Avec le bon partenaire, la mise à l’échelle est simple : BlackMatter Creative augmente sa bande passante grâce à Dropbox Dash.

Arrière-plan

S’il y a bien une entreprise qui comprend la valeur d’un bon partenariat, c’est BlackMatter Creative. « Plutôt que de travailler sur une liste de tâches à cocher, nous collaborons avec vous pour déterminer votre objectif ultime, puis nous vous accompagnons dans un parcours pour comprendre vos besoins », explique Jessica Lytle, responsable de compte.

Cette approche authentique a permis à BlackMatter de se bâtir une réputation impressionnante et d’attirer des clients internationaux provenant de dizaines de secteurs d’activité. Mais en tant que petite entreprise, ils doivent tirer le maximum de leurs ressources internes. Ils s’appuient sur leurs outils pour gagner du temps, améliorer la productivité et faciliter la communication entre les membres de l’équipe et les clients.

« On est une petite agence. » Nous collaborons avec nos clients et des créatifs externes, qu’il s’agisse de rédacteurs, de concepteurs-rédacteurs, de photographes ou de vidéastes. « Il est donc primordial de veiller à ce que chacun dispose des outils nécessaires pour démarrer un projet efficacement », déclare Paul Woodard, président et directeur de la création chez BlackMatter Creative.

Défi : une petite agence avec de nombreux éléments interreliés

Avant la mise en place de ces outils, le démarrage d’un nouveau projet impliquait de franchir de nombreux obstacles.

« L’un de nos plus grands défis a été de tout organiser, des éléments et des pièces dont on avait besoin jusqu’aux membres de l’équipe qui allaient travailler sur le projet. »

Pour les responsables de compte comme Jessica Lytle, le prochain obstacle majeur était le déroulement des projets.

« Le simple fait de suivre le rythme de travail peut être difficile », dit-elle. « Nous avons tellement de projets en cours, et nous voulons vraiment nous assurer que les priorités et les échéanciers de tous nos clients soient respectés. » Ça signifie qu’on doit travailler aussi efficacement que possible.

Par ailleurs, BlackMatter avait besoin d’un moyen fiable d’interagir avec ses clients, de les accompagner et de gérer leur relation client de n’importe où. La possibilité de travailler à l’échelle nationale et internationale était particulièrement importante pour les membres de l’équipe comme le concepteur principal Ben Gennetay.

« Je travaille en France et mes collègues sont en Oklahoma, alors on a besoin de tout partager constamment. » J’ai travaillé dans des agences de création qui n’utilisaient pas de logiciel de stockage infonuagique auparavant, ce qui complique tout et ajoute des tracas supplémentaires. »

Solution : passer moins de temps à chercher et plus de temps à créer

BlackMatter s’est associé à Dropbox, dont la plateforme infonuagique a initialement aidé l’équipe à stocker et à organiser les ressources volumineuses fournies par les clients.

« En tant qu’agence créative, nous disposons d’une immense base de données d’illustrations, de polices et de projets pour une clientèle très diversifiée; Dropbox nous fait donc gagner un temps précieux », explique Paul Woodard.

L’équipe organise les fichiers par client dans Dropbox, ce qui lui permet d’explorer les fichiers de projet en détail et de trouver tout ce dont une personne pourrait avoir besoin pour un projet donné. « Dropbox facilite vraiment le passage d’un projet à l’autre, d’un client à l’autre », explique Jessica Lytle.

À mesure que BlackMatter se développait, sa relation avec Dropbox s’est également renforcée. Ils sont devenus membres du programme Design Partner et ont également adopté Dropbox Dash afin que les membres de l’équipe puissent trouver des fichiers, des images, des vidéos et bien plus encore sur plusieurs plateformes de travail. Grâce à ces fonctionnalités supplémentaires, l’équipe de BlackMatter peut localiser les documents plus rapidement, organiser les projets de façon optimale et communiquer plus efficacement, autant d’éléments qui lui permettent de se développer plus intelligemment et de réaliser un travail dans des délais serrés.

Ils sont allés encore plus loin, en créant plus rapidement des supports marketing grâce à des outils d’analyse, de synthèse et de rédaction optimisés par l’intelligence artificielle (IA). Gennetay a récemment utilisé Dash pour commencer à créer des présentations pour les médias sociaux, en fournissant au logiciel des paramètres concernant le nombre de diapositives et les sujets de chacune. Cela a stimulé le processus de pensée créative, lui permettant ainsi de se mettre au travail pour le perfectionner.

Ils utilisent aussi les fonctionnalités d’IA de Dash pour mettre en évidence les détails importants dans une conversation personnalisée. Au cours d’une réunion, certains clients ont demandé à Paul Woodard des détails précis de leurs projets. Il savait que c’était dans un courriel quelque part, mais le trouver en utilisant seulement la fonction de recherche prendrait normalement trop de temps. « Alors, j’ai ouvert Dash, j’ai tapé un mot-clé dans la barre de recherche, et j’ai obtenu une réponse précise immédiatement. » J’adore pouvoir utiliser Dash à la volée lors d’une réunion professionnelle pour fournir à mes clients une réponse pertinente et détaillée.

Ces moments sont importants, non seulement pour instaurer la confiance des clients, mais aussi pour rester au fait des échéanciers qui évoluent rapidement.

« Dans notre industrie, tout est tellement dicté par les délais, et chaque seconde supplémentaire qu’on peut gagner dans la journée est précieuse », explique Jessica Lytle. « Avoir un emplacement central permettant de rechercher dans tous nos fichiers créatifs et d’extraire ce dont nous avons besoin est tellement efficace, et nous sommes ravis de pouvoir étendre ce système. »

Résultats : gérer des charges de travail plus élevées avec moins d’efforts

La charge de travail de BlackMatter continue d’augmenter. Une charge de travail accrue peut entraîner davantage de stress, mais l’équipe n’est pas inquiète.

« Dash nous fournit les outils dont nous avons besoin pour être plus efficaces et ainsi mieux gérer les nouvelles charges de travail plus importantes qui nous sont confiées », explique Paul Woodard.

Des concepteurs comme Gennetay ne peuvent imaginer une journée sans ce logiciel. « Honnêtement, Dropbox a changé ma vie. S’il n’y avait pas Dropbox, je ne travaillerais pas pour une agence aux États-Unis. »

Comme l’espérait l’équipe, l’un des impacts les plus importants a été leur capacité à évoluer. Avant Dropbox, l’équipe était occupée à gérer les opérations quotidiennes de l’entreprise. Maintenant qu’ils n’ont plus à se soucier de l’organisation, du stockage ou du partage de contenu, ils sont libres d’être présents pour leurs clients et d’avoir les conversations qui stimulent leur créativité.

Ils disposent également de plus de latitude pour des tâches, telles que les mises à jour du site Web et l’ajustement des messages sur les produits. Alors que l’équipe continue d’attirer davantage de clients, ses initiatives créatives et ses partenariats, elle sait que Dropbox est toujours là pour lui faciliter la tâche.

« Le fait de vivre cette expérience avec Dash et de travailler avec l’équipe Dropbox nous a vraiment donné le sentiment d’être appréciés en tant que clients. » « C’était un partenariat formidable », déclare Paul Woodard.