Comment établir un agenda

Ai-je besoin d’un agenda?

Même les plus organisés d’entre nous peuvent avoir besoin d’un agenda. Aussi simple soit-il, un agenda quotidien vous aide à ne pas perdre de vue vos objectifs du jour. Prendre l’habitude d’établir un agenda hebdomadaire vous permet non seulement de visualiser chacune de vos journées, mais également d’avoir une vision d’ensemble des tâches à accomplir afin de les répartir efficacement sur la semaine. On n’est jamais trop organisé.

Gestion de l’agenda et outils de planification

Il existe plusieurs moyens de créer un agenda flexible que vous pouvez adapter tout au long de la semaine. En matière de planification, rien n’est jamais vraiment figé.

L’option numérique est souvent plébiscitée, car nous avons moins tendance à oublier notre téléphone qu’un carnet de notes. Cela dit, lorsque vous êtes plongé dans le travail, vous n’avez pas forcément le réflexe d’utiliser votre téléphone. Vous pouvez aussi vous laisser distraire et faire un tour sur les réseaux sociaux, par exemple. Les méthodes classiques, telles qu’un agenda au format papier sont également très populaires. D’ailleurs, rien ne vous empêche d’avoir à la fois un agenda papier et un agenda numérique.

Dropbox Paper

Dropbox Paper est un outil de planification facile à utiliser pour vous et votre équipe qui favorise une meilleure collaboration. Gardez vos listes de tâches et vos calendriers au même endroit, créez des liens vers des documents clés et permettez aux membres de l’équipe de laisser des commentaires en temps réel. Les modèles de chronologie peuvent vous aider à créer facilement des agendas structurés pour votre semaine. Dropbox crée plus qu’un agenda, il crée un centre de travail pour tous les membres de votre équipe, qu’ils travaillent de la maison ou avec vous au bureau.

Tableau blanc

Le tableau blanc est un outil efficace pour planifier les projets. Il est toujours utile de noter et de voir noir sur blanc les actions à réaliser, tout en continuant bien sûr à tirer parti des outils offerts en ligne et du système de suivi numérique dans Dropbox Paper.

Commencez par établir une liste des tâches essentielles, pour une journée ou pour la semaine entière. Demandez ensuite aux membres de l’équipe de compléter cette liste avec leurs propres missions. Cela constitue un excellent point de départ pour organiser vos séances de remue-méninges et suivre l’avancement des projets. Vous pouvez vous assurer que chacun a suffisamment de temps pour réaliser les tâches importantes et libérer du temps pour collaborer avec d’autres membres de l’équipe. De plus, vous avez une vision d’ensemble sur les priorités de chacun.

Excel

Excel est une solution simple pour créer facilement un agenda. Vous pouvez utiliser un modèle prédéfini ou créer le vôtre dans le programme. Bien que vous puissiez sauvegarder cela en ligne, cette option n’a pas autant de fonctionnalités utiles que d’autres alternatives. Cela dit, si vous voulez que les choses restent simples et que vous êtes heureux d’avoir simplement un agenda que vous pouvez consulter chaque matin, c’est l’une des méthodes les plus simples.

Google Agenda

Proposé avec n’importe quel compte Gmail, Google Agenda est une application de planification efficace qui est connectée à votre compte. Ainsi, lorsque vous réservez une chambre d’hôtel ou un billet d’avion, Google Agenda transfère directement les informations correspondantes de votre boîte de réception à votre agenda. Les dates s’affichent également au niveau de votre destination dans Google Maps. Vous pouvez ajouter facilement des événements avec l’application et recevoir des notifications sur votre téléphone lorsqu’une tâche arrive à échéance. Tout ce que vous saisissez est automatiquement sauvegardé.

Journal à puces

Les journaux à points, aussi connus sous le nom de journaux à puces, sont parfaits si vous êtes sujet à la distraction, à l’ennui ou aux deux. Les journaux à points peuvent être aussi simples ou aussi élaborés que vous le souhaitez, avec des mises en page qui vous permettent de catégoriser à peu près tout. Vous pouvez planifier la journée, la semaine, le mois, voire l’année et créer des suivis pour vos heures de travail, vos repas, vos exercices, votre humeur ou tout ce que vous voulez.

Le journal à puces repose sur la méthode de connexion rapide (« rapid logging ») qui consiste à inscrire des tâches, des événements et des notes avec différents repères. Vous pouvez ensuite ajouter des symboles tels que « * » et « ! » pour déceler les éléments prioritaires, regrouper plusieurs tâches sous un même événement ou créer des sous-tâches. Vous pouvez facilement rayer des éléments, ajouter des tâches de dernière minute et avoir un aperçu complet de votre journée d’un seul coup d’œil.

En termes simples, les journaux à bulles vous offrent la même organisation que votre calendrier Google ou votre modèle d’agenda de PC, mais avec les avantages supplémentaires de les écrire physiquement à la main. Apparemment, cela aide à consolider les idées dans votre mémoire et inspire un engagement plus profond, surtout lorsque vous considérez à quel point la saisie dans un calendrier numérique peut sembler lointaine en comparaison.

Comment organiser son agenda

Vous pouvez organiser votre agenda comme vous le souhaitez. Ne vous sentez pas obligé de suivre la voie traditionnelle et de procéder par jours ou par semaines. Vous pouvez le décomposer en blocs de temps ou planifier en utilisant une technique d’approche de gestion du temps, comme la technique Pomodoro. De même, vous pouvez établir un agenda centré sur des périodes de travail intense pour minimiser la procrastination et l’évitement.

Lorsque vous établissez votre agenda, essayez d’y inclure autant d’informations que possible, pas seulement du travail. De cette façon, vous avez une compréhension complète de la journée à venir. Penser à :

• Périodes de travail
  

• Pauses déjeuner
  

• Pauses diverses
  

• Courses (vous devrez peut-être aller acheter une cartouche d’encre pour imprimer un rapport)
  

• Autres membres de l’équipe, par exemple n’envoyez pas simplement « ce courriel », mais « envoyez le rapport par courriel à David »

• Heure de lever et heure de coucher
  

• Programmes et équipements nécessaires, temps de configuration
  

• Activité physique
  

• Planifier sa journée du lendemain
  

Établir un emploi du temps aussi détaillé peut sembler excessif, mais cela vous permet notamment d’évaluer votre niveau d’énergie et de vous y adapter. Si vous savez que vous êtes plus productif l’après‑midi, organisez vos moments de pause en conséquence et prévoyez par exemple de faire une heure de sport le matin.

Que faire si mon agenda ne me convient pas?

Modifiez-le : si le respect d’un agenda particulier vous semble contre nature ou si vous vous sentez fatigué, alors votre agenda n’est pas adapté. Un agenda doit être un outil utile et non une case de plus à cocher sur votre liste. Testez votre agenda sur une semaine et vous verrez que la théorie et la pratique sont deux choses bien distinctes. Si cela ne vous convient pas, testez une autre organisation la semaine d’après. Un agenda adapté peut réellement faire toute la différence.