La communication RH concerne l’échange d’informations entre les équipes des ressources humaines et tous les autres intervenants : nouvelles recrues, candidats à l’emploi et autres parties prenantes. C’est ainsi que les détails importants passent sans accroc et que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
EIle englobe une multitude d’informations provenant de sources très diverses. Dans ces conditions, la situation peut parfois devenir un peu chaotique, voire confuse, surtout lorsqu’il s’agit de politiques et de mises à jour à l’échelle de l’entreprise.
C’est pourquoi vous avez besoin d’un plan de communication RH clair, efficace et réalisable. Cela permet de s’assurer que les messages clés du service des ressources humaines sont transmis aux employés de manière opportune et efficace.
Voyons pourquoi votre équipe des RH a besoin d’une stratégie de communication et comment implanter ce processus.
Les avantages d’une stratégie de communication RH
Une stratégie de communication RH efficace peut aider à améliorer l’engagement des employés et à bâtir la confiance. Elle offre de nombreux avantages aux organisations, notamment les suivants :
Connexion
Une communication efficace entre les RH et les autres départements ou employés peut être cruciale pour maintenir une culture d’entreprise positive. Cela permet à chacun de se sentir impliqué et informé de ce qui se passe en matière de politiques, d’initiatives et d’objectifs commerciaux de l’entreprise.
Lorsque les RH communiquent efficacement avec les autres départements, elles s’assurent que tout le monde est sur la même longueur d’onde et travaille à l’atteinte des mêmes objectifs.
Confiance
Une communication claire témoigne d’authenticité et contribue à établir un lien véritable entre les RH et les employés. Vos collègues se sentiront valorisés en tant que membres de votre organisation si vous les tenez informés et si vous mettez l’accent sur l’empathie dans vos communications internes.
Mettre en place un processus de communication transparent et bidirectionnel, dans lequel les employés peuvent faire confiance à leur équipe RH, peut favoriser un sentiment d’appartenance plus profond, ce qui, à son tour, améliore la satisfaction et la rétention des employés.
Consistent
Une stratégie vous permet de bâtir et de maintenir un ton et une image de marque cohérents, que les employés peuvent reconnaître et auxquels ils peuvent faire confiance. Du processus d’intégration des nouveaux employés au processus de départ de ceux qui quittent l’entreprise, la cohérence est essentielle.
Un plan de communications opportunes et appropriées concernant les annonces internes et les nouvelles de l’entreprise permet d’éviter les malentendus et les frustrations potentiels.
Amélioration
Une stratégie de communication efficace, qui aide les employés à comprendre les changements et les progrès à l’échelle de l’entreprise, peut réduire le risque de conflits internes entre les membres d’une équipe ou entre les départements.
Vous pouvez également profiter de cette occasion pour recueillir les avis de vos collègues sur la façon dont vous pouvez vous améliorer et sur ce qu’ils souhaitent voir pour une meilleure expérience employé.
Comment créer une stratégie de communication RH
Pour créer une stratégie de communication RH efficace, tenez compte des étapes suivantes :
Éléments à prendre en considération
Avant d’élaborer une stratégie de communication, les professionnels des RH doivent tenir compte d’un certain nombre de facteurs, notamment les suivants :
- Les types de communication utilisés dans votre organisation
- Communication ascendante : l’information circule des employés vers la direction et les ressources humaines (RH).
- Communication descendante : l’information circule des RH et de la direction vers les employés
- Communication interfonctionnelle : l’information circule librement entre les différents services, brisant les cloisonnements entre les équipes
- Les différents canaux utilisés par votre organisation pour permettre cette communication
- Courriel
- Intranet de l’entreprise
- Outils de communication internes comme Slack ou Zoom
- Les applications ou les plateformes que vous utilisez pour gérer et envoyer des documents aux employés, comme Dropbox Sign ou DocSend.
- Réunions générales d’entreprise ou assemblées générales publiques
1. Définir vos objectifs
Réfléchissez à l’objectif de vos communications et à ce que vous voulez accomplir. S’agit-il de l’une des objectifs ci-dessous?
- Améliorer le rendement
- Faciliter ou rendre les choses plus pratiques pour les employés
- Sensibiliser à quelque chose
- Demander ou encourager une action
- Consulter les employés ou peaufiner les idées
- Inspirer et impliquer
Si vous manquez d’idées, recueillez les avis des employés pour comprendre ce qu’ils apprécient et ce qu’ils n’apprécient pas dans la stratégie de communication interne actuelle. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités analytiques comme la fonctionnalité Envoyer et suivre de Dropbox pour mieux comprendre les communications et les documents avec lesquels les employés interagissent le plus.
2. Optimiser votre processus de travail
Aucune stratégie de communication ne peut fonctionner sans plan d’action. Dans ce contexte, considérez :
- Qui sera responsable de sa création et de sa distribution
- Le public cible et les canaux ou plateformes utilisés pour l’atteindre
- Quand les communications seront diffusées, afin d’en maximiser l’impact
- Toute action de suivi, afin de permettre à la stratégie de se développer et de garantir que les commentaires ou les réponses des employés puissent être traités rapidement
Dropbox offre un espace simple et centralisé pour gérer votre processus de travail RH. De la planification de projets au partage de documents d’intégration, Dropbox offre un ensemble complet d’outils et de fonctionnalités pour simplifier les communications RH.
3. Préparez votre contenu et établissez un calendrier.
Vous pourriez créer des modèles pour les contenus récurrents, comme les lettres d’offre d’emploi, les plans d’intégration ou les mises à jour de politiques, afin de faciliter et d’accélérer l’envoi de communications présentant une apparence et un ton uniformes. Chaque contenu doit avoir un public cible défini et un plan ou une date limite de diffusion.
Vous pouvez également utiliser vos analyses d’engagement issues de fonctionnalité Envoyer et suivre pour répondre aux besoins de vos employés là où ils se trouvent. Plutôt que d’envoyer vos communications à des moments inopportuns, vous pouvez les diffuser précisément lorsque vos employés sont les plus actifs sur la plateforme ou le canal que vous avez choisi.
4. Évaluer et améliorer
Surveillez le rendement de votre stratégie pour mesurer son efficacité et apportez les ajustements nécessaires.
Pour ce faire, vous pourriez effectuer un audit et examiner des indicateurs, tels que les taux d’ouverture des documents, les clics et les avis des employés lors de votre évaluation. Vous devrez examiner un certain nombre d’indicateurs différents pour obtenir un portrait complet de la façon dont votre stratégie est perçue par son public.
Connectez-vous, collaborez et communiquez, le tout au même endroit
Une mauvaise communication entre les RH et les employés constitue un risque réel pour le succès de l’organisation. L’élaboration et le maintien d’un plan de communication RH sont essentiels pour instaurer la confiance des employés et créer un environnement de travail positif où chacun se sent écouté.
Dropbox offre aux professionnels des RH tous les outils nécessaires pour développer et mettre en œuvre une stratégie de communication efficace, qu’il s’agisse de collaborer avec leurs collègues sur de nouvelles idées ou de centraliser l’ensemble de leur contenu.
