Dropbox permet à The Digitale de simplifier le chiffrement de bout en bout, avec 30 % de temps et d’effort en moins

Le contexte

Vous devez lancer un produit ou un service difficile à expliquer ? The Digitale, une agence de marketing digital allemande, est là pour vous aider. « Dès que nous rencontrons une entreprise avec des parcours client longs, des profils d’acheteurs complexes ou des publics cibles restreints, nous savons que c’est le projet idéal pour nous », déclare Dominique Korschinek, directeur général /associé de The Digitale. L’agence propose notamment des services d’analyse, de veille économique, de définition de stratégies, de création de contenus, de conception, de développement d’expérience utilisateur et d’optimisation de la conversion. « Notre mission consiste à aider nos clients à se développer grâce au marketing digital. Outre la création de vidéos amusantes, nous devons produire des résultats concrets », ajoute Dominique Korschinek. The Digitale aime collaborer avec des clients et des entreprises qui partagent sa vision et encouragent la digitalisation en Europe, comme Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom et Microsoft.  

Défi : simplifier le chiffrement de bout en bout

The Digitale, une agence allemande travaillant également avec des sociétés internationales de premier ordre, doit protéger ses données sensibles pour préserver la confiance de ses clients et respecter les lois en matière de confidentialité de l’Union européenne (UE). « Pour certains fichiers, tels que les données de leads, les documents relatifs aux ressources humaines ou divers fichiers stratégiques et financiers, nous devons utiliser le chiffrement de bout en bout (E2EE). Avec cette technologie, seuls vous et votre partenaire détenez la clé de chiffrement. Ni Dropbox qui stocke les fichiers, ni le gouvernement ne peuvent accéder à ces données », explique Peter Bilz-Wohlgemuth, directeur des opérations/associé de The Digitale.

Au départ, The Digitale utilisait Boxcryptor, un service E2EE difficile à utiliser. « Nous avons dû former notre personnel au chiffrement des fichiers », partage Peter Bilz-Wohlgemuth. « Et si le logiciel n’était pas correctement utilisé, seule la personne qui avait chiffré un fichier pouvait le déchiffrer. Par conséquent, si elle quittait notre entreprise, le fichier devenait inaccessible. Certains fichiers pouvaient également planter. En fin de compte, bien que la technologie soit efficace, son utilisation était chaotique. »

Depuis le tout début, The Digitale utilise Dropbox pour le partage de fichiers. « Nous travaillons avec des indépendants et d’autres partenaires et nous avons besoin d’un logiciel facilitant la collaboration entre les équipes hybrides. Lorsque nous avons commencé, Dropbox était de loin la meilleure solution pour répondre à cette exigence », se rappelle Peter Bilz-Wohlgemuth. «  Dès que nous avons appris que Dropbox avait acquis la technologie Boxcryptor pour intégrer le chiffrement de bout en bout à sa plateforme, nous avons sauté sur l’occasion pour être parmi les premiers à l’utiliser. »

Solution : combinaison du partage de fichiers et de la technologie E2EE dans Dropbox 

The Digitale a choisi d’utiliser le service de chiffrement de bout en bout de Dropbox. Les fichiers qui étaient auparavant chiffrés avec Boxcryptor ont été migrés vers Dropbox, puis chiffrés avec Dropbox. La société a commencé par déchiffrer les fichiers avec son ancien logiciel. Ensuite, l’équipe a déplacé les fichiers, en conservant la structure des dossiers, et configuré les droits d’accès.

Après la migration, The Digitale chiffre les fichiers, les sous-dossiers, et même tout un dossier, en un clic. La société peut ainsi stocker tous ses fichiers, qu’il s’agisse de contenus marketing, de maquettes de site Web ou de données de leads, dans un seul écosystème. Elle utilise ensuite Dropbox Transfer pour partager les fichiers avec son réseau mondial de partenaires, ou ses clients, dont certains n’ont pas de compte Dropbox. Par ailleurs, elle peut définir une date d’expiration pour les liens et savoir quand les fichiers ont été ouverts ou téléchargés.

Enfin, davantage de collaborateurs de The Digitale peuvent désormais utiliser le chiffrement. « Avant, nous devions limiter le nombre de licences, car cela coûtait plus cher », explique Peter Bilz-Wohlgemuth. « Avec Dropbox, la question ne se pose même pas. Puisque tous nos collaborateurs se servent déjà de la plateforme, ils peuvent aussi utiliser le chiffrement. »

Résultats : chiffrement des fichiers simplifié 

Aujourd’hui, The Digitale chiffre ses fichiers directement dans Dropbox au lieu de jongler avec deux services. « Le processus est cinq fois plus simple, et nous passons environ 30 % moins de temps à gérer le chiffrement et le déchiffrement », déclare Peter Bilz-Wohlgemuth. Le personnel de The Digitale peut ainsi se concentrer sur la production d’un travail de qualité pour ses clients. « Notre objectif est d’accomplir les tâches confiées par nos clients, d’élaborer des stratégies avec eux, de créer des contenus et de produire d’excellents résultats. Tout le reste doit fonctionner et ne pas nous faire perdre de temps. Cette fonctionnalité change la donne en assurant une protection et une simplicité d’utilisation accrues », ajoute Peter Bilz-Wohlgemuth.

Cela a permis à The Digitale de simplifier son approche en matière de formation et d’intégration des collaborateurs. « La formation d’une nouvelle recrue à l’utilisation de l’ancienne solution E2EE nous prenait une heure. Désormais, seules cinq minutes sont nécessaires pour lui expliquer où se trouvent les choses et pourquoi elles sont organisées de cette façon », déclare Peter Bilz-Wohlgemuth.

Travaillant régulièrement avec des données sensibles, l’équipe de direction de The Digitale peut maintenant partager des fichiers plus facilement. Le travail des conseillers fiscaux s’en trouve également simplifié. « Avant, notre cabinet de conseil en fiscalité aurait dû installer le logiciel de chiffrement sur ses ordinateurs pour travailler avec nous. Maintenant, il peut accéder à Dropbox depuis un navigateur », commente Peter Bilz-Wohlgemuth.

Enfin, la migration a permis de renforcer la sécurité au sein de The Digitale. Grâce à une solution de chiffrement plus simple, le personnel est encouragé à protéger davantage de fichiers. « Maintenant que le chiffrement des données est simplifié, nous chiffrons deux fois plus de fichiers », explique Peter Bilz-Wohlgemuth. Étant donné que Dropbox respecte les réglementations européennes et allemandes, la société The Digitale peut désormais prouver plus facilement qu’elle répond aux normes ISO et à d’autres certifications. Cela facilite les relations avec les fournisseurs de cyberassurances et les partenaires ou clients prestigieux.

Aujourd’hui, The Digitale cherche de nouvelles façons pour continuer à simplifier le partage de fichiers. Pour commencer, l’entreprise envisage d’utiliser des services comme Dropbox Sign, afin d’intégrer les signatures électroniques au sein du même écosystème. « Il est essentiel de pouvoir compter sur une solution de partage de fichiers fiable, conviviale et rapide, en particulier pour les entreprises produisant de nombreux contenus comme la nôtre », résume Peter Bilz-Wohlgemuth. Pour les personnes qui seraient toujours en quête de solutions de partage de fichiers, voici le conseil de Peter Bilz-Wohlgemuth : faites vos recherches et investissez dans des fonctionnalités de sécurité et de chiffrement de bout en bout. « Plus nos logiciels, nos solutions de stockage ou nos outils de partage sont efficaces, plus nous pouvons nous concentrer sur les activités génératrices de revenus », ajoute-t-il.