Avec des fichiers accessibles et organisés dans Dropbox, Sagafilm peut se concentrer sur la créativité

Contexte

Sagafilm est la principale société de production cinématographique et télévisuelle d’Islande. Avec 30 employés à temps plein et jusqu’à 1 200 sous-traitants engagés chaque année, elle gère des productions variées, des documentaires locaux aux productions mondiales pour des plateformes comme Netflix.

Défi : jongler entre les outils et abonnements

Le flux de travail de Sagafilm couvre l’ensemble du processus, de la planification et du tournage au montage et à la livraison finale. Pendant la production, les images sont visionnées quotidiennement et partagées pour recueillir des commentaires. La post-production comprend le montage, le sous-titrage, l’étalonnage des couleurs et la préparation des livrables finaux tels que les fichiers vidéo et les feuilles de repère.

Mais avec cinq plateformes différentes pour les transferts de fichiers, le suivi des versions et le partage des modifications, il n’était pas simple de tout gérer. Il fallait se souvenir de l’emplacement où chaque fichier avait été importé, de la version la plus récente et de la manière de la partager. Cela entraînait souvent des allers-retours supplémentaires et ralentissait la collaboration.

L’utilisation de plusieurs plateformes impliquait également de gérer différents modèles de tarification, des frais cachés et des services nécessitant une maintenance constante. Certains outils étaient gratuits, mais leur mise à niveau ou leur maintenance nécessitait plus de temps et de savoir-faire technique que l’équipe ne pouvait en consacrer. D’autres entraînaient des coûts difficiles à suivre, jusqu’à ce que la facture arrive. “Dans ce métier, le travail fluctue beaucoup avec des périodes chargées suivies de mois creux. Moins nous avons de services à gérer pour adapter nos outils à la demande, mieux c’est”, explique Örn Sveinsson, responsable de la post-production chez Sagafilm.

Solution : une plateforme qui fait tout

Sagafilm est passé à Dropbox et a ainsi remplacé cinq plateformes par une seule qui assure la synchronisation, la sécurité et la facilité d’accès. Toutes sortes de fichiers, des vidéos aux feuilles de repère et aux contrats, sont désormais faciles à trouver et à gérer grâce à une structure de dossiers claire. L’équipe utilise également Dropbox Transfer pour suivre l’activité des fichiers et partager des dossiers au lieu d’envoyer plusieurs e-mails pour des fichiers spécifiques à différentes parties. Les producteurs et les clients à l’étranger reçoivent des versions brutes via des liens protégés par mot de passe, ce qui leur permet de visionner les séquences sans avoir à télécharger de gros fichiers.

De plus, avec Dropbox Replay, le partage de commentaires est simple et rapide. Les éditeurs reçoivent des remarques horodatées directement sur la vidéo. Les ingénieurs du son peuvent extraire les commentaires directement dans leurs outils de montage. Même le sous-titrage est plus facile, car les réviseurs peuvent suggérer des modifications directement dans la timeline.

Résultats : moins de stress, plus de création

Dans l’ensemble, la centralisation dans Dropbox simplifie les choses :

• Les ressources peuvent toutes être trouvées au même endroit et dans une structure de dossiers claire.
• Les abonnements aux outils sont plus faciles à gérer.
• La collaboration avec les réalisateurs et les monteurs est fluide.
• Des liens protégés par mot de passe et des droits d’accès organisés contribuent à garantir la conformité.
• Les équipes n’ont pas besoin de chercher dans leurs e-mails ou de suivre les versions de fichiers sur différentes plateformes.

“Le fait d’utiliser un seul service au lieu de cinq nous permet d’augmenter ou de réduire le nombre de licences beaucoup plus facilement si nécessaire”, explique M. Sveinsson. Il n’a plus à se soucier des coûts cachés, comme les frais d’abonnement négligés ou les mises à niveau matérielles. Cela a permis de réduire les coûts globaux.

L’équipe perd beaucoup moins d’énergie et de temps à gérer des fichiers dispersés ou à jongler avec les abonnements. Elle peut se concentrer davantage sur la créativité, donner vie à des histoires et créer des émissions qui touchent le cœur d’un plus grand nombre de personnes.

“Mes pairs sont souvent impressionnés lorsque je leur raconte tout ce que nous faisons avec cette seule plateforme. Avec Dropbox, nous pouvons faire autant (voire plus, grâce à la centralisation des fichiers), que lorsque nous utilisions cinq services distincts”. Sagafilm prévoit de simplifier encore ces processus, en adoptant prochainement Dropbox Sign pour les accords numériques.