Travailler en free‑lance est un rêve pour beaucoup, mais qui peut vite se transformer en cauchemar à cause de la gestion de factures. Tenter d’assembler tous ces chiffres et dates d’échéance est un véritable Tetris financier sans fin. Sans oublier le fait de devoir relancer les clients en cas de retard de paiement.
Toutefois, si vous disposez des bons outils et des stratégies adéquates, il est possible de fluidifier le processus et d’être payé plus rapidement. Dans cet article, nous partageons cinq conseils qui vous aideront à gérer vos factures et à rester organisé afin de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : impressionner les clients par la qualité de votre travail et développer votre activité.
Pourquoi la gestion des factures est‑elle importante ?
Un processus efficace de gestion des factures vous aide, vous et votre client, à éviter des erreurs de traitement et de paiement qui peuvent vous coûter cher. Il limite également le risque de retards de paiement de vos produits ou prestations de services lié aux erreurs humaines lors de la saisie des données. Par conséquent, une expérience de facturation fluide et non stressante peut avoir un impact positif sur vos relations avec vos clients.
Avec les outils appropriés, lorsque vous gérez vos factures, vous pouvez aussi gérer votre trésorerie et vos stocks, et prévoir vos finances ainsi que votre croissance.
Comment gérer efficacement vos factures
Voici cinq conseils pour vous aider à gérer efficacement vos factures :
1. Choisissez le logiciel qui vous correspond
Pour gérer efficacement vos factures, la première étape consiste à choisir le logiciel le mieux adapté à votre activité. Certains clients préfèrent que les factures leur soient envoyées sous forme de documents Word, Google Docs ou PDF afin de pouvoir les importer directement dans leur propre système de gestion de factures.
Cependant, la clé pour simplifier le processus pour tout le monde est de trouver un logiciel permettant de créer, de gérer et d’envoyer des factures au même endroit.
En fournissant un emplacement centralisé pour stocker toutes les factures, Dropbox permet d’y accéder, de les gérer et de les partager facilement depuis n’importe quel appareil, où que vous soyez. Ainsi, plus besoin de stockage physique pour des fichiers papier ni de stockage local sur ordinateur, qui multiplient les risques de pertes ou de dommages.
Et si vous cherchez à connecter vos fichiers à votre logiciel de facturation ou de gestion de projet, Dropbox s’intègre à des outils variés tels qu’ActiveCollab et Xero Tax.
2. Faites en sorte que vos clients puissent facilement vous payer
Il n’y a rien de pire qu’un client surpris par une facture. Il est important de discuter des conditions de paiement avec votre client le plus tôt possible, idéalement avant même de commencer votre mission. Ainsi, vous pouvez lui indiquer clairement dès le départ vos préférences de paiement afin de lui faciliter la tâche le moment venu.
Un processus de paiement simple est avantageux pour tout le monde : le client peut alléger certaines tâches fastidieuses liées au traitement des factures, et vous pouvez améliorer votre trésorerie en recevant vos paiements plus rapidement.
Les méthodes de paiement électronique comme Stripe et PayPal sont plus sécurisées que les paiements traditionnels, et sont aussi beaucoup plus rapides que les virements bancaires effectués via les services de banque en ligne.
3. Automatisez le processus
Un outil de gestion numérique des factures peut permettre d’éviter de nombreuses erreurs courantes avec les factures papier. Vos factures peuvent être envoyées directement à votre client depuis votre outil de facturation, sans risquer de se perdre dans le courrier.
Si vous avez besoin de recueillir des signatures pour vos factures, un outil comme Dropbox Sign peut vous aider à accélérer cette tâche en automatisant la majeure partie du processus. Vous avez la possibilité de créer des modèles réutilisables et des formulaires pré‑remplis que vous pouvez personnaliser et envoyer aux clients pour signature électronique. Vous recevrez par la suite des notifications par e‑mail lorsque votre client consultera, ouvrira ou signera votre facture.
4. Gagnez du temps avec des modèles personnalisés
Si vous avez besoin de facturer un paiement récurrent ou une mission régulière pour un client, alors utilisez un modèle pour économiser beaucoup de temps et d’efforts.
De cette façon, vous n’aurez pas à remplir toujours les mêmes informations, qui seront déjà pré‑remplies. En ajoutant le logo de votre marque et en personnalisant le style de votre modèle, vos factures sont également plus facilement identifiables par le client.
Si vous n’avez pas besoin de faire signer vos factures, Dropbox vous donne la possibilité de modifier facilement un document PDF, afin que vous puissiez créer de nouvelles factures en quelques clics à partir d’un modèle. Le contrôle des versions vous permet de suivre les modifications apportées, ce qui peut s’avérer utile en cas d’audit. Vous pouvez ensuite partager ces fichiers via un simple lien, et vos clients, vos fournisseurs ou autres parties prenantes peuvent y accéder même s’ils ne possèdent pas de compte Dropbox.
5. Mettez en place un processus en cas de factures impayées
De nombreux indépendants vous le diront : les factures impayées ou payées en retard sont malheureusement monnaie courante. Les causes sont nombreuses et variées, que ce soit une facture qui n’a pas été envoyée à la bonne personne ou au bon service, ou un client qui est tout simplement trop occupé pour la traiter.
Il est donc essentiel de mettre en place un processus en cas de non‑paiement. Voici quelques idées :
- Stipuler des pénalités ou des intérêts de retard dans votre contrat avec le client
- Opter pour le paiement après réception, ce qui signifie que le client doit vous payer dès qu’il reçoit la facture
- Définir un délai de paiement raisonnable pour que le client ne se sente pas bousculé
- Planifier l’envoi de rappels au client par e‑mail, au cas où votre facture aurait été involontairement perdue dans la boîte e‑mail de votre client.
- Par exemple sept jours avant la date d’échéance du paiement, à la date d’échéance et sept jours après.
Comment gérer ses factures avec Dropbox
Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation, mais que vous les créez manuellement sous forme de documents, Dropbox peut vous aider à stocker, à organiser et à partager vos factures.
Importez les factures sur votre compte Dropbox et synchronisez‑les instantanément sur tous vos appareils. Partagez ensuite directement un document depuis votre stockage cloud en quelques clics.
Gérez facilement vos factures
Accélérez le processus de création, de personnalisation et d’envoi de vos factures avec Dropbox.
Dropbox propose un espace centralisé pour stocker, modifier et partager vos factures afin que vous puissiez vous organiser et maîtriser vos finances.
Découvrir les ressources associées
Six des meilleures applications de productivité pour améliorer la gestion des tâches et du temps
Les journées de travail lentes commencent-elles à devenir votre quotidien ? Découvrez notre liste spécialement organisée d’applications mobiles et de bureau testées et approuvées pour améliorer l’efficacité et la productivité.