La communication RH concerne l’échange d’informations entre les équipes des ressources humaines et tous les autres acteurs : nouvelles recrues, candidats à l’emploi et autres parties prenantes. C’est ainsi que les détails importants transitent sans accroc et que les gens restent sur la même longueur d’onde.
Elle englobe une multitude d’informations provenant de sources très diverses. Cela peut rendre la communication RH un peu chaotique ou confuse, surtout quand il s’agit de partager des politiques ou des mises à jour qui concernent toute l’entreprise.
C’est pourquoi il est essentiel de mettre au point un plan de communication clair, efficace et concret. Cela permet de garantir que les messages clés des équipes RH soient transmis aux employés de manière opportune et efficace.
Voyons pourquoi votre équipe RH a besoin d’une stratégie de communication et comment mettre en place ce processus.
Les avantages d’une stratégie de communication RH
Une stratégie de communication RH efficace peut contribuer à améliorer l’engagement des employés et à renforcer la confiance. Une telle stratégie offre de nombreux avantages aux organisations, notamment :
Connexion
Une communication efficace entre les RH et les autres services ou employés peut être cruciale pour maintenir une culture d’entreprise positive. Elle permet à chacun de se sentir impliqué et informé de ce qui se passe en matière de politiques, d’initiatives et d’objectifs commerciaux de l’entreprise.
Lorsque les RH communiquent efficacement avec les autres services, tout le monde est sur la même longueur d’onde et collabore pour atteindre un objectif commun.
Confiance
Une communication claire témoigne d’authenticité et contribue à établir un lien véritable entre les RH et les employés. Vos collègues se sentiront valorisés en tant que membres de votre organisation si vous les tenez informés et si vous faites preuve d’empathie dans vos communications internes.
La mise en place d’un processus de communication transparent et bidirectionnel, fondé sur la confiance envers les RH, favorise un plus fort sentiment d’appartenance et améliore la satisfaction ainsi que la fidélisation des employés.
Cohérence
Établir une stratégie, c’est construire et maintenir une image et un ton de communication cohérents, que les employés peuvent reconnaître et auxquels ils font confiance. Du processus d’intégration des nouveaux employés au processus de départ de ceux qui quittent l’entreprise, la cohérence est essentielle.
La création d’un calendrier de communications opportunes et adaptées pour les annonces internes et les actualités de l’entreprise contribue à prévenir les malentendus et à réduire les potentielles frustrations.
Amélioration
Une stratégie de communication efficace, qui aide les employés à comprendre les changements et les améliorations à l’échelle de l’entreprise, peut réduire le risque de conflits internes entre les membres d’une équipe ou entre les services.
Vous pouvez également profiter de cette occasion pour recueillir les commentaires de vos collègues sur les pistes d’amélioration de votre travail ainsi que sur leurs attentes pour enrichir leur expérience employé.
Comment créer une stratégie de communication RH
Pour créer une stratégie de communication RH efficace, prenez en considération les étapes suivantes :
Éléments à prendre en compte
Avant d’élaborer une stratégie de communication, les professionnels des RH doivent prendre en compte un certain nombre de facteurs, notamment :
- Les types de communication utilisés au sein de votre organisation
- Communication ascendante : l’information remonte des employés vers la direction et les ressources humaines.
- Communication descendante : l’information descend des RH et de la direction vers les employés.
- Communication interfonctionnelle : l’information circule librement entre les différents services, éliminant les cloisonnements entre les équipes.
- Les différents canaux utilisés par votre organisation pour permettre cette communication
- Intranet de l’entreprise
- Outils de communication interne comme Slack ou Zoom
- Les applications ou plateformes que vous utilisez pour gérer et envoyer des documents aux employés, comme Dropbox Sign ou DocSend.
- Réunions générales d’entreprise ou assemblées générales publiques
1. Définissez vos objectifs
Réfléchissez à l’objectif de vos communications et à ce que vous souhaitez accomplir. Quel objectif cherchez-vous à atteindre ?
- Améliorer les performances ?
- Faciliter le quotidien des employés ?
- Sensibiliser à une cause ?
- Solliciter ou encourager une action ?
- Consulter les employés ou affiner des idées ?
- Inspirer et impliquer ?
Si vous êtes à court d’idées, pensez à recueillir les commentaires des employés pour comprendre ce qu’ils aiment et ce qu’ils n’aiment pas dans la stratégie de communication interne actuelle. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités analytiques comme Dropbox Send and Track afin d’identifier les communications et les documents avec lesquels les employés interagissent le plus.
2. Optimisez votre flux de travail
Aucune stratégie de communication ne peut fonctionner sans plan d’action. Dans ce contexte, considérez les éléments suivants :
- Qui sera responsable de sa création et de sa distribution
- Quel sera le public cible et quels canaux ou plateformes seront utilisés pour le mettre en place
- Quand les communications seront-elles diffusées, afin d’en maximiser l’impact
- Toute action de suivi visant à permettre le développement de la stratégie et à garantir que les commentaires ou réponses des employés soient traités rapidement
Dropbox propose un espace simple et centralisé pour gérer votre flux de travail RH. De la planification de projets au partage de documents d’intégration, Dropbox propose un ensemble complet d’outils et de fonctionnalités pour simplifier les communications RH.
3. Préparez votre contenu et établissez un calendrier
Il pourrait s’avérer utile de créer des modèles pour les contenus récurrents, comme les lettres d’offre d’emploi, les plans d’intégration ou les mises à jour de politiques, afin de faciliter et d’accélérer l’envoi de communications présentant une apparence et un rythme uniformes. Chaque contenu doit avoir un public cible défini et un calendrier ou une échéance de diffusion.
Vous pouvez également utiliser les analyses d’engagement de Send and Track pour vous adapter aux préférences de vos employés. Plutôt que d’envoyer vos communications à des moments inopportuns, diffusez-les précisément lorsque vos employés sont les plus actifs sur le canal ou la plateforme de votre choix.
4. Évaluez et améliorez
Surveillez les performances de votre stratégie pour mesurer son efficacité et apportez les ajustements nécessaires.
Pour ce faire, vous pouvez réaliser un audit et examiner des indicateurs tels que les taux d’ouverture des documents, les clics et les commentaires des employés lors de votre évaluation. Vous devez examiner un certain nombre d’indicateurs différents pour obtenir une image complète de la façon dont votre stratégie est perçue par son public.
Connectez-vous, collaborez et communiquez, le tout au même endroit
Une communication défaillante entre les RH et les employés constitue une voie sûre vers l’échec de l’organisation. L’élaboration et le maintien d’un plan de communication RH sont essentiels pour instaurer la confiance des employés et créer un environnement de travail positif où chacun se sent écouté.
Dropbox offre aux professionnels des RH tous les outils nécessaires pour développer et mettre en œuvre une stratégie de communication efficace, qu’il s’agisse de collaborer avec leurs collègues sur de nouvelles idées ou de centraliser l’ensemble de leur contenu.
