Lorsque nous devons faire face à des volumes de travail importants et des délais serrés, la gestion de projet est souvent la dernière chose qui nous vient à l’esprit. Pourtant, un défaut de hiérarchisation des tâches peut nuire à votre efficacité et peut même conduire à l’échec de l’ensemble du projet.
Pour éviter de vous trouver dans cette situation, vous devez développer un système de gestion du temps et de hiérarchisation des tâches. Adoptez une stratégie solide de hiérarchisation des tâches pour vous aider à rester concentré et éloigner les distractions permanentes.
Avant d’examiner certaines des méthodes à mettre en pratique, rappelons pourquoi il est si important de hiérarchiser les tâches.
Pourquoi est‑il important de hiérarchiser les tâches ?
On peut parfois être gagné par l’effervescence du monde moderne et être tenté de s’occuper de plusieurs tâches en même temps. On se retrouve alors accablé par l’ampleur du travail sans plus savoir par où commencer.
Sans hiérarchisation en amont, il peut sembler plus facile de commencer par les tâches simples ou non urgentes. Mais en réalité, traiter les tâches simples en premier vous donne à tort l’impression de progresser. Et lorsque le temps vient de s’attaquer aux tâches urgentes ou stratégiques, vous êtes déjà épuisé.
Vous pouvez difficilement rester maître de votre charge de travail si vous ne traitez pas les tâches appropriées au bon moment. Vous pouvez avoir l’impression d’être productif en accomplissant un grand nombre de petites tâches, mais votre efficacité peut en réalité s’en ressentir. Finaliser un projet peut vous prendre plus de temps parce que vous n’avez pas hiérarchisé correctement vos tâches.
Cinq conseils pour hiérarchiser vos tâches professionnelles
Personne n’aime livrer un projet en retard. C’est pour cela qu’il est crucial de hiérarchiser les tâches à accomplir. Classer les tâches par ordre de priorité vous aide à rester concentré, à gérer votre temps efficacement et enfin à donner le meilleur de vous‑même.
Examinons cinq méthodes pratiques de hiérarchisation des tâches.
1. Identifiez ce qui est important et ce qui est urgent
Les tâches importantes sont celles qui doivent figurer sur votre liste de tâches parce qu’elles participent aux objectifs ou à la stratégie à long terme de votre projet, sans pour autant être urgentes. Il peut s’agir de tâches à accomplir au quotidien ou de tâches dont le délai est plus lointain dans le planning du projet.
Les tâches urgentes, en revanche, nécessitent une attention immédiate. Vous ne pouvez pas vous permettre de les ignorer, car ne pas les traiter directement pourrait nuire immédiatement au projet ou à votre équipe.
La première étape de la hiérarchisation des tâches consiste à distinguer celles qui sont importantes de celles qui sont urgentes. Une fois que vous avez identifié les tâches à traiter en premier, vous devez vous doter des outils et méthodes adéquats pour favoriser votre concentration.
2. Ne réalisez pas plusieurs tâches à la fois
Prévoir trop de tâches complexes avec des priorités concurrentes risque de vous mener tout droit à l’épuisement professionnel. Concentrez‑vous sur une seule tâche à la fois afin de lui accorder toute votre attention. Vous en serez récompensé plus tard lorsque vous constaterez le peu de corrections à apporter au moment de la vérification finale de vos fichiers !
C’est une façon simple et efficace d’être plus performant. Lorsque nous faisons face à des priorités concurrentes, nous avons tendance à laisser des centaines d’onglets ouverts dans nos navigateurs afin de tout avoir à portée de main au cas où.
Rassemblez plutôt vos fichiers de projet, liens, e‑mails et autres contenus dans des groupes que vous pourrez consulter le moment venu.
Dans Dropbox Dash, nous appelons cela des « piles », qui recourent à l’IA pour regrouper les contenus issus de vos applications et de votre navigateur. Grâce à cette organisation s’appuyant sur l’IA, vous pouvez vous concentrer davantage sur l’identification des tâches importantes et sur leur mode de traitement, et non sur la localisation des contenus.
3. Établissez un planning et respectez‑le
Un emploi du temps clair peut vous aider à planifier, gérer et organiser votre temps avec efficacité. Il fixe une feuille de route, en stipulant quelles tâches doivent être accomplies avant la fin de la journée, de la semaine ou du mois.
Un outil centralisé optimisé par l’IA comme Dropbox Dash peut vous aider à organiser votre travail quotidien. Un onglet dédié vous indique les réunions à venir, les fichiers dont vous avez besoin et les projets sur lesquels travailler en priorité.
En tirant parti de la puissance de l’IA, il n’est plus nécessaire de parcourir manuellement différents calendriers, listes de tâches et rappels pour établir un emploi du temps. Tout est parfaitement intégré dans une plateforme centralisée qui fournit des recommandations personnalisées adaptées à votre workflow.
4. Instaurez un système de hiérarchisation au niveau de l’équipe
Travailler de façon cloisonnée est contre‑productif. Si la collaboration est importante pour votre équipe, adoptez un système de hiérarchisation clair afin d’éviter les problèmes de communication concernant les délais, le cahier des charges et les tâches attribuées.
Vous pouvez ainsi répartir par priorité les tâches d’un projet entre les différents membres de l’équipe en fonction du temps, du contexte et de l’expérience de chacun. Cela vous laissera toute liberté pour concentrer votre attention sur les tâches urgentes et importantes qui exigent une intervention immédiate.
5. Gérez les distractions
On a parfois l’impression que pour retrouver un simple fichier ou une information, il suffit de scruter les nombreux outils, applications et onglets qui figurent sur l’ordinateur ou dans le navigateur. Mais ouvrir autant d’éléments en même temps peut facilement vous distraire de la tâche que vous vous étiez fixée. Vous pourriez être tenté de répondre rapidement à la demande impromptue d’un collègue ou de consulter vos e‑mails personnels.
Au lieu de jongler entre les applications et de tomber dans le piège de la procrastination, gagnez du temps et éliminez les distractions grâce à un outil de recherche universelle qui vous aide à trouver tout ce que vous voulez à partir d’une barre de recherche unique.
Ne vous contentez pas de gagner du temps, optimisez‑le
Dropbox interagit avec vos outils du quotidien pour vous décharger des tâches fastidieuses et favoriser votre créativité.
Libérez‑vous des tâches administratives et sans intérêt pour concentrer toute votre énergie et votre créativité sur ce qui compte vraiment. Travaillez plus intelligemment sans pour autant redoubler d’efforts.
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