Avec des fichiers accessibles et organisés dans Dropbox, Sagafilm peut se concentrer sur la créativité
Sagafilm a remplacé cinq plateformes par Dropbox, ce qui a permis de structurer et de simplifier ses processus de travail. Les fichiers sont faciles à trouver, à partager et à examiner, ce qui donne plus de temps à l’équipe pour se concentrer sur la narration destinée à un large public.
« Mettre à niveau ou maintenir un de nos anciens systèmes aurait coûté l’équivalent de dix mois de Dropbox. Cela suffit à expliquer la nécessité d’un changement. »
Arrière-plan
Sagafilm est la principale société de production de films et de télévision d’Islande. Avec 30 employés à temps plein et jusqu’à 1 200 sous-traitants embauchés chaque année, ils s’occupent de tout, des documentaires locaux aux productions mondiales pour des plateformes comme Netflix.
Défi : jongler avec les outils et les abonnements
Le processus de Sagafilm s’occupe de tout, de la planification et du tournage au montage jusqu’à la livraison finale du produit. Tous les jours pendant la production, les images sont visionnées et partagées pour recueillir des avis. La postproduction comprend le montage, le sous-titrage, l’étalonnage des couleurs et la préparation des livrables finaux (fichiers vidéo et feuilles de mixage).
Avec cinq plateformes différentes en jeu (transferts de fichiers, suivi des versions et partage des modifications), il était difficile de tout gérer. Il fallait se souvenir de l’endroit où chaque fichier a été téléversé, de la dernière version disponible et de la manière de le partager. Cela entraînait souvent des allers-retours supplémentaires, ce qui ralentissait considérablement la collaboration.
Administrer plusieurs plateformes nécessitait également l’adoption de divers modèles de tarification, mais aussi des frais dissimulés et des services exigeant une maintenance régulière. Certains étaient gratuits, mais leur mise à niveau ou leur maintenance nécessitaient trop de temps et de savoir-faire techniques pour que l’équipe puisse s’en occuper. D’autres avaient des frais difficiles à estimer jusqu’à la réception de la facture. « Dans ce métier, le travail fluctue beaucoup avec des périodes chargées suivies de mois creux. « Moins on a de services à gérer pour adapter nos outils à la demande, mieux c’est », affirme Örn Sveinson, responsable de la postproduction chez Sagafilm.
« À présent, j’utilise seulement un signet Dropbox dans mon navigateur, ce qui me permet d’effectuer toutes les tâches. Partager un fichier est devenu aussi simple qu’envoyer un lien, sans avoir à le téléverser au préalable. Ça fait toute une différence. »
Solution : une plateforme qui fait tout
Sagafilm a adopté Dropbox, qui a remplacé cinq plateformes distinctes par une seule plateforme offrant une synchronisation, une sécurité et une facilité d’accès améliorée. Tous les types de fichiers, des vidéos aux feuilles de mixage en passant par les contrats, sont maintenant faciles à trouver et à gérer grâce à une structure de dossiers claire. L’équipe utilise également le service Dropbox Transfer pour suivre l’activité des fichiers et partager des dossiers au lieu d’envoyer plusieurs courriels pour transmettre des fichiers particuliers à diverses parties. Les producteurs et les clients internationaux peuvent accéder à des versions brutes via des liens protégés par mot de passe, ce qui leur permet de visionner les séquences sans avoir à télécharger de gros fichiers.
Avec Dropbox Replay, les commentaires sont rapides et sans obstacles. Les éditeurs reçoivent des cotes horodatées directement sur la vidéo. Les ingénieurs du son peuvent insérer les commentaires directement dans leurs outils de montage. Même le sous-titrage est plus facile, grâce aux réviseurs qui suggèrent des modifications directement dans la chronologie.
Résultats : moins de stress, plus de narration
Dans l’ensemble, avoir tout dans Dropbox simplifie les choses :
- Toutes les ressources peuvent être trouvées au même endroit et dans une structure de dossiers claire
- La gestion des abonnements aux outils est plus facile
- La collaboration avec les réalisateurs et les monteurs est simple et fluide
- Des liens protégés par mot de passe et des droits d’accès organisés contribuent à assurer la conformité
- Les équipes n’ont pas besoin de fouiller dans les courriels ou de suivre l’historique des versions sur différentes plateformes
« Avoir un seul service plutôt que cinq facilite grandement l’augmentation ou la réduction des licences au besoin », explique Sveinsson. Il n’a plus à se soucier des coûts cachés, comme les frais d’abonnement oubliés ou les mises à niveau matérielles. Cela a permis de réduire les coûts globaux.
En consacrant nettement moins d’énergie et de ressources à la gestion de fichiers éparpillés ou aux abonnements, l’équipe peut se concentrer davantage sur sa créativité, donner vie aux récits et produire des programmes qui toucheront un public plus large.
« Mes pairs sont souvent impressionnés quand je leur raconte tout ce qu’on fait avec cette seule plateforme. Grâce à Dropbox, qui permet de regrouper tous vos fichiers en un seul endroit, vous pouvez accomplir autant, sinon plus, que si vous aviez utilisé cinq services différents. » Sagafilm prévoit bientôt lancer un nouvel outil : l’adoption de Dropbox Sign pour les accords numériques.
