Comment commencer à utiliser les signatures électroniques dans votre entreprise?

Une plateforme de signature électronique sécurisée peut vous aider à intégrer de nouvelles recrues exceptionnelles, à conclure plus de ventes et à gagner du temps sur les tâches juridiques. Terminé avant même que vous pensiez à maudire la paperasse!

Nous croyons qu’il est grand temps d’abandonner ce mot « nécessaire » que les gens utilisent pour décrire le « mal nécessaire » que représente la paperasserie. En 2025, c’est carrément inadmissible. Heureusement, il devient de plus en plus facile de bannir la paperasse du lieu de travail.

Voici quelques domaines dans lesquels les organisations devraient commencer à utiliser un logiciel de signature électronique. Ces solutions permettront d’intégrer efficacement des recrues exceptionnelles et de conclure rapidement de nouveaux contrats, tout en respectant la légalité et la sécurité.

Les signatures électroniques facilitent l’accueil et l’intégration des employés

La rédaction, l’impression, la télécopie, la numérisation, le classement ou la correction des erreurs ont été considérés comme des maux nécessaires pour la plupart des services des entreprises. Et personne ne comprend mieux cette horreur que les professionnels des Ressources humaines (RH) chargés du recrutement, de l’accueil et de l’intégration des nouveaux employés.

Mais à l’ère de la transformation numérique, où l’on peut littéralement consulter son médecin en ligne, n’est-il pas temps de bannir les sombres formalités administratives des ressources humaines?

C’est la réalité.

Les avantages de la signature électronique lors de l’accueil et l’intégration des employés

Un service des ressources humaines qui intègre une plateforme de signature électronique sans papier dans son processus d’accueil et d’intégration des employés bénéficie de nombreux avantages.

Intégration optimisée pour tous

L’API Dropbox Sign permet aux RH d’utiliser les informations fournies lors de l’inscription d’un candidat aux fins suivantes :

• Remplir automatiquement tous les documents nécessaires
• Générer un ensemble de PDF personnalisés (et faciles à lire)
• Envoyer les documents finalisés aux candidats pour signature électronique directement depuis leur ordinateur ou leur appareil mobile.

Cette procédure permet non seulement d’éliminer les tâches redondantes au sein de l’équipe RH, mais aussi de réduire certains obstacles qui peuvent entraîner le désistement des candidats, ce qui est essentiel si votre entreprise doit embaucher rapidement.

Un tiers pour gérer les problèmes techniques

La transformation numérique est difficilement réalisable si vous devez embaucher tout un nouveau personnel administratif juste pour mettre en place et gérer tous les outils! C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les services des RH adorent le modèle Dropbox Sign. La plateforme de signature électronique Dropbox Sign est fournie avec une équipe de soutien dirigée par des développeurs qui vous installera le système en moins d’une semaine et gérera tous les aspects techniques.

Comment Instacart a connu une croissance rapide grâce au logiciel de signatures électroniques

Dropbox Sign et Dropbox Forms ont permis à Instacart, le service de livraison de courses à la demande, d’améliorer de 270 % le taux de remplissage des demandes de contrats de livraison et d’économiser plus de 50 heures par semaine sur les tâches d’intégration.

À tout moment, Instacart travaille avec plus de dix mille « Shoppers » (acheteurs) qui choisissent, emballent et livrent les courses aux clients.

À ce niveau d’activité, leur système manuel créait d’importantes difficultés. Le personnel en poste au bureau devait gérer physiquement les documents administratifs et l’intégration de chaque acheteur. Alors qu’ils cherchaient à s’étendre à 80 % des foyers américains, ce processus fastidieux ne convenait ni à leur personnel interne ni aux personnes qualifiées qu’ils avaient du mal à recruter et à maintenir en poste.

Grâce à l’aide de notre équipe de soutien à l’API dirigée par des développeurs, Instacart a intégré des signatures électroniques juridiquement contraignantes pour les acheteurs ainsi que pour la création et la gestion de documents RH directement dans son application. En réalité, non seulement ils ne se sont pas contentés de numériser, mais ils sont passés au tout mobile pour rejoindre leurs employés nomades là où ils se trouvent. 

Désormais, les acheteurs peuvent recevoir tous leurs documents essentiels relatifs à l’emploi et à l’intégration — et les signer en toute conformité — directement depuis leur téléphone.

De plus, grâce à la fonctionnalité de modèles Dropbox Sign, l’équipe RH d’Instacart peut créer, formater et stocker d’importants modèles d’intégration afin d’éviter les tâches répétitives de leur côté.

Les signatures électroniques simplifient les ventes

Il est facile de comprendre pourquoi la méthode traditionnelle consistant à envoyer un tas de documents importants par courriel et à demander au client destinataire de les imprimer, de les signer et de les renvoyer ne fonctionne plus dans le monde moderne.

Un processus d’envoi et de signature numérisé ne simplifie pas seulement les ventes; il permet aussi à votre entreprise de générer des revenus plus rapidement tout en réduisant les frais généraux!

Les avantages de l’utilisation des signatures électroniques pour les ventes

Si votre service des ventes cherche réellement à générer des revenus pour votre entreprise au lieu de les gaspiller en processus manuels et chronophages, nous pensons que vous apprécierez les avantages ci-dessous offerts par les signatures électroniques.

Générez des revenus plus rapidement

Grâce à des fonctionnalités de niveau professionnel bien pensées, comme la mise en copie, les modèles et les notifications de statut, les équipes de vente ne sont plus bloquées à attendre que quelqu’un prenne connaissance de cette pile de documents qui traîne sur leur bureau ou dans leur boîte de réception, en attente d’être signés et renvoyés pour que la collaboration puisse enfin commencer.

Deux façons d’économiser

Outre les importantes économies de coûts d’exploitation qu’offre une plateforme de signature électronique, Dropbox Sign offre également des économies financières grâce à des forfaits annuels et mensuels abordables. Avec un essai gratuit, une tarification transparente et sans frais cachés, les équipes de vente des jeunes pousses comme des grandes entreprises sont en mesure de trouver la formule qui convient à leur budget.

Pour les équipes qui souhaitent bénéficier de la puissance et des options de personnalisation de notre API Dropbox Sign, notre tarification API est tout aussi simple et vous n’avez pas besoin de passer par une multitude de services de soutien à la clientèle pour commencer (même si, il faut le dire, ce sont des gens vraiment formidables).

Comment Vendini a utilisé les signatures électroniques pour conclure des ventes en un temps record

Vendini devait accélérer le processus de vente afin d’assurer une expérience plus fluide à la fois pour son équipe et pour ses clients au rythme de vie soutenu.

Honnêtement, la solution aux problèmes de ventes de Vendini était assez simple – et nous pensons qu’elle pourrait l’être aussi pour votre service des ventes.

Devinez quoi? Ce sont des signatures électroniques!

Plus précisément, il s’agit d’une plateforme de signature électronique intelligente qui améliore votre flux de travail sans nécessiter des dépenses exorbitantes à la mise en place ni des heures de gestion.

Vendini a utilisé l’intégration Dropbox Sign Google Drive pour créer et formater ses contrats-cadres avant de les envoyer à ses clients, qui pouvaient ensuite signer et renvoyer les documents en quelques clics. Les documents et les signatures restaient sécurisés tout au long du processus et étaient stockés à la fois dans Drive et dans le compte Dropbox Sign de Vendini pour un accès facile.

Grâce à cette simple intégration, l’équipe des ventes de Vendini a soudainement pu envoyer des contrats à une vitesse fulgurante, concluant parfois des ventes alors que le vendeur était encore au téléphone avec le client potentiel!

Les représentants des ventes utilisaient également la fonctionnalité de « copie conforme (CC) » de Dropbox Sign pour s’assurer que le directeur financier, les gestionnaires et toute autre personne concernée recevaient des alertes par courriel concernant le statut des documents de vente importants. Vendini a même su tirer profit de l’intégration de Dropbox Sign pour Slack. Leurs représentants pouvaient voir en temps réel quand un document était signé afin de pouvoir se réjouir de la bonne nouvelle.

Les signatures électroniques facilitent le travail du service juridique

Même si votre service juridique n’a peut-être pas de dossier judiciaire à traiter dans l’immédiat, il est probable qu’il rencontre plusieurs des mêmes difficultés administratives que toutes les organisations juridiques, notamment des préoccupations liées à la sécurité et à la conformité, des flux de travail lourds et des frais généraux importants.

Comment les signatures électroniques peuvent aider un service juridique

Voici quelques avantages que les services juridiques peuvent tirer de l’adoption d’un service de signature électronique simple et efficace, sans pour autant perdre des dispositifs de sécurité essentiels.

Obtenez une documentation précise et sécurisée

Lorsqu’il s’agit de documents sensibles, de clients importants ou de dirigeants influents, les services juridiques ont besoin d’une solution de signature électronique non seulement précise, mais aussi hautement sécurisée.

C’est pourquoi Dropbox Sign est doté de plusieurs niveaux de sécurité, comme le chiffrement SSL lors du transfert de fichiers et une infrastructure serveur sécurisée hébergée dans un centre de données ultramoderne de niveau III, certifié SSAE-16 et ISO 27001.

Simplifier l’intégration technologique et l’automatisation

Grâce à une API constamment mise à jour et prise en charge par notre équipe d’ingénieurs interne, Dropbox Sign s’intègre parfaitement à la plupart des flux de travail existants.

Que vous utilisiez Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive ou la plupart des meilleures applications professionnelles actuelles, vous pouvez être sûr que Dropbox Sign fonctionnera parfaitement.

Améliorer l’efficacité et le service

Les problèmes administratifs ont longtemps eu une influence excessive sur la rapidité et le coût des procédures juridiques. Au lieu de réduire les dépenses en sacrifiant la qualité du service, les services juridiques peuvent utiliser des technologies modernes, comme la signature électronique pour diminuer considérablement leurs frais généraux.

Les fonctionnalités de Dropbox Sign destinées aux entreprises permettent de numériser vos documents juridiques les plus importants afin de créer un flux de travail de partage et de signature rapide et sécurisé, et ce, qu’il y ait 2 ou 20 parties impliquées.

Conserver facilement les pistes d’audit

Dès que vous demandez une signature, Dropbox Sign ajoute une page de piste d’audit au document lui-même. La piste d’audit non modifiable qui en résulte garantit que les actions effectuées sur vos documents sont soigneusement suivies et horodatées afin de fournir une preuve d’accès, de révision et de signature.

Dropbox Sign — la solution de signature électronique numéro un

G2 Crowd a classé HelloSign (maintenant Dropbox Sign) comme la solution de signature électronique numéro un pour les petites entreprises. Nous sommes également arrivés troisième au classement général des meilleurs logiciels pour les petites entreprises. Pas pire pantoute!

Que vous soyez une petite entreprise qui n’a pas les moyens d’employer une armée d’administrateurs administratifs ou une grande entreprise qui n’a pas le temps pour cela, une plateforme de signature électronique intelligente comme Dropbox Sign peut vous faire gagner un temps précieux en matière juridique, aider votre équipe commerciale à conclure davantage de ventes et intégrer de nouvelles recrues à votre équipe plus rapidement que vous ne pouvez dire « Terminé avant même que vous pensiez à maudire la paperasse! » Que vous travailliez avec des documents numériques ou papier, Dropbox Sign est là pour vous.

N’hésitez pas et commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui. Mais attention, une fois que vous aurez goûté à la lumière, vous ne voudrez plus jamais revenir à l’art obscur de la paperasserie sur papier.