Lorsque nous nous débattons avec des délais serrés et des volumes de travail importants, la gestion de projet est souvent la dernière chose qui nous vient à l’esprit. Pourtant, un défaut de hiérarchisation des tâches peut nuire à votre efficacité et peut même conduire à l’échec total du projet.
Un système de gestion du temps et de hiérarchisation des tâches peut vous éviter cet écueil. Une stratégie solide en matière de priorisation du travail peut vous aider à rester concentré et à faire abstraction des distractions constantes.
Avant d’examiner certaines des méthodes pratiques, rappelons pourquoi il est si important de hiérarchiser les tâches.
Pourquoi est‑il important de hiérarchiser les tâches?
On peut parfois être gagné par l’effervescence du monde moderne et être tenté de s’occuper de plusieurs tâches en même temps. On se retrouve alors accablé par l’ampleur du travail sans plus savoir par où commencer.
Sans hiérarchisation en amont, il peut sembler plus facile de commencer par les tâches faciles ou non urgentes. Mais en réalité, traiter les tâches faciles en premier vous donne souvent à tort l’impression de progresser. Et lorsque le temps vient de s’attaquer aux tâches urgentes ou stratégiques, vous n’avez plus d’énergie.
Vous pouvez difficilement rester maître de votre charge de travail si vous ne traitez pas les tâches appropriées au bon moment. Vous pouvez avoir l’impression d’être productif en accomplissant un grand nombre de petites tâches, mais votre efficacité peut en réalité s’en ressentir. Finaliser un projet peut vous prendre plus de temps parce que vous n’avez pas hiérarchisé correctement vos tâches.
Cinq conseils pour hiérarchiser vos tâches professionnelles
Personne n’aime manquer une échéance. C’est pourquoi il est crucial de prioriser vos tâches. Cela vous aide à rester concentré, à gérer votre temps efficacement et, en fin de compte, à donner le meilleur de vous-même.
Révisons cinq méthodes exploitable pour la hiérarchisation des tâches.
1. Déceler ce qui est important et ce qui est urgent
Les tâches importantes sont celles qui doivent figurer sur votre liste de tâches, car elles soutiennent les objectifs à long terme ou la stratégie de votre projet, sans être urgentes. Il peut s’agir de tâches quotidiennes nécessaires ou de tâches dont le délai est plus bas dans la chronologie du projet.
Les tâches urgentes, en revanche, sont celles qui nécessitent une attention immédiate. Vous ne pouvez pas vous permettre de les ignorer, car ne pas les gérer immédiatement pourrait avoir des conséquences négatives immédiates sur le projet ou votre équipe.
Distinguer les tâches importantes des tâches urgentes est la première étape dans la hiérarchisation de votre travail. Une fois que vous savez sur quelles tâches vous devez accomplir en premier, vous pouvez commencer à mettre en œuvre les bons outils et les méthodes pour rester concentré.
2. Ne pas faire plusieurs tâches à la fois
Empiler votre emploi du temps avec trop de priorités concurrentes et de tâches complexes est une bonne recette pour l’épuisement professionnel. Concentrez-vous sur une tâche à la fois afin de pouvoir lui accorder toute votre attention. Vous vous féliciterez plus tard lorsque vous vérifierez votre travail et aurez peu de modifications à y apporter!
Il s’agit d’une méthode simple et efficace pour améliorer l’efficacité. Lorsque nous avons des priorités concurrentes au travail, beaucoup d’entre nous ont tendance à garder des centaines d’onglets ouverts dans notre navigateur pour nous assurer d’avoir tout ce dont nous pourrions avoir besoin à portée de main, au cas où.
Pensez plutôt à regrouper vos fichiers de projet, vos liens, vos courriels et tout autre contenu dans des dossiers que vous pourrez consulter ultérieurement.
Dans Dropbox Dash, nous appelons cela des « piles », qui utilisent l’IA pour regrouper votre contenu – provenant de toutes vos applications et de votre navigateur – en un seul endroit. Ces piles utilisent ensuite l’IA pour organiser vos informations afin que vous puissiez vous concentrer davantage sur le « quoi » et le « comment » de votre travail important, et moins sur le « où ».
3. Établir un emploi du temps et le respecter
Un emploi du temps clair peut vous aider à planifier, à gérer et à organiser votre temps avec efficacité. Il vous donne une feuille de route en stipulant quelles tâches doivent être accomplies avant la fin de la journée, de la semaine ou du mois.
Un outil centralisé optimisé par l’IA comme Dropbox Dash peut vous aider à organiser votre travail quotidien. Un onglet dédié vous indique les réunions à venir, les fichiers dont vous avez besoin et les projets sur lesquels travailler en priorité.
En exploitant la puissance de l’IA, il n’est plus nécessaire de parcourir manuellement différents calendriers, listes de tâches et rappels pour établir un emploi du temps. Tout est parfaitement intégré dans une plateforme centralisée qui fournit des recommandations personnalisées adaptées à votre processus.
4. Instaurer un système de hiérarchisation à l’échelle de l’équipe
Travailler de façon cloisonnée est contre‑productif. Si la collaboration est importante pour votre équipe, adoptez un système de hiérarchisation clair afin d’éviter les problèmes de communication inhérents aux délais, à l’étendue des travaux et aux tâches attribuées.
Vous pouvez ainsi répartir par priorité les tâches d’un projet entre les différents membres de l’équipe en fonction du temps, du contexte et de l’expérience de chacun. Cela vous laissera toute liberté pour concentrer votre attention sur les tâches urgentes et importantes qui exigent une intervention immédiate.
5. Gérer les distractions
On a parfois l’impression que pour retrouver un simple fichier ou une information, il suffit de fouiller dans son bureau ou navigateur et de parcourir les nombreux outils, applications et onglets qui y figurent. Mais ouvrir autant d’éléments en même temps peut facilement vous distraire de la tâche que vous vous étiez fixée. Vous pourriez être tenté de répondre rapidement à cette demande d’un collègue ou de consulter vos courriels personnels.
Au lieu de jongler entre les applications et de tomber dans le piège de la procrastination, gagnez du temps et éliminez les distractions grâce à un outil de recherche universel qui vous aide à trouver tout ce que vous cherchez à partir d’une barre de recherche unique.
Ne vous contentez pas de gagner du temps, optimisez‑le!
Dropbox interagit avec vos outils quotidiens pour vous décharger des tâches fastidieuses et favoriser votre créativité.
Libérez‑vous des tâches administratives et des activités ordinaires pour mettre toute votre énergie et votre créativité sur ce qui compte vraiment. Travaillez plus intelligemment sans pour autant redoubler d’efforts.
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