L’amélioration de la sécurité et de l’accès aux fichiers a simplifié la collaboration avec les clients

Défi : une violation des données révèle la nécessité de renforcer la sécurité des fichiers

Fondée en 1984, The Shopping Center Group (TSCG) est une agence immobilière commerciale privée majeure qui est essentiellement axée sur les détaillants et les restaurateurs. En restant fidèle à ce secteur, TSCG a développé des relations solides et durables avec des détaillants renommés. Cette ligne de conduite dédiée et son engagement à en apprendre toujours plus sur le secteur du détail leur permet d’éviter les distractions tout en apportant des informations judicieuses pour résoudre les défis de leurs clients.

Pour TSCG, la sécurité et la protection des informations client sont d’une importance vitale. Il s’agit bien évidemment de protéger les données financières, mais d’autres informations stratégiques qui tomberaient entre de mauvaises mains pourraient également avoir des conséquences désastreuses. Par exemple, si un grand détaillant envisageait de se lancer sur un marché en particulier, cette information pourrait intéresser beaucoup de monde.

Suite à un incident de sécurité chez l’un des partenaires de longue date de TSCG, l’équipe a reconnu qu’il était indispensable de choisir un nouveau fournisseur de services et s’est appliquée à passer en revue ses pratiques de stockage des fichiers.

En raison de la nature du travail de TSCG, tout n’est pas géré en interne. Bien que TSCG gère une grande quantité d’informations en interne, celles-ci doivent être partagées avec les clients. Le processus de partage était complexe : l’équipe devait faire appel à son partenaire informatique, qui configurait ensuite un dossier de partage. Tous ces dossiers étaient ensuite centralisés dans un système de stockage de fichiers traditionnel.
Le groupe voulait trouver une meilleure solution, et il a expliqué son cas à plusieurs fournisseurs de services gérés (MSP) pour trouver la solution la mieux adaptée.

Solution : un stockage infonuagique sécurisé qui simplifie le partage et l’accessibilité

Lors de ses conversations avec des fournisseurs de services gérés potentiels, TSCG a abordé leurs craintes et leurs défis en matière de sécurité, de stockage et de partage des fichiers. Tout au long de ces échanges, la solution Dropbox s’est imposée parce qu’elle comprenait la valeur de la sécurité et qu’elle disposait de systèmes capables de protéger les informations tout en permettant un accès facile aux fichiers aux personnes qui en avaient besoin. Pour Bryan Chandler, vice-président et directeur général de la technologie et de l’innovation chez TSCG, il était tout aussi important de pouvoir s’appuyer sur l’expérience de Dropbox avec ses autres clients, et d’avoir la certitude que les informations étaient bien protégées. Quand un client demande : « Quelles mesures appliquez-vous pour nous protéger? », TSGC peut lui expliquer les mesures que Dropbox a mises en place. « Cela nous permet d’établir un climat de confiance dans nos relations », explique M. Chandler.

Dropbox est devenu le mécanisme central de partage de fichiers de TSCG, et les 300 employés du groupe ont accès à Dropbox. La plateforme est déjà installée sur l’ordinateur portable de tous les nouveaux utilisateurs afin que les documents, les téléchargements et les images soient tous dirigés vers Dropbox. Les agents de TSCG peuvent également se connecter à Dropbox à partir de leur appareil mobile lorsqu’ils sont en déplacement. Et puisque Dropbox synchronise les fichiers sur tous les appareils, chaque employé travaille sur la version la plus récente de ces fichiers. « Nous n’avons plus à nous inquiéter de l’endroit où se trouvent nos documents. Il nous suffit de les enregistrer et nous pouvons les consulter où que nous nous trouvions », explique Bryan Chandler. Les agents travaillent sur des transactions complexes, avec des documents complexes, mais désormais, tant qu’ils ont accès à Internet, ils ont accès aux fichiers dont ils ont besoin. Ce degré de mobilité et de flexibilité a également permis à TSCG d’adopter un modèle de travail hybride.

Outre la mise à disposition d’un stockage de fichiers sécurisé, les fonctionnalités de Dropbox simplifient la collaboration à la fois pour les agents de TSCG et pour leurs clients. Le partage de fichiers, par exemple, permet à TSCG de créer des espaces virtuels pour leurs clients, avec toutes leurs informations, puis de simplement leur envoyer un lien leur donnant accès à ces informations, permettant de garantir que tout le monde travaille à partir des mêmes données. « Ce nouveau processus a très bien été accueilli, non seulement par nos agents, mais également par nos clients », indique Bryan Chandler. Une acquisition implique un certain niveau de diligence raisonnable : une transaction récente comptait par exemple de nombreux accords concernant divers abonnements et contrats qu’une entreprise avait avec différents fournisseurs. La gestion de telles transactions exige énormément de communication, généralement par courriel. M. Chandler a utilisé la fonctionnalité de demande de fichiers de Dropbox, grâce à laquelle l’autre partie a pu partager des documents dans l’espace qu’il avait créé.

« Cela évite tellement d’échanges de courriels, explique M. Chandler. Ma boîte de réception n’est plus submergée, le client peut simplement transférer les fichiers à un emplacement que nous pouvons tous deux consulter. Ce processus est beaucoup plus simple. Quand on traite autant de fichiers, cela limite le nombre de problèmes du type "Ah, je pensais l’avoir déjà envoyé". » TSCG exploite également la possibilité de suivre certains dossiers. Les utilisateurs peuvent recevoir une notification dès qu’un nouvel élément est ajouté à un espace. « La fonctionnalité de suivi des dossiers est un véritable atout caché de Dropbox, mais aux pouvoirs impressionnants, se réjouit Bryan Chandler. Je transfère des bulletins d’information, des articles et d’autres ressources utiles dans le dossier. Tout utilisateur trouvant ces ressources pertinentes peut suivre le dossier et recevoir des notifications quand j’y ajoute de nouveaux contenus. »

Dropbox fonctionne bien avec le reste de la pile technologique de TSCG, qui comprend des applications telles que l’outil de gestion de projet monday.com et le gestionnaire des ressources et des contenus Airtable. « En deux clics, je peux récupérer n’importe quel fichier de Dropbox dans ces applications, de façon très simple », indique Bryan Chandler. Les fonctionnalités d’intégration de Dropbox permettent de profiter d’une grande évolutivité, que TSCG espère exploiter très prochainement. « C’est certain, nous allons profiter de plus en plus de possibilités de collaboration entre Dropbox et les applications que nous utilisons quotidiennement. »