Quel est le processus et la méthodologie DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve and Control)?

Que signifie le sigle DMAIC?

Dans le monde des affaires, il nous arrive parfois d’entendre un jargon qui entre par une oreille et ressort par l’autre. « DMAIC » (prononcé « duh-may-ik ») en est un bon exemple. Surtout en raison de la puissance que peut avoir la méthode DMAIC pour améliorer vos efforts de travail.

En bref, « DMAIC » est une approche de résolution de problèmes axée sur les données, qui repose sur des améliorations et des optimisations progressives des produits, des conceptions et des processus.

Que signifie l’acronyme DMAIC?

En termes simples, cet acronyme anglais signifie « Define, Measure, Analyze, Improve, and Control » (Définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler).

L’ingénieur Bill Smith de Motorola a créé la méthode DMAIC dans les années 1980 dans le cadre de la méthodologie Six Sigma, qui repose sur la mesure et l’analyse pour rendre les opérations aussi efficaces que possible. Quel est son but? Amélioration des processus.

Quelles sont les différentes phases du processus DMAIC?

Smith a conçu les cinq étapes ou « phases » interconnectées du DMAIC pour avoir un effet cumulatif : s’appuyer sur les informations et les données générées lors des étapes précédentes et itérer sur ses découvertes.

Définir

La phase « Définir » de la méthode DMAIC permet d’établir la nature du problème et les éléments nécessaires à sa résolution. Cela semble évident, mais cette étape du processus — énoncer le problème, l’objectif et la portée nécessaire pour l’atteindre — est cruciale. 

En les définissant, vous découvrirez quels éléments sont essentiels à la qualité (ÉÀQ) ou « CTQ ». Les chefs d’équipe et les gestionnaires de projet élaborent généralement un diagramme SIPOC (SIPOC est un acronyme en anglais qui signifie « Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers » – Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties, Clients) pour leur charte d’équipe ou de projet.

Mesurer

Comprenez-vous le problème? Très bien! Décrivons ensemble comment vous allez mesurer et observer les modifications que vous y apporterez. Voici les objectifs de la phase « Mesurer » du DMAIC :

• Évaluer la performance de votre processus existant
• Déterminer les données que vous allez analyser

À partir de là, vous pouvez utiliser un plan de collecte de données pour suivre votre rendement au fur et à mesure que vous apportez des modifications et pour comparer les résultats à la fin du projet.

Analyser :

Vous devriez maintenant disposer de données de base vous permettant de commencer à prendre des décisions relatives aux processus. Félicitations! Bienvenue dans la phase d’analyse du processus DMAIC, où vous étudiez ces données. 

Vous et votre équipe allez élaborer une cartographie du processus actuel à partir des données afin de comprendre où ont commencé les problèmes dans votre processus existant.

Il n’est pas nécessaire d’utiliser l’un des outils complexes de Six Sigma : les diagrammes d’Ishikawa et les diagrammes de Pareto sont des méthodes parfaitement suffisantes et couramment utilisées pour mener une analyse des causes profondes.

Une fois que vous avez identifié plusieurs causes profondes, impliquez votre équipe pour déterminer l’orientation de votre processus DMAIC pour la suite.

Innover (Améliorer)

Il est temps de commencer à apporter de véritables améliorations aux processus. Durant la phase « Amélioration » du DMAIC, collaborez avec votre équipe pour trouver des solutions créatives à mettre en œuvre et à mesurer. Le remue-méninges et la tenue de réunions efficaces sont essentiels. Une fois que vous avez des solutions en tête, vous devrez les tester, les sécuriser et les mettre en œuvre. Les cycles Planifier-Faire-Vérifier-Agir (« Plan-Do-Check-Act ») ou « PDCA » sont une méthode courante pour cela, tout comme l’analyse des modes de défaillance et de leurs effets (« Failure Mode and Effects Analysis » ou « FMEA », pour anticiper les problèmes possibles. Enfin, élaborez un plan de mise en œuvre détaillé pour corriger les problèmes existants liés aux processus.

Contrôle

La dernière étape de la méthode DMAIC devrait vous aider à vérifier et à pérenniser le succès de votre solution. Dans la phase de contrôle du DMAIC (Contrôler), votre équipe crée — vous l’avez deviné — un plan de contrôle. Cela permet à votre équipe de réévaluer en permanence les impacts des changements de processus mis en œuvre. 

Vous devriez aussi élaborer un plan d’intervention à mettre en œuvre au cas où le rendement recommencerait à baisser. Pouvoir revenir sur la manière dont vous avez mené les améliorations et sur les solutions que vous avez mises en œuvre peut s’avérer inestimable. Dans ces moments-là, il est essentiel d’avoir une documentation appropriée et un contrôle des versions sur le processus d’amélioration.

Un conseil judicieux : si vous avez déjà entendu parler de la méthode DMAIC, vous avez peut-être entendu parler d’une autre étape initiale, appelée phase de reconnaissance (Reconnaître). C’est une distinction sémantique mineure — les deux sont essentiellement identiques.

PDCA, DMAIC ou DMADV : Quelle est la différence?

DMAIC et DMADV sont deux méthodologies de Six Sigma, une approche basée sur les données pour améliorer les processus.

DMADV signifie « Measure, Analyze, Design, and Verify » (Définir, Mesurer, Analyser, Concevoir et Vérifier). Alors que la méthode DMAIC est utilisée pour améliorer les processus existants, la méthode DMADV est utilisée pour développer un nouveau processus.

Parallèlement, la méthode PDCA (Planifier, Faire, Vérifier, Agir) est une approche de gestion plus générale, axée sur l’amélioration continue.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’approche DMAIC?

Dans l’industrie, l’adoption des méthodes Six Sigma et DMAIC a contribué à promouvoir une approche de production allégée dans le but d’éliminer le gaspillage, les défauts et la surproduction.

Les fabricants ont constaté que plus les écarts-types entre leur qualité moyenne et leurs limites de qualité acceptables étaient importants, moins ils étaient susceptibles de dépasser ces limites. Ainsi, Six Sigma — ou six écarts-types — est devenu la référence en matière de définition des limites de production. Comment? En contribuant à réduire le nombre de défauts et à améliorer les processus.

Cette approche statistique d’identification et de résolution des causes profondes des problèmes a été essentielle à l’amélioration du secteur manufacturier dans les années 90 et 2000. D’autres méthodologies, comme le Kaizen, ont aussi joué un rôle important.

Avantages de la méthode DMAIC

Que vous travailliez ou non dans le secteur manufacturier, le principal avantage de la méthode DMAIC réside dans son incroyable rigueur. Les expériences de résolution de problèmes avec de nouveaux procédés peuvent souvent ne pas donner de réponses définitives quant à ce qui a changé. En utilisant la méthode DMAIC, vous pouvez mieux évaluer et mesurer les progrès à l’aide des données.

Le cadre standardisé en cinq étapes de DMAIC permet à chacun de rester informé à chaque étape du processus. En produisant une documentation résumant toutes les décisions et les progrès réalisés, vous pouvez passer d’une étape à l’autre sans difficulté. Et grâce à un processus bien défini, vous pouvez aider les équipes à atteindre leurs objectifs actuels.

Ses adeptes apprécient le caractère itératif et continu : la phase de contrôle du processus exige que les responsables du processus continuent de surveiller les impacts de l’optimisation. Grâce à ce plan de surveillance des données, vos nouvelles données de processus constituent naturellement la base de référence pour une nouvelle phase de mesure (Mesurer). La méthodologie DMAIC permet d’identifier en permanence les problèmes ou les impacts sur les processus d’entreprise et offre un moyen de cibler immédiatement ces problèmes.

Inconvénients de la méthode DMAIC

Le caractère structuré et rigoureux de la méthode DMAIC fait partie de son attrait. Cependant, cela signifie que son application peut être longue, fastidieuse et gourmande en ressources. Pas idéal si vous êtes une petite équipe de marketing qui jongle avec plusieurs projets, ou une jeune pousse qui doit agir rapidement pour mener à bien ses projets.

C’est là une partie du problème de la méthode DMAIC dans son ensemble : elle ne s’adapte pas bien aux situations qui nécessitent de la flexibilité ou du dynamisme. Et ce n’est pas censé être le cas : la méthode DMAIC est un processus rigide, conçu pour améliorer les processus progressivement plutôt que de réaliser des percées rapides. Cela peut signifier que l’innovation est étouffée parce qu’elle ne « correspond » pas à l’approche progressive.

Un dernier inconvénient de la méthode DMAIC est sa dépendance aux données. Pour que ce processus soit couronné de succès, la collecte et l’analyse des données sont essentielles. La collecte involontaire de données de mauvaise qualité peut mener à des conclusions erronées et à des solutions inefficaces. Et aucune entreprise ne souhaite avoir consacré du temps, de l’argent et des efforts considérables à parvenir à une solution mal fondée.

Quand faut-il utiliser la méthode DMAIC?

La méthode DMAIC nécessite l’alignement de l’équipe et du temps pour être comprise. En tant que gestionnaire, il est pertinent de se demander : «  Quel processus ou quelle équipe a le plus à gagner de la méthode DMAIC? »

Gardez à l’esprit que cette solution n’est pas nécessairement adaptée à votre problème, à votre secteur d’activité ou à votre culture organisationnelle. Des problèmes de processus facilement identifiables, susceptibles de présenter des solutions simples étayées par des données convaincantes, signifient qu’un processus DMAIC complet n’est peut-être pas nécessaire.

Lorsque le problème de processus est plus complexe ou à haut risque, par exemple, lorsque vous ne pouvez pas vous permettre une baisse de rendement, la méthode DMAIC peut s’avérer une tactique judicieuse. Même si cela nécessite un budget plus important que prévu, le processus – correctement mis en œuvre – devrait donner des résultats.

Comment soutenir le processus DMAIC

Se lancer dans un projet DMAIC pour la première fois peut être intimidant, surtout si votre organisation rencontre des problèmes majeurs. La clé de son succès? Collaboration et communication claire. C’est là que Dropbox intervient.

Comment Dropbox peut soutenir la méthodologie DMAIC

Commencez par créer un document Dropbox Paper pour détailler vos pensées et vos conclusions en équipe, le tout au même endroit. 

Définissez votre problème, indiquez comment vous allez le mesurer et demandez à chaque membre de l’équipe de consigner ses résultats dans le document afin de les analyser en groupe. Ensemble, vous pouvez collaborer à ce document vivant et évolutif, et trouver des moyens d’améliorer graduellement le processus de résolution de problèmes.

Vous pouvez même finaliser le projet en établissant un plan de contrôle collectif et un plan d’intervention en cas de nouvelle défaillance du processus.

Du début à la fin, Dropbox Paper vous permet de centraliser l’intégralité de votre projet DMAIC dans un seul document collaboratif. De plus, il peut être partagé avec toute personne qui a besoin de le consulter, et accessible de partout grâce au nuage.

Encore mieux, ce n’est que le début de la façon dont Dropbox peut vous aider à collaborer avec votre équipe, à partager des fichiers sans effort et à faire votre travail. Découvrez nos offres pour en savoir plus.