Ai-je besoin d’un emploi du temps au travail ?
Même les plus organisés d’entre nous peuvent avoir besoin d’un emploi du temps. Aussi simple soit-il, un emploi du temps quotidien vous aide à garder vos objectifs du jour en ligne de mire. Prendre l’habitude d’établir un planning hebdomadaire vous permet de visualiser chacune de vos journées, tout en ayant une vue d’ensemble des tâches à accomplir. Cette approche facilite une répartition efficace de vos tâches sur la semaine. Après tout, on n’est jamais trop organisé.
Gestion de l’emploi du temps et outils de planification
Il existe plusieurs moyens de créer un emploi du temps flexible que vous pouvez adapter tout au long de la semaine. Car la planification, par nature, n’est jamais vraiment figée.
L’option numérique est souvent plébiscitée, car nous avons moins tendance à oublier notre téléphone qu’un carnet de notes. Cela dit, lorsque vous êtes plongé dans le travail, vous n’avez pas forcément le réflexe d’utiliser votre téléphone. Sans compter les risques de distraction, comme la tentation de faire un tour sur les réseaux sociaux. Les méthodes classiques, comme l’agenda papier, restent également très populaires. Vous pouvez même combiner les deux approches en utilisant à la fois un format papier et numérique.
Dropbox Paper
Dropbox Paper est un outil de planification facile à utiliser qui renforce la collaboration au sein de votre équipe. Vous pouvez regrouper au même endroit votre liste de tâches et votre emploi du temps, inclure des liens vers des documents clés et permettre aux membres de l’équipe d’ajouter des commentaires en temps réel. Grâce aux modèles de planning, vous pouvez facilement créer des emplois du temps structurés pour votre semaine. Cet outil Dropbox va bien au-delà d’un simple agenda : il crée un véritable espace de travail collaboratif qui rassemble les membres de votre équipe, qu’ils travaillent de chez eux ou au bureau.
Tableau blanc
Le tableau blanc est un outil efficace pour planifier les projets. Il est toujours utile de noter et de voir noir sur blanc les actions à réaliser, tout en continuant bien sûr à tirer parti des outils disponibles en ligne et du système de suivi numérique dans Dropbox Paper.
Commencez par lister les tâches clés de la journée ou de la semaine. Invitez ensuite chaque membre de l’équipe à enrichir cette liste avec ses propres missions. Cette approche vous donne une base solide pour organiser vos sessions de brainstorming et suivre l’avancement des projets. Elle garantit également que chacun dispose du temps nécessaire pour ses tâches importantes tout en libérant des créneaux pour collaborer avec d’autres membres de l’équipe. Cette organisation offre en plus une vision d’ensemble sur les priorités de chacun.
Excel
Excel est une solution simple pour créer facilement un planning. Vous pouvez utiliser un modèle prédéfini ou concevoir le vôtre directement dans le programme. Bien que vous puissiez enregistrer des fichiers en ligne, cette solution propose moins de fonctionnalités pratiques que les autres options. Cela dit, si vous privilégiez la simplicité et qu’un emploi du temps consultable chaque matin vous suffit, c’est l’une des méthodes les plus accessibles.
Google Agenda
Disponible avec n’importe quel compte Gmail, Google Agenda est une application de planification efficace qui est connectée à votre compte. Autrement dit, dès que vous réservez une chambre d’hôtel ou un billet d’avion, Google Agenda transfère automatiquement ces informations de votre messagerie à votre agenda. Les dates s’affichent même quand vous consultez votre destination sur Google Maps. L’ajout d’événements se fait en quelques clics via l’application et vous recevez des notifications sur votre téléphone à l’approche des échéances. Tout ce que vous saisissez est automatiquement enregistré.
Bullet journal
Le bullet journal, ou « bujo » pour les intimes, est idéal si vous manquez de concentration, de motivation, ou des deux. De très simple à très sophistiqué, il vous permet de vous organiser comme vous le souhaitez grâce à de nombreuses options de mise en page. Vous pouvez établir un planning sur une journée, une semaine, un mois, voire une année et créer des trackers pour vos horaires de travail, vos repas, vos séances de sport, votre humeur, ou toute autre chose.
Le bullet journal repose sur la méthode d’enregistrement rapide (rapid logging) qui consiste à consigner des tâches, des événements et des notes en utilisant différents repères spécifiques. Vous pouvez ensuite utiliser des symboles comme « * » et « ! » pour identifier les priorités et les moments d’inspiration, imbriquer plusieurs tâches sous un même événement ou créer des sous-tâches. Vous pouvez facilement rayer des éléments, ajouter des urgences et visualiser votre journée complète en un coup d’œil.
En résumé, le bullet journal reproduit l’organisation de votre agenda Google ou d’un modèle d’emploi du temps sur PC, tout en ajoutant les bénéfices de l’écriture manuscrite. Cette approche favorise généralement une meilleure mémorisation de ses idées et une implication plus forte que la saisie numérique sur écran, souvent perçue comme plus distante.
Comment organiser son emploi du temps
Choisissez la méthode qui vous convient le mieux. Vous n’êtes pas limité aux plannings classiques par jour ou par semaine. Il est possible de définir des blocs de temps ou même d’adopter des techniques de gestion du temps comme Pomodoro. Autre option : structurer votre emploi du temps autour de sessions de travail intensif pour éviter la procrastination et le découragement.
Lorsque vous établissez votre emploi du temps, essayez d’y intégrer tous les aspects de votre vie, pas uniquement professionnels. Vous aurez ainsi une vision globale de votre journée. Pensez aux :
Périodes de travail
Pauses déjeuner
Pauses diverses
Courses (il vous faudra peut-être acheter une cartouche d’encre pour imprimer votre rapport)
Noms des membres de votre équipe : plutôt que d’écrire simplement « envoyer l’e‑mail », précisez « envoyer le rapport par e‑mail à David »
Heure de lever et heure de coucher
Logiciels et équipements nécessaires, plus le temps de configuration
Activité physique
Temps de planification pour le lendemain
Un planning si détaillé peut paraître excessif, pourtant il vous aide à identifier vos pics d’énergie et à en tirer parti. Si, par exemple, vous savez que vous êtes plus efficace l’après-midi, adaptez vos pauses en conséquence et planifiez votre séance de sport d’une heure le matin.
Que faire si mon emploi du temps ne me convient pas ?
N’hésitez pas à l’ajuster : si respecter un horaire particulier vous semble contre nature ou si vous vous sentez fatigué, c’est que votre emploi du temps n’est pas adapté. Un planning doit être un outil utile, pas une contrainte supplémentaire. Testez votre emploi du temps sur une semaine et vous constaterez que théorie et pratique sont souvent éloignées. Si cela ne vous convient pas, essayez une autre organisation la semaine suivante. Un planning vraiment adapté peut transformer votre quotidien.
