Comment organiser une séance de visionnage virtuelle ou Watch Party pour vos projets vidéo ?

Présenter un projet créatif peut être difficile, surtout lorsque les équipes sont dispersées, rendant les réunions en personne souvent impossibles.

Les événements Virtual First ont connu un essor important pendant la pandémie de COVID 19 et continuent de gagner en popularité. Particuliers et entreprises apprécient ce format qui dispense les participants des trajets chronophages nécessaires pour se rendre en personne à un événement.

Pour les projets créatifs comme les vidéos, la présentation virtuelle du travail, via une « Watch Party » ou une « séance de visionnage virtuelle » (également connue sous le nom de « projection virtuelle »), favorise la collaboration et améliore l’efficacité de la communication entre auteurs et clients.

Mais, comment y parvenir ? Et qu’entend-on par « séance de visionnage virtuelle » ? Ce guide complet répond à ces questions et vous propose des conseils et astuces pour organiser une séance de visionnage virtuelle réussie.

Qu’est-ce qu’une « séance de visionnage virtuelle » ou « Watch Party » ?

Une Watch Party, également appelée séance de visionnage virtuelle (ou projection virtuelle), est une session durant laquelle un groupe de personnes (collègues, agences, clients ou amis) se réunit virtuellement pour visionner des contenus vidéo préenregistrés. En fonction de l’objectif de la séance, la vidéo peut être un webinaire, un film, une publicité télévisée ou des supports de formation.

Si vous êtes réalisateur, une projection virtuelle de votre film auprès d’un distributeur ou d’organisateurs de festival pourrait non seulement favoriser sa sélection, mais aussi faciliter sa diffusion auprès d’un public plus large. 

Ce type de rencontre se déroule entièrement en ligne. Plus besoin d’être dans la même pièce, la même ville ou le même pays pour y participer !

Pour les projets vidéo, les séances de visionnage virtuelles offrent un espace où collaborateurs et parties prenantes peuvent réviser le contenu ensemble. Ce processus accélère le recueil des avis et l’implémentation des modifications, permettant d’obtenir la version finale beaucoup plus rapidement.

Méthode pas à pas pour organiser une séance de visionnage virtuelle

Votre vidéo est désormais finalisée. Elle est prête à être présentée au client afin de recueillir ses commentaires et d’avancer vers les prochaines étapes du projet. Découvrez comment organiser et animer une projection virtuelle pour votre projet vidéo, en utilisant des outils essentiels comme Zoom et Dropbox Replay.
 

Étape 1 : choisissez votre plateforme de visionnage

En tant qu’organisateur, c’est à vous de choisir la plateforme pour la séance de visionnage virtuelle. Diverses solutions existent. Pour vous guider dans votre décision, voici quelques éléments à prendre en compte :

• Votre public/les participants : êtes-vous certain que tous les participants seront prêts et capables d’installer un logiciel tiers ou des extensions pour participer à la séance ? Un outil comme Dropbox Replay accessible depuis un navigateur serait-il plus adapté ?

• Interactivité : souhaitez-vous que les participants puissent laisser des commentaires dans l’outil de révision pendant la séance ? Êtes-vous intéressé par des fonctionnalités d’annotation à l’image près et d’annotation à l’écran ?

• Synchronisation/asynchronisation : est-il nécessaire que tous les participants visionnent la vidéo simultanément ? Si ce n’est pas indispensable, une session asynchrone pourrait être plus simple à organiser.

Pour organiser une séance de visionnage virtuelle sur Zoom, partagez simplement avec les participants un lien vers la vidéo hébergée sur Dropbox Replay. Dans cette salle de projection virtuelle accessible depuis votre navigateur, tous les participants peuvent regarder la vidéo en même temps et ajouter des commentaires ou annotations sur des images spécifiques.
 

Étape 2 : envoyez vos invitations virtuelles

Invitez vos participants à la séance de visionnage virtuelle au moins une semaine à l’avance. Ils peuvent ainsi vérifier leurs disponibilités et organiser leur emploi du temps avant de confirmer leur participation.

Quelques jours avant la séance, relancez les personnes invitées avec un rappel contenant :

• Le lien vers le streaming ou vers la réunion, selon la plateforme choisie (pour éviter qu’il ne se perde dans leur boîte de réception).

• Un récapitulatif des attentes de votre public lors d’une projection virtuelle.

• Un ordre du jour, si nécessaire, pour vous assurer que tous les participants sont alignés sur les objectifs.

  • Pour les projets vidéo impliquant de nombreuses parties prenantes, un ordre du jour peut aider à structurer la séance de visionnage en ligne et à maintenir l’attention des participants.

  • Vous pouvez prévoir un mot de bienvenue pour présenter l’approche du projet. Vous pouvez également planifier des pauses pour des sessions de questions-réponses ou des échanges, et vous pouvez réserver du temps en fin de séance pour clôturer et discuter des prochaines étapes du projet (notamment la gestion des avis).

Étape 3 : lancez la séance

Comme lors des séances en présentiel, il convient d’être réaliste : votre séance virtuelle peut ne pas démarrer à l’heure prévue. Les participants peuvent rencontrer des problèmes inattendus, comme des difficultés de connexion à Internet ou des complications d’accès, entraînant ainsi des retards.

En tant qu’organisateur, votre rôle est d’empêcher que ces contretemps ne perturbent l’ensemble de la séance.

Lorsque tous les participants sont bien connectés, quelques échanges informels avant le début de la séance peuvent aider à détendre l’atmosphère. Cette étape est particulièrement utile si certains réviseurs ne se connaissent pas, car elle crée un climat convivial, favorable aux retours sincères pendant la séance.

Notez que dans Dropbox Replay, tous les participants d’une session de révision en direct peuvent contrôler la lecture des fichiers audio ou vidéo. En tant qu’organisateur, vous pouvez jouer le rôle de médiateur en établissant des consignes de gestion claires.

Étape 4 : recueillez les avis et clôturez la séance

Dans tout projet vidéo, les avis sont essentiels, mais collecter les commentaires et les actions des réviseurs peut être fastidieux. 

Dropbox Replay résout ce problème en centralisant les avis. Lors de vos séances de visionnage virtuelles dans Replay, les participants peuvent ajouter des annotations à des images spécifiques dans la timeline de la vidéo ou à l’écran.

Une fois la vidéo visionnée et les avis et questions des réviseurs collectés, la séance peut être clôturée. Vous pouvez alors partager vos remarques finales ou relire le compte rendu de réunion enregistré dans Dropbox Paper.

Les réviseurs peuvent avoir besoin de plus de temps pour analyser le projet et revoir la vidéo à leur convenance. Même une fois la séance de visionnage terminée dans Dropbox Replay, ils peuvent continuer à ajouter des commentaires et des annotations graphiques sur la vidéo à condition de disposer des autorisations nécessaires. 

En organisant votre session de révision en direct via Dropbox Replay, vous simplifierez le suivi et l’implémentation des commentaires reçus. Vous profiterez également de la possibilité d’importer des vidéos et d’accéder aux avis directement depuis Adobe Premiere Pro et d’autres éditeurs.

Des séances de visionnage virtuelles fluides avec Dropbox Replay

Dropbox offre tout ce dont vous avez besoin pour améliorer votre processus de collaboration vidéo, sans sacrifier vos outils et applications de montage préférés. 

Dropbox Replay permet à tous les collaborateurs de visionner et d’annoter simultanément la même vidéo. La lecture haute définition est fluide et parfaitement synchronisée pour chaque participant.