Plus de sécurité et des avantages supplémentaires pour Aquamarine Capital

Défi : systèmes de stockage et de partage obsolètes

Aquamarine est une société d’investissement inspirée des partenariats Buffett des années 1950. Il est dirigé par Guy Spier qui a reproduit scrupuleusement les règles d’origine de ces entreprises. Fort de plusieurs millions de dollars d’actifs, ce fonds d’investissement en pleine croissance compte sur DocSend pour gérer de façon sécurisée ses communications avec les prospects et d’autres intervenants externes.

David Jud, responsable financier chez Aquamarine, a expliqué qu’avant Dropbox et DocSend, l’organisation utilisait des systèmes obsolètes pour stocker et partager ses fichiers internes avec le reste de ses équipes à l’international. De plus, l’entreprise cherchait un moyen plus sûr de partager ses livres blancs avec ses investisseurs, ses prospects et d’autres intervenants externes, tout en assurant leur suivi.

L’équipe qui gère le fonds d’investissement est répartie à l’échelle internationale. Au sein de cette équipe dynamique, David Jud doit constamment collaborer avec ses collègues et communiquer avec les investisseurs, les prospects et d’autres intervenants externes. Au départ, Aquamarine utilisait de vieux logiciels pour enregistrer et sauvegarder les fichiers. « Nous avions de nombreux problèmes avec notre ancien système de stockage de fichiers. Nous ne pouvions pas partager des fichiers avec des personnes extérieures à notre entreprise, ni consulter de documents dans un navigateur, explique David Jud. Sans plateforme de partage sécurisée, ajoute‑t‑il, il était difficile pour nous de communiquer avec les personnes qui ne font pas partie de l’organisation. » L’équipe d’Aquamarine avait besoin d’un système basé sur le nuage pour synchroniser et stocker ses fichiers de n’importe quel endroit.

Solution : un moyen transparent de synchroniser et de partager des fichiers avec Dropbox

David Jud s’est tourné vers la solution de synchronisation de fichiers Dropbox et la plateforme de partage de documents sécurisée DocSend pour unifier le stockage des contenus de l’organisation et gérer de façon sécurisée ses communications avec les prospects et d’autres intervenants externes.

Lorsque l’entreprise est passée à Dropbox il y a quelques années, elle a immédiatement compris les avantages d’un système adapté qui sauvegarde automatiquement tous ses documents importants et ses recherches en investissement. « Un membre de notre équipe aux États-Unis peut travailler sur une recherche d’investisseur pendant qu’un collaborateur en Suisse ajoute des commentaires sur cette recherche en parallèle », explique David Jud. Dropbox est devenu la plateforme de stockage de fichiers privilégiée de l’équipe. Elle lui permet de collaborer plus facilement de n’importe où. « Nous sommes très contents de Dropbox », ajoute David Jud.

David Jud peut importer des documents dans DocSend et créer des liens protégés pour les personnes extérieures à l’organisation qui ont besoin d’accéder aux livres blancs, aux rapports et aux fiches d’information de l’entreprise. Les fichiers envoyés par DocSend sont protégés par une liste blanche d’adresses courriel, des délais d’expiration et une protection supplémentaire par mot de passe, ce qui limite l’accès aux personnes accréditées. Ces documents, initialement hébergés dans Dropbox pour une collaboration interne, sont ensuite partagés en externe à l’aide de DocSend. Avant d’ouvrir un document dans DocSend, les destinataires signent un accord de confidentialité d’un simple clic. L’accord de confidentialité d’Aquamarine est intégré de manière personnalisée à l’affichage des documents dans DocSend, ce qui évite d’avoir à gérer plusieurs documents et liens. Cette protection apporte non seulement une certaine tranquillité d’esprit à Aquamarine, mais garantit également une expérience utilisateur fluide.

Pendant la pandémie de COVID‑19, Guy Spier, associé chez Aquamarine, a lancé un balado intitulé Education of a Value Investor (Leçons à l’intention des investisseurs). Dans ce balado, inspiré par le titre de son livre du même nom, Guy Spier discute avec les principaux influenceurs sur de nombreux sujets, des stratégies d’investissement à la pleine conscience, en passant par l’apprentissage automatique, et plus encore. L’entreprise se base aujourd’hui sur ce balado pour se faire connaître et développer son réseau. Tandis que Guy Spier et son équipe produisaient ces contenus, il leur était difficile de suivre l’engagement des utilisateurs parmi les auditeurs qui accédaient au balado sur un hôte tiers.

Pour résoudre ce problème, David Jud a eu l’idée d’inclure dans la description de chaque épisode une transcription partagée avec DocSend. « DocSend est très pratique. Nous importons les transcriptions de nos balados dans des liens DocSend uniques. Chaque spectateur doit saisir son adresse courriel pour pouvoir les lire », explique David Jud. Les nouveaux auditeurs qui s’intéressent aux transcriptions deviennent souvent des membres actifs du réseau d’Aquamarine. Avec DocSend, David Jud peut suivre ces utilisateurs potentiels et leurs parcours au fil du temps, tout en enrichissant l’expérience globale des auditeurs en leur permettant d’accéder au balado dans un autre format. « Je peux recevoir des notifications quand certains épisodes sont particulièrement suivis, et je peux voir qui interagit avec notre contenu », explique David Jud. Avec DocSend, le processus d’accès au contenu devient intuitif, ce qui permet à tous les employés de l’entreprise de créer du contenu et de suivre l’engagement des auditeurs au fil du temps, quels que soient leurs antécédents de marketing technique.

L’intégration intuitive de DocSend avec Salesforce et de Virtual Data Rooms enrichit les conférences d’investisseurs

L’intégration de DocSend à Salesforce permet à David Jud de suivre plus facilement l’engagement des utilisateurs avec le contenu. En tant qu’utilisateur assidu de Salesforce, David Jud est ravi de constater que toutes les interactions avec les recherches d’investisseurs hébergées dans DocSend sont reflétées au niveau du compte dans Salesforce. « Cela me fait gagner un temps fou de ne pas avoir à faire des allers-retours entre deux logiciels. Nous pouvons voir dans Salesforce comment les gens interagissent avec les documents que nous envoyons. » David Jud utilise Salesforce comme source d’information unique. DocSend enrichit les informations de base qu’il obtient de Salesforce, en fournissant « des données plus détaillées sur la manière dont les utilisateurs interagissent avec notre contenu », explique-t-il.

Guy Spier organise une conférence annuelle avec ses pairs pour partager des informations sur les recherches en investissement. Les participants présentent leurs conclusions, et ces présentations sont confidentielles. Elles doivent donc être hébergées dans un environnement virtuel sécurisé.

David Jud s’appuie sur les salles de données virtuelles de DocSend pour héberger les ressources de ses conférences et les présentations qui sont partagées avec les participants. « Il est beaucoup plus facile pour nous d’utiliser une salle de données DocSend pour héberger toutes les présentations de la conférence, plutôt que d’envoyer 20 liens différents à chaque participant », explique David Jud. Seule une liste approuvée de personnes peut consulter les présentations avant la conférence dans une salle de données facile d’accès.

Grâce à la puissance combinée de Dropbox et de DocSend, Aquamarine peut facilement mettre à jour, gérer et partager des contenus, que ce soit en interne ou en externe.