Travailler comme pigiste est un rêve pour beaucoup de gens, mais avouons-le, la gestion des factures peut être un cauchemar. Cela ressemble à un jeu de Tetris financier qui ne se terminerait jamais, en essayant continuellement de rapprocher tous ces chiffres et ces dates d’échéance. Et n’oublions pas les joies de devoir traquer les « clients » pour les paiements en retard.
Cependant, avec les bons outils et les bonnes stratégies, vous pouvez rationaliser le processus et vous faire payer plus rapidement. Dans cet article, nous vous présenterons cinq conseils de gestion des factures pour vous aider à demeurer organisé et à revenir à ce que vous faites le mieux, c’est-à-dire offrir une expérience exceptionnelle aux clients et développer votre entreprise.
Pourquoi la gestion des factures est-elle importante?
Un processus de gestion des factures efficace vous aide, vous et vos clients, à éviter des erreurs coûteuses dans le traitement et le paiement de vos factures. Cela peut vous aider à éviter les retards dans le paiement de vos produits ou services causés par une erreur humaine dans la saisie des données. Par conséquent, une expérience de facturation fluide et sans stress peut aider à établir des relations positives avec vos clients.
En utilisant les bons outils, la gestion des factures peut également vous aider à gérer votre flux de trésorerie et vos stocks, et à prévoir vos finances et votre croissance.
Comment gérer efficacement les factures
Voici cinq conseils pour vous aider à gérer efficacement vos factures :
1. Choisissez le meilleur logiciel pour vos besoins
La première étape pour une gestion efficace des factures est de choisir le meilleur logiciel. Certains peuvent préférer que les factures leur soient envoyées sous forme de documents Word, Google Doc ou PDF afin de pouvoir les téléverser directement vers leur propre système de gestion des factures pour traitement.
Toutefois, afin de faciliter le processus pour toutes les parties concernées, recherchez un logiciel qui vous permet de créer, de gérer et d’envoyer vos factures à partir d’un seul endroit.
Dropbox offre un emplacement centralisé pour conserver toutes les factures, ce qui en facilite l’accès, la gestion et le partage, à partir de n’importe quel appareil, n’importe où. Cela élimine le besoin de stockage physique, comme le stockage de fichiers papier ou le stockage local sur ordinateur, qui peut être sujet à des pertes ou à des dommages.
Et si vous cherchez un moyen de connecter vos fichiers à votre logiciel de facturation ou de gestion de projet, Dropbox s’intègre à une vaste gamme d’outils comme ActiveCollab et Xero Tax.
2. Facilitez le paiement pour vos clients
Rien n’est plus dérangeant que d’être surpris par une facture. Il est important de discuter des conditions de paiement avec votre client le plus tôt possible, idéalement avant même de commencer tout travail. De cette façon, vous pourrez indiquer clairement comment vous préférez être payé afin que ce soit le plus simple possible pour le client le moment venu.
Un processus de paiement simple est bénéfique pour tout le monde : les clients peuvent alléger certaines des tâches fastidieuses liées au traitement des factures, et vous pouvez améliorer votre flux de trésorerie en recevant les paiements plus rapidement.
Les méthodes de paiement électronique comme Stripe et PayPal sont plus sécurisées que les paiements en espèces traditionnels. Ils sont également beaucoup plus rapides que les virements bancaires au moyen des services bancaires en ligne.
3. Automatisez le processus
Un outil de gestion des factures numériques peut vous aider à éviter de nombreuses erreurs potentielles courantes avec les factures papier. Vos factures peuvent être envoyées directement à partir de votre outil de facturation à votre client, sans se perdre dans le courrier.
Si vous devez obtenir des signatures pour vos factures, un outil comme Dropbox Sign peut vous aider à accélérer cette tâche en automatisant une grande partie du processus. Vous pouvez créer des modèles réutilisables et des formulaires pré-remplis que vous pouvez personnaliser et envoyer à vos clients pour demander une signature électronique. Vous recevrez des notifications par courriel si votre client consulte, ouvre ou signe votre facture.
4. Gagnez du temps avec les modèles personnalisés
Si vous avez besoin de facturer un paiement récurrent ou une tâche récurrente dans le cadre d’un projet pour certains clients, un modèle vous fera économiser beaucoup de temps et d’efforts.
De cette façon, les mêmes renseignements que vous auriez eu à saisir manuellement encore et encore sont pré-remplis. L’ajout du logo de votre marque et la personnalisation du style de vos modèles garantissent également que vos factures sont plus faciles à repérer pour vos clients.
Si vous n’avez pas besoin de signatures sur vos factures, Dropbox vous permet de facilement modifier des documents PDF, afin que vous puissiez créer de nouvelles factures à partir d’un modèle en quelques clics. L’historique des versions vous permet de suivre les modifications apportées aux factures, ce qui peut s’avérer utile à des fins de vérification. Vous pouvez ensuite partager ces fichiers à l’aide d’un simple lien, et les clients, les fournisseurs, ou d’autres intervenants peuvent accéder à ces fichiers, même s’ils n’ont pas de compte Dropbox.
5. Établissez une procédure pour les factures impayées
De nombreux pigistes vous le confirmeront : les factures en souffrance et impayées sont malheureusement monnaie courante. Il existe une multitude de facteurs qui peuvent en être la cause, à partir des factures qui ne sont pas remises aux personnes ou aux services appropriés, jusqu’aux clients tout simplement trop occupés pour les traiter.
Pour cette raison, il est important de mettre en place une procédure en cas de non-paiement. Voici des exemples d’éléments à mentionner :
- la prévision de frais de retard ou d’intérêts sur votre contrat avec le client;
- l’exigence du paiement sur réception, c’est-à-dire que le client doit vous payer dès réception de la facture;
- l’établissement d’un délai de paiement raisonnable afin que le client ne se sente pas bousculé;
- Planification de rappels à envoyer au client par courriel au cas où votre facture se serait tout simplement perdue dans les courriels de votre client
- Par exemple, sept jours avant la date d’échéance du paiement, à la date d’échéance elle-même et sept jours après la date d’échéance
Comment gérer les factures avec Dropbox
Si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation, mais que vous les créez manuellement sous forme de document, Dropbox peut être un moyen utile pour conserver, organiser et partager vos factures.
Téléversez vos factures dans votre compte Dropbox et synchronisez-les instantanément sur vos appareils. Partagez ensuite simplement des documents directement à partir de votre stockage infonuagique, en quelques clics.
La gestion des factures facilitée
Accélérez le processus de création, de personnalisation et d’envoi de factures avec Dropbox.
Dropbox sert de plateforme centralisée pour conserver, modifier et partager vos factures afin que vous puissiez demeurer organisé et maîtriser vos finances.
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