le lien partagé dans le mauvais chat, le deck qui reste introuvable, la question à laquelle on a déjà répondu cinq fois cette semaine… Quand tout s’accélère, ces petits accrocs s’accumulent et freinent discrètement la cadence.

C’est dans cet environnement que Kaitlyn Miner, responsable des ressources humaines, et Kim Siercks, analyste en amélioration des processus, évoluent chaque jour chez Pathfinders Advertising. Cette agence, forte de 50 personnes, est spécialisée en stratégie de marque, création, média et exécution digitale pour des clients régionaux et nationaux.

Kaitlyn Miner est responsable des ressources humaines au sein de l’agence, une fonction où la clarté et la cohérence influencent directement l’expérience vécue par le personnel à mesure que l’entreprise se développe. Kim Siercks travaille sur le volet opérationnel. Elle intervient pour identifier les points de blocage et remet les projets sur les rails lorsqu’ils sont au point mort.

Ensemble, elles ont une vision claire de ce qui fonctionne dans l’agence (et de ce qui ne fonctionne pas).

Défi : une croissance rapide qui risque de faire perdre de vue l’essentiel

De l’intégration des nouveaux employés à la livraison aux clients, le constat est le même : les équipes passent trop de temps à chercher de l’information.

Kaitlyn Miner le constate directement. « Je recevais des questions en permanence. Et c’étaient toujours les mêmes, posées par différents employés. »

Pathfinders utilise déjà Dropbox depuis des années pour organiser ses fichiers et les rendre accessibles. Des fichiers créatifs aux kits de bienvenue, tout a sa place. Mais à mesure que l’agence grandit, Dropbox n’est plus le seul endroit où se trouvent les documents de travail. Les échanges se passent sur Teams. Les retours arrivent par e‑mail. Les notes sont jointes aux decks. Et personne ne trouve ce dont il a besoin, au moment où il en a besoin.

L’information est là, mais éparpillée.

Solution : un seul endroit pour rechercher et comprendre, rapidement

La direction cherche alors des moyens de faciliter la recherche d’information à l’échelle de l’entreprise, sans bouleverser les habitudes de travail. En découvrant Dropbox Dash, elle trouve sa réponse. Dash fonctionne avec des outils que les équipes utilisent déjà et regroupe les contenus, les échanges et les éléments de contexte en un seul endroit consultable.

« Nous utilisons [déjà] Dropbox pour stocker tout ce que nous faisons. Dash [nous aide] à retrouver tout ce dont nous avons besoin », explique Kim Siercks.

En connectant des outils comme Dropbox, Microsoft Teams et d’autres applications professionnelles, Dash crée une fonction de recherche centralisée et propulsée par l’IA au cœur de l’écosystème Pathfinders. Fini de chercher où se trouvent les fichiers. Les collaborateurs n’ont qu’une seule recherche à lancer pour obtenir des résultats dans l’ensemble de leurs fichiers, de leurs fils de discussion et de leurs documents. Et chaque recherche dans Dash tient compte des autorisations. Chacun ne voit que ce qu’il est autorisé à consulter.

Pour Kaitlyn Miner, cela se traduit par moins de sollicitations répétitives. « [Maintenant, je] leur demande : "Avez-vous cherché sur Dash ?" », explique-t-elle. « Ça les pousse à trouver les [réponses] par eux-mêmes, tout en leur donnant le sentiment d’être soutenus. »

Dash résume également les documents et fait ressortir les informations clés en un instant, permettant ainsi aux équipes de s’orienter sans avoir à ouvrir ni à parcourir de nombreux fichiers. Fini de chercher dans les fils de discussion et les dossiers. Les bons fichiers s’affichent en quelques secondes.

Résultats : 750 heures libérées, chacun trouve ce dont il a besoin

Kim Siercks a mesuré la valeur de Dash dès la première « journée d’immersion » avec un nouveau client. « En général, il nous fallait environ une semaine pour transformer cette journée en une synthèse exploitable par l’équipe », explique-t-elle. Avec Dash, l’équipe a condensé les informations clés en un briefing d’une heure et a commencé à travailler dès le lendemain.

Kaitlyn Miner a constaté des avantages similaires dans la gestion des performances. Pour aider les collaborateurs à rédiger l’évaluation de la gestion des performances (PMR), elle utilise la fonctionnalité de chat de Dash pour les aider à formuler avec leurs propres mots. « Sur un cycle de six mois, [l’équipe] peut enregistrer le chat et ajouter les réussites au fil du temps », explique Kaitlyn Miner. « À la fin, vous avez une évaluation (PMR) complète, prête à être remise. »

Dans les deux cas, Dash a permis de passer moins de temps à assimiler le contexte et plus de temps à agir.

Kaitlyn Miner a mesuré l’impact à l’échelle de l’entreprise. Les créatifs affirment gagner cinq à six heures par semaine. Les responsables opérationnels gagnent du temps et règlent les problèmes plus rapidement. Le service RH reçoit moins de questions récurrentes, sans pour autant délaisser les équipes. « Dash m’a probablement fait économiser deux à trois heures par semaine », explique-t-elle. « Rapporté à l’année, cela représente 750 heures par personne. »

Lorsque les équipes cessent de chercher des liens et des réponses, elles peuvent réinvestir ce temps dans ce que Pathfinders appelle le « travail d’investissement » : apprendre, améliorer les processus et renforcer la culture.

« Dash nous donne plus de temps à passer ensemble, à réinvestir dans l’entreprise et dans nous-mêmes », explique Kim Siercks.