Arrière-plan

Dans une agence en pleine croissance, le principal frein n’est pas toujours le travail lui-même. Ce sont ces moments intermédiaires : le lien publié dans la mauvaise conversation, la présentation introuvable et la question à laquelle on a déjà répondu cinq fois cette semaine. Quand tout va vite, ces petits retards s’accumulent et vous ralentissent discrètement.

C’est dans cet univers que Kaitlyn Miner, responsable des ressources humaines et de la culture, et Kim Siercks, analyste en amélioration des processus, évoluent chez Pathfinders Advertising. Cette entreprise de 50 employés s’est taillé une réputation dans la conception de stratégies de marque, la création artistique, la production médiatique et la mise en œuvre de projets numériques pour une clientèle régionale et nationale.

Kaitlyn Miner dirige le département des ressources humaines et de la culture de l’agence. Sa tâche consiste à garantir la clarté et la cohérence dans l’expérience des employés, ce qui favorise le développement de l’entreprise. Siercks travaille sur le plan opérationnel, intervenant pour identifier les points de blocage et aider à relancer le travail lorsque les projets sont au point mort.

À eux deux, ils avaient une vision claire de ce qui fonctionnait au sein de l’agence (et de ce qui ne fonctionnait pas).

Défi : une croissance rapide qui risque de faire perdre de vue l’essentiel.

De l’intégration de nouveaux employés à la prestation des services aux clients, le problème était le même. Les équipes passaient trop de temps à chercher des informations.

Kaitlyn Miner recevait ces avis directement. « Je recevais constamment des questions. Et ce seraient les mêmes questions posées par plusieurs employés. »

Pathfinders utilisait Dropbox depuis des années pour organiser et rendre ses fichiers accessibles. Des éléments créatifs aux trousses de bienvenue, chaque chose avait sa place. Mais à mesure que l’agence grandissait, Dropbox n’était plus le seul endroit où les fichiers professionnels étaient stockés. Les conversations se déroulaient dans Teams. Les avis étaient transmis par courriel. Des notes étaient jointes aux présentations. Et personne ne trouvait ce dont il avait besoin, au moment où il en avait besoin.

Aucune information ne manquait. Elle était fragmentée.

Solution : un seul endroit pour chercher et comprendre rapidement.

La direction a commencé à chercher des moyens de faciliter l’accès à l’information dans toute l’entreprise sans changer les méthodes de travail habituelles. Lorsqu’ils ont découvert Dropbox Dash, ils y ont vu une solution. Dash fonctionnerait avec les outils que les équipes utilisent déjà, en regroupant le contenu, les conversations et le contexte dans un seul emplacement où il est possible d’effectuer des recherches.

« Nous utilisons [déjà] Dropbox pour stocker tout ce que nous produisons. Dash [nous aide] à trouver tous les contenus dont nous avons besoin », déclare Siercks.

En connectant des outils comme Dropbox, Microsoft Teams et d’autres applications professionnelles, Dash crée une fonction de recherche centralisée alimentée par l’intelligence artificielle (IA) dans l’ensemble de l’écosystème Pathfinders. Au lieu de devoir se souvenir de l’emplacement d’un fichier, les employés peuvent effectuer une seule recherche et obtenir des résultats provenant de l’ensemble de leurs fichiers, fils de discussion et documents. Chaque requête tient compte des autorisations d’accès, de sorte que les employés ne voient que le contenu auquel ils sont autorisés à accéder.

Pour Kaitlyn Miner, cela signifie moins de demandes répétées. « [Maintenant, je] pose la question suivante : L’avez-vous déjà cherché dans Dash? », s’interroge-t-elle. « Cela permet aux gens de trouver eux-mêmes [les réponses], tout en veillant à ce que les employés se sentent soutenus. »

Dash résume également les documents et fait rapidement ressortir les informations clés, aidant ainsi les équipes à s’orienter sans avoir à ouvrir et à parcourir plusieurs fichiers. Au lieu de parcourir des fils de discussion et des dossiers, ils trouvent le contenu adéquat en quelques secondes.

Résultats : 750 heures récupérées – et chacun peut trouver ce dont il a besoin

Siercks a constaté la valeur de Dash lors d’une séance «  d’immersion » avec un nouveau client. « Normalement, il nous faudrait environ une semaine pour transformer cette journée en un résumé exploitable par l’équipe », explique-t-elle. Avec Dash, l’équipe a condensé les principaux enseignements dans une séance d’information d’une heure et a commencé à passer à l’action dès le lendemain.

Kaitlyn Miner a constaté des gains similaires en matière de gestion du rendement. Lorsqu’elle montrait aux employés comment effectuer l’évaluation du rendement (PMR), elle utilisait la fonction de clavardage de Dash pour les aider à rédiger des évaluations avec leurs propres mots. « Sur un cycle de six mois, [l’équipe] peut sauvegarder la conversation et y ajouter les cas de réussite au fur et à mesure », explique Kaitlyn Miner. « Au bout du compte, vous disposez d’un PMR correctement rempli, prêt à être présenté. »

Dans les deux cas, Dash a permis de consacrer moins de temps au traitement du contexte et plus de temps à son application.

Kaitlyn Miner a calculé l’impact à l’échelle de l’entreprise. Les créatifs affirment économiser cinq à six heures par semaine. Les gestionnaires des opérations ont ainsi plus de temps pour résoudre les problèmes plus rapidement. Les questions répétées au service des ressources humaines ont diminué sans toutefois réduire le soutien offert. « Dash m’a permis de gagner probablement deux à trois heures par semaine », reconnait-elle. « Si vous faites le calcul, cela représente 750 heures par année pour l’ensemble de l’entreprise. »

Une fois que les équipes cessent de courir après les liens et les réponses, elles peuvent réinvestir ce temps dans ce que Pathfinders appelle le « travail d’investissement » : c’est-à-dire l’apprentissage, l’amélioration des processus et le renforcement de la culture d’entreprise.

« Dash nous donne plus de temps à passer ensemble », explique Siercks, « et à réinvestir dans l’entreprise ainsi que dans notre propre développement. »