Qu’est-ce que la méthode DMAIC ?
Le monde du travail ne manque pas d’expressions dont l’utilité ne paraît pas évidente de prime abord. “DMAIC” en est un bon exemple, surtout en raison de la puissance que peut avoir cette méthode pour améliorer vos efforts de travail.
En bref, la méthode “DMAIC” est une approche de résolution de problèmes, axée sur les données, qui implique de faire des ajustements et d’apporter des améliorations au niveau des produits, des conceptions et des processus, de manière progressive.
Que signifie DMAIC ?
En termes simples, cet acronyme anglais signifie “Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler”.
Un ingénieur de Motorola appelé Bill Smith a créé la méthodologie DMAIC dans les années 1980, dans le cadre de la méthode Six Sigma, qui se base sur l’exploitation de mesures et d’analyses pour rendre les opérations aussi efficaces que possible. Son objectif ? L’amélioration des processus.
Quelles sont les différentes phases du processus DMAIC ?
Bill Smith s’est efforcé de donner un effet cumulatif aux cinq axes, ou “phases”, de la méthodologie DMAIC. Ainsi, les informations et données issues des étapes précédentes alimentent chaque itération successive.
Définir
La phase “définir” de la méthode DMAIC consiste à identifier le problème et les éléments nécessaires à sa résolution. Cela semble évident, mais il est crucial de formuler le problème, puis de fixer l’objectif et les moyens à mettre en œuvre pour l’atteindre.
Cette phase vous permettra de découvrir les éléments essentiels à la qualité, également appelés les “CTQ”. Les chefs d’équipe et les chefs de projet élaborent généralement un diagramme SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers ou Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties, Clients) pour leur charte d’équipe ou de projet.
Mesurer
Vous avez identifié le problème ? Super ! Voyons comment mesurer et observer les modifications que vous vous apprêtez à apporter. L’objectif de la phase “Mesurer” de la méthode DMAIC consiste à :
- évaluer les performances de votre processus existant
- déterminer les données que vous allez analyser
Vous pourrez ensuite utiliser un plan de collecte des données pour suivre vos performances quand vous apporterez des changements et à la fin du projet.
Analyser
Vous devriez maintenant disposer d’une base de données de référence qui vous aidera à prendre des décisions quant aux processus. Félicitations ! Vous avez atteint la phase d’analyse du processus DMAIC, au cours de laquelle vous étudiez ces données.
Avec votre équipe, vous allez cartographier vos processus actuels en vous basant sur ces données pour identifier l’origine de leurs problèmes.
Il n’est pas nécessaire de vous compliquer la vie avec les outils Six Sigma : les diagrammes de cause à effet et les diagrammes de Pareto sont des méthodes qui conviennent très bien à l’analyse des causes profondes et sont fréquemment utilisées à cet effet.
Une fois plusieurs causes profondes identifiées, faites appel à votre équipe pour décider de l’orientation de votre processus DMAIC.
Améliorer
Il est temps de passer aux améliorations concrètes de vos processus. Pendant la phase “Améliorer” du processus DMAIC, collaborez avec votre équipe pour trouver des solutions créatives pouvant être implémentées et mesurées. À ce stade, les sessions de brainstorming et l’organisation de réunions efficaces sont essentielles. Une fois les solutions trouvées, il vous reste à les essayer, à les tester, puis à les implémenter. Les cycles PDCA (Plan, Do, Check, Act ou planifier, réaliser, contrôler et ajuster) sont souvent utilisés pour cela, tout comme l’analyse des modes de défaillance et de leurs effets (FMEA), afin d’anticiper les problèmes éventuels. Enfin, créez un plan d’implémentation détaillé qui vous donnera la marche à suivre pour résoudre les problèmes de vos processus actuels.
Contrôle
La dernière étape de la méthodologie DMAIC sert à valider et à pérenniser la réussite de vos solutions. Dans la phase de contrôle, votre équipe doit créer un plan de contrôle. L’objectif est de réévaluer en permanence les impacts des changements de processus mis en œuvre.
Créez également un plan à adopter en cas de nouvelle baisse des performances. Il est parfois très utile d’être en mesure de retracer la façon dont vous avez identifié vos solutions et avez mis en œuvre les améliorations correspondantes. Dans ces moments‑là, il est vital de disposer d’une documentation et d’un dispositif de contrôle de version adéquats sur le processus d’amélioration.
Petite précision : si vous connaissiez déjà la méthodologie DMAIC, vous avez peut‑être entendu parler d’une première étape différente, l’étape de reconnaissance. C’est une simple variante lexicale, il n’y a aucune véritable différence sur le fond.
PDCA, DMAIC ou DMADV : quelle est la différence ?
La DMAIC et la DMADV sont deux méthodologies de Six Sigma, une approche basée sur les données pour améliorer les processus.
DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) signifie Définir, Mesurer, Analyser, Concevoir et Vérifier. Alors que la méthode DMAIC est utilisée pour améliorer les processus existants, la méthode DMADV sert à développer un nouveau processus.
Parallèlement, la méthode PDCA (Plan, Do, Check, Act ou Planifier, Réaliser, Contrôler, Ajuster) est une approche de gestion plus générale, axée sur l’amélioration continue.
Quels sont les avantages et les inconvénients de l’approche DMAIC ?
Dans l’industrie, l’adoption des méthodes Six Sigma et DMAIC a contribué à la création d’une approche de production allégée visant à éliminer les pertes, les défauts et la surproduction.
Les fabricants ont constaté que, plus il y avait d’écarts‑types entre leurs niveaux de qualité moyens et acceptables, moins ils étaient susceptibles de dépasser ces limites. Ainsi, le Six Sigma (six écarts‑types) est devenu la référence en matière de définition des limites de production. Comment ? En contribuant à réduire le nombre de défauts et à améliorer les processus.
Cette approche statistique d’identification et de résolution des causes profondes des problèmes a été essentielle à l’amélioration de l’industrie manufacturière dans les années 1990 et 2000. D’autres méthodologies, comme le Kaizen, ont également joué un rôle important.
Avantages de la méthode DMAIC
Mais que vous travailliez ou non dans ce secteur, l’avantage principal de la méthodologie DMAIC est sa grande rigueur. Résoudre des problèmes à l’aide de nouveaux processus peut souvent ne pas apporter de réponse définitive. La méthodologie DMAIC vous donne les moyens d’évaluer et de mesurer les progrès accomplis à l’aide de données.
Elle fournit une approche standardisée en cinq étapes faciles à suivre par toutes les personnes concernées. Créez une documentation résumant toutes les décisions et les progrès réalisés pour passer sans difficulté d’une étape à l’autre. Un processus clairement défini vous permettra de guider vos équipes en fonction de leurs objectifs du moment.
Les inconditionnels de la méthodologie DMAIC apprécient particulièrement son aspect itératif et sa dimension continue. En phase de contrôle, les responsables du processus évaluent régulièrement les effets des améliorations. Avec un plan de suivi des données déjà en place, celles que vous avez obtenues grâce au nouveau processus constituent automatiquement la référence pour la phase de mesure suivante. La méthodologie DMAIC permet ainsi d’identifier les problèmes ou l’impact sur les processus métiers en continu, tout en vous donnant les moyens de les cibler de telles difficultés instantanément.
Inconvénients de la méthode DMAIC
Le caractère structuré et rigoureux de la méthode DMAIC fait partie de son attrait. Cependant, cela signifie que son application peut s’avérer longue, fastidieuse et gourmande en ressources. Ce n’est pas idéal par une petite équipe marketing jonglant avec plusieurs projets, ou une startup qui doit travailler vite.
C’est là une partie du problème de la méthode DMAIC dans son ensemble : elle ne s’adapte pas bien aux situations qui requièrent de la flexibilité ou du dynamisme. Et elle n’est justement pas pensée pour ça : la méthode DMAIC est un processus rigide, conçu pour améliorer les processus progressivement plutôt que de réaliser des percées rapides. Cela peut représenter un frein à l’innovation, car l’approche progressive s’y prête mal.
Un dernier inconvénient de la méthode DMAIC est sa dépendance aux données. Pour que ce processus soit couronné de succès, la collecte et l’analyse des données sont essentielles. La collecte involontaire de données de mauvaise qualité peut conduire à des conclusions erronées et à des solutions inefficaces. Et aucune entreprise ne souhaite avoir consacré du temps, de l’argent et des efforts considérables à parvenir à une solution mal fondée.
Quand utiliser la méthode DMAIC ?
La méthodologie DMAIC demande un peu de temps pour être appréhendée. Elle requiert aussi une équipe au diapason. En tant que responsable, n’hésitez pas à vous demander : “Quel est le processus ou l’équipe qui bénéficiera le plus de la méthodologie DMAIC ?”.
En effet, ce n’est pas forcément la solution idéale, selon la nature des problèmes, le secteur concerné ou votre culture organisationnelle. Si les problèmes de processus peuvent être identifiés facilement et qu’une solution basée sur des données s’impose comme une évidence, l’approche DMAIC complète n’est pas forcément de mise.
En revanche, si ces problèmes sont plus complexes ou présentent un risque élevé (par exemple, lorsque vous ne pouvez pas vous permettre une baisse de performances), la méthodologie DMAIC peut être une tactique judicieuse. Même si elle implique un budget plus important que souhaité, son implémentation rigoureuse donne généralement de bons résultats.
Comment soutenir le processus DMAIC
Se lancer dans un projet DMAIC pour la première fois peut être intimidant, surtout si votre organisation rencontre des problèmes importants. Quelles sont les clés de sa réussite ? Une collaboration et une communication claire. C’est là que Dropbox intervient.
Comment Dropbox peut soutenir la méthodologie DMAIC
Commencez par créer un document Dropbox Paper pour centraliser vos réflexions et vos conclusions en équipe.
Définissez votre problème, indiquez comment vous allez le mesurer et demandez à chaque membre de l’équipe de consigner ses résultats dans le document afin de les analyser en groupe. Ensemble, vous pouvez collaborer sur ce document pour le faire vivre et évoluer. Il vous permettra également de trouver des moyens d’améliorer progressivement le processus de résolution des problèmes.
Vous pouvez même finaliser le projet en détaillant un plan de contrôle collectif et un plan d’intervention au cas où le processus viendrait à nouveau à dysfonctionner.
Du début à la fin, Dropbox Paper vous permet de centraliser l’intégralité de votre projet DMAIC dans un seul document collaboratif. De plus, il peut être partagé avec toute personne qui a besoin de le consulter, et est accessible de partout grâce au cloud.
Mieux encore, ce n’est que le début de la façon dont Dropbox peut vous aider à collaborer avec votre équipe, à partager des fichiers sans effort et à accomplir votre travail. Découvrez nos forfaits pour en savoir plus.
