Comment Cully Automation a su maîtriser ses contrats grâce à Dropbox
Le travail à distance a mis beaucoup de pression sur les processus de gestion manuelle des documents d’une société d’ingénierie. Mais avec Dropbox et Dropbox Sign, Cully Automation a fait d’énormes progrès.
« L’adoption de Dropbox et Dropbox Sign a été la clé de la croissance et du succès de notre entreprise. Sans eux, nous ne serions pas aussi efficaces, ni aussi productifs. »
Défi
Cully Automation est une entreprise d’ingénierie irlandaise qui propose notamment des services de conception, d’installation et d’automatisation des processus à grande échelle. L’équipe est spécialisée dans la planification, la construction, l’automatisation et la maintenance des systèmes d’eau potable en Irlande.
Depuis plusieurs années, Cully Automation s’appuyait sur Dropbox pour gérer la collaboration entre les personnes travaillant sur le site et dans les bureaux. Lorsque la pandémie de COVID‑19 a frappé, l’équipe a eu besoin d’une solution capable d’étendre cette collaboration en temps réel à la signature de contrats. Malgré l’adoption du travail à distance, Cully Automation envoyait ses contrats et documents à signer par courriel ou par courrier. Ce processus de signature, qui était coûteux et difficile à sécuriser, faisait perdre un temps précieux aux employés.
La solution devait également prendre en compte les équipes travaillant sur le terrain à partir de zones à faible bande passante qui auraient besoin d’effectuer une mise à jour hors ligne, laquelle pourrait être une synchronisation ultérieure, une fois la connexion rétablie.
« L’association de Dropbox et de Dropbox Sign a permis de créer la première solution intégrée de signature électronique et de stockage de documents au monde. La décision d’adopter Sign s’est prise tout naturellement. »
Solutions
Alors que chaque visiteur et employé devait répondre à une enquête de retour au travail et déclarer officiellement qu’il ne présentait aucun symptôme de COVID-19 avant d’entrer sur les sites, la méthode séculaire d’impression, de signature et de collecte des formulaires imprimés est rapidement devenue chronophage et onéreuse. Ceci, ajouté à la nécessité de signer et de mettre à jour régulièrement des documents importants en matière de santé et de sécurité, des évaluations des risques et des rapports sur les blessures, signifiait que l’entreprise était confrontée à un suivi intensif sur papier et à des retards administratifs inutiles.
Cully Automation s’est tourné vers Dropbox et Sign pour permettre aux employés, aux visiteurs et aux sous‑traitants de signer des documents et des déclarations à distance. Cette initiative a permis à l’entreprise de créer, de signer et de stocker de façon sécurisée des documents juridiquement contraignants pour chacun des sites et bureaux recevant des visites, et ce en temps réel. De plus, la configuration a été simple et rapide : l’équipe a pu commencer à profiter de cette nouvelle technologie en quelques jours seulement.
Résultats
Suite à des niveaux d’adoption élevés et à une augmentation de la rapidité et de la précision du processus de déclaration COVID-19, l’équipe des finances, des ressources humaines et des contrats de Cully Automation a choisi d’adopter un processus similaire. Désormais, tout, de la facturation au recrutement et à la passation des contrats, est géré avec Dropbox et Sign.
Tous les services de Cully Automation disposent ainsi d’un seul et même espace pour gérer efficacement leurs documents. Du lancement d’un projet jusqu’à sa mise en œuvre, Dropbox et Sign assurent la sécurité de tous les documents dans un emplacement facilement accessible, ce qui permet une meilleure collaboration et des mises à jour en temps réel.
« Je n’imagine pas la vie sans Dropbox ou Sign, ce sont des produits qui sont devenus essentiels dans toutes nos activités. Ils sont utilisés tout au long de notre cycle de vente, de la préqualification aux dossiers d’appels d’offres, jusqu’à l’après-vente. »
David CullyDirecteur général, Cully Automation Ltd