Arrière-plan

Depuis plus de 100 ans, le Motion Picture & Television Fund (MPTF) fournit une aide financière, des soins de santé et un logement aux travailleurs de l’industrie du divertissement. Qu’il s’agisse d’appuyer les intervenants entre deux projets, d’aider les équipes techniques à couvrir leurs dépenses ou d’organiser son téléthon annuel, la mission du MPTF est claire : identifier un besoin et y répondre.

Défi : partage de fichiers chaotique et peu fiable

Mais pour que cette mission puisse aller de l’avant, il faut travailler vite. La petite, mais dynamique équipe marketing du MPTF s’occupe de tout, des campagnes de financement à la collecte de vidéos de personnalités engagées. Des vidéos d’événements aux visuels pour les médias sociaux, le MPTF partage constamment des fichiers— à l’interne, avec ses fournisseurs et avec ses principaux soutiens. Mais leur ancien système n’était pas adapté à leur façon de travailler. 

• Les liens vers les fichiers ne fonctionnaient pas toujours, ce qui rendait difficile l’accès au contenu pour les partenaires.
• La collecte des ressources s’est faite de manière chaotique, les contributeurs utilisant différentes méthodes pour envoyer les fichiers.
• Les approbations se sont prolongées, ralentissant les campagnes et la production d’événements en direct.

Lorsqu’il s’agissait de leur principal événement de collecte de fonds — le téléthon annuel —, ces problèmes étaient encore plus urgents. Le MPTF avait besoin d’un moyen de recueillir, partager et examiner rapidement les ressources provenant de divers collaborateurs, allant des monteurs aux célébrités.

Solution : collecte, envoi et révision des fichiers en toute fluidité

Pour simplifier le partage de fichiers et travailler plus efficacement, le MPTF a opté pour l’utilisation de Dropbox. « L’équipe Dropbox a été d’un soutien incroyable et très soucieuse de répondre à nos besoins », confie Jennifer Clymer. « Ils nous ont proposé différentes solutions, nous ont donné un accès en avant-première à certaines fonctionnalités et se sont assurés que nous ne manquions de rien. Nous nous sommes sentis parfaitement pris en charge. »

Certains collaborateurs étaient également enthousiastes à l’idée de passer à Dropbox, ayant déjà pu constater sa facilité d’utilisation. Amber LaRosa ajoute : « Je savais à quel point il était facile de travailler avec Dropbox, car lorsque tout est en ligne, on peut y accéder rapidement et n’importe quand, même si on n’a pas ouvert ce fichier depuis plus de deux ans. »

Le MPTF a rapidement configuré un nouveau processus de travail pour la collecte des ressources. Maintenant, les employés partagent simplement un lien public, ce qui permet aux collaborateurs de téléverser des fichiers directement dans les bons dossiers, même sans compte Dropbox.

Amber LaRosa collabore désormais plus facilement sur des projets, comme l’infolettre du MPTF. Auparavant, elle gérait les avis sur l’infolettre par le biais de documents et de courriels, où les modifications pouvaient facilement se perdre. Maintenant, elle suit les modifications et les commentaires directement dans Dropbox Paper, en mentionnant les monteurs et en créant des liens vers les ressources pertinentes, le tout stocké et organisé dans Dropbox.

L’équipe du MPTF utilise aussi Dropbox Replay pour visionner les enregistrements.

Auparavant, Jennifer Clymer regardait les vidéos en continu, prenait des notes et consignait les codes temporels dans un document, puis les envoyait par courriel au monteur. En l’absence de repères précis, le monteur devait souvent faire des suppositions. Avec Replay, Jennifer Clymer peut simplement cliquer sur un lien, regarder la vidéo et laisser des commentaires image par image. « On a l’impression d’être de retour ensemble dans la salle de montage, même si on travaille à distance », ajoute Jennifer Clymer.

Résultats : une collaboration plus simple et plus rapide

Dropbox n’a pas seulement simplifié le processus de travail du MPTF, cela lui a permis de retrouver du temps pour se concentrer sur sa mission.

• Approbations de contenu 20 % plus rapides
• Plus de contenu fourni par des célébrités, grâce à des téléversements faciles
• Production d’événements plus fluide, avec un accès instantané aux fichiers critiques

Lors du dernier téléthon, une célébrité a envoyé une vidéo de dernière minute juste avant la diffusion. Grâce à Dropbox, l’équipe l’a téléchargée instantanément, l’intégrant parfaitement à l’émission.

Et pour le festival de films instantanés du MPTF, Dropbox a permis aux équipes de collaborer sans interruption, en assurant l’organisation des ressources et l’avancement des projets au rythme de la production.

Pour Jennifer Clymer, la vraie victoire réside dans la façon dont Dropbox facilite la vie de tous, de l’équipe du MPTF aux célébrités et partenaires qui les soutiennent. « Les célébrités sont constamment sollicitées pour des services, il faut donc leur faciliter au maximum la tâche pour qu’elles acceptent. » Avec Dropbox, on dit simplement : « Prenez la photo avec votre téléphone, cliquez sur ce lien, puis téléversez-la. « C’est tout! », ajoute Jennifer Clymer.

Pour Jennifer Clymer, le principal avantage réside dans la facilité avec laquelle l’entreprise et ses collaborateurs peuvent envoyer et recevoir des ressources au moyen de liens. « J’ai beaucoup de compassion pour les gens qui veulent simplement ouvrir un fichier sans avoir à passer par plusieurs étapes. Ils disaient : « Je ne comprends pas. Je veux juste y  jeter un œil. Pourquoi ce n’est pas plus simple? Avec Dropbox, c’est enfin le cas  », confie-t-elle.