Comment Darakwon a accéléré la publication, réduit les coûts et repris le contrôle

Arrière-plan

Darakwon publie des supports d’apprentissage des langues pour les étudiants du monde entier. Basée en Corée du Sud, l’entreprise collabore avec 86 partenaires dans 27 pays. Des premières ébauches aux fichiers prêts à l’impression, le contenu circule constamment entre les frontières, les équipes et les fuseaux horaires.

Défi : lenteur dans la livraison des fichiers et surcharge importante des systèmes informatiques

Pendant des années, Darakwon partageait des fichiers à l’ancienne : en les gravant sur des clés USB, des disques durs et même des Blu-ray, avant de les expédier à l’étranger. Chaque transfert pouvait prendre environ un mois, parfois deux. Et ça ne fonctionnait pas toujours : les appareils s’endommageaient, les téléchargements échouaient et les fichiers disparaissaient.

Darakwon stockait les fichiers sur des serveurs locaux, mais le système était difficile à gérer :

• Le matériel nécessitait des mises à niveau constantes.
• Les pannes étaient fréquentes et ralentissaient souvent le travail.
• Les coûts d’entretien ne cessaient de s’accumuler.
• Les sauvegardes étaient compliquées et ne semblaient pas toujours sécurisées.

Certaines équipes ont tenté d’utiliser leurs propres outils infonuagiques, mais cela n’a fait qu’engendrer de nouveaux problèmes : données éparpillées, risques de sécurité et absence d’un mécanisme clair pour gérer tout cela. Darakwon avait besoin d’une plateforme unifiée capable de tout centraliser.

Solution : un seul endroit pour stocker, envoyer et gérer les fichiers

Darakwon a choisi Dropbox pour sa simplicité, sa fiabilité et la qualité de son assistance technique. À l’époque, ce qui ressortait, c’était le soutien local en coréen, d’excellentes performances à l’échelle mondiale et un meilleur rapport qualité-prix que les autres plateformes.

Aujourd’hui, tout le contenu de Darakwon est centralisé au même endroit. Toute l’équipe a un accès facile aux fichiers, mais des contrôles d’autorisation précis garantissent que chaque personne ne voit que ce dont elle a besoin. L’équipe utilise Dropbox Transfer pour envoyer des ressources volumineuses (comme des mises en page de livres, des fichiers audio et des travaux de conception) à des partenaires en Corée du Sud et dans le monde entier.

Pour les projets d’apprentissage en ligne, ils utilisent parfois Dropbox Replay pour laisser des commentaires spécifiques à chaque image sur les fichiers vidéo et audio, ce qui facilite les modifications lorsqu’une révision à distance est nécessaire.

Ils utilisent aussi Dropbox Sign pour gérer les contrats numériquement, sans quitter Dropbox.

Résultats : livraisons plus rapides, coûts réduits, confiance accrue

Aujourd’hui, Darakwon partage des fichiers en quelques secondes, sans erreur ni délai.

Grâce à un partage accéléré et moins de goulots d’étranglement, les projets passent désormais plus rapidement de la conception à la livraison. « Depuis que nous avons remplacé notre ancien système, l’efficacité globale du travail s’est améliorée de 5 à 10 % », ajoute Shin Kyung-chul, directeur général de Darakwon.

Dropbox a aussi aidé à réduire les coûts à tous les niveaux :

• Les frais d’expédition sont passés d’environ 30 000 $ en 2021 à environ 15 000 $ en 2024, la plupart des fichiers étant désormais envoyés par voie numérique.
• L’équipe consacre moins de temps à l’impression, à l’emballage et à l’envoi des supports.
• Le passage d’un système local à une solution infonuagique leur a permis d’économiser sur les coûts de matériel et d’épargne environ 7 500 $ par année en personnel informatique.

La nouvelle configuration leur a apporté une réelle tranquillité d’esprit. «  La fonctionnalité de contrôle de version Dropbox a été une véritable bouée de sauvetage », explique Shin Kyung-chul. «  Elle nous a sauvés plus d’une fois lorsque des fichiers ont été perdus ou corrompus. » L’entreprise bénéficie également d’une sécurité renforcée et d’un meilleur contrôle de sa propriété intellectuelle.

Enfin, l’interface d’administration permet à l’équipe d’intégrer et de retirer rapidement des membres du personnel, tandis que les journaux d’activité détaillés indiquent exactement qui a accédé, modifié ou supprimé un fichier. Les alertes système, comme les notifications pour les transferts de fichiers volumineux, aident l’équipe informatique à repérer toute activité inhabituelle et à intervenir rapidement.

Grâce à des délais réduits et des processus de travail simplifiés, Darakwon a renforcé ses activités de publication à l’échelle mondiale avec plus d’assurance et de fluidité.