Peningkatan keamanan memberikan manfaat ekstra bagi Aquamarine Capital
Lembaga pengelola dana investasi ini menyinkronkan, membagikan, dan melindungi dokumen dan komunikasi mereka dengan Dropbox dan DocSend.
"Dropbox memudahkan kami melakukan sinkronisasi dokumen penting ke awan langsung dari desktop kami. Di mana pun saya bekerja, saya selalu memiliki akses ke file yang paling mutakhir.”
Tantangan: Sistem penyimpanan dan berbagi yang ketinggalan zaman
Aquamarine adalah kemitraan investasi yang terinspirasi oleh kemitraan Buffett asli tahun 1950-an, dijalankan oleh Guy Spier, yang mengikuti replikasi aturan kemitraan Buffett yang asli. Mengelola aset jutaan dolar, dana investasi yang terus berkembang serta mengandalkan DocSend untuk mengelola komunikasi mereka bersama calon klien dan pihak eksternal lainnya dengan aman.
Sebelum menggunakan Dropbox dan DocSend, David Jud, Manajer Keuangan di Aquamarine, mengungkapkan bahwa organisasinya mengandalkan sistem yang ketinggalan zaman untuk menyimpan dan membagikan file secara internal di antara tim global mereka. Selain itu, tim sedang mencari cara yang lebih aman untuk membagikan dan melacak dokumen putih secara eksternal bersama investor, calon klien, dan pihak eksternal lainnya.
Sebagai bagian dari tim terdistribusi global serba cepat yang mengelola dana investasi, David terus berkolaborasi dengan rekan satu timnya dan berkomunikasi bersama investor, calon klien, dan pihak eksternal lainnya. Awalnya, Aquamarine menggunakan perangkat lunak lawas untuk menyimpan dan mencadangkan file. “Kami mengalami banyak masalah dengan sistem penyimpanan file lawas kami. Kami tidak dapat membagikan file dengan individu di luar perusahaan kami, atau melihat dokumen yang dibuka di browser,” ungkap David. Tanpa platform berbagi dokumen yang aman, David menambahkan, “berat bagi kami untuk berkomunikasi dengan orang-orang di luar organisasi kami.” Tim di Aquamarine memerlukan sistem berbasis awan untuk menyinkronkan dan menyimpan file mereka dari mana saja.
“NDA DocSend memungkinkan kami berbagi riset industri dengan rekan-rekan menggunakan satu klik pada sebuah tombol. Manajer dana dan investor dapat mengakses NDA yang ditandatangani setelah selesai, sehingga jejak audit menjadi mudah.”
Solusi: Cara yang mulus untuk menyinkronkan dan membagikan file dengan Dropbox
David beralih ke solusi sinkronisasi file dari Dropbox dan platform berbagi dokumen yang aman dari DocSend untuk menyatukan penyimpanan konten organisasinya, serta mendistribusikan komunikasi dengan aman bersama calon klien dan pihak eksternal lainnya.
Ketika organisasi tersebut beralih ke Dropbox beberapa tahun yang lalu, mereka langsung merasakan manfaat dari sistem yang dibangun khusus yang secara otomatis mencadangkan semua dokumen penting dan penelitian investasi mereka. “Seseorang di tim kami di Amerika Serikat mungkin sedang mengerjakan penelitian investor dan meminta anggota tim di Swiss untuk memberikan komentar mengenai hal tersebut secara bersamaan,” ungkap David. Dropbox telah menjadi platform penyimpanan file andalan tim yang memudahkan proses kolaborasi dari mana saja. “Kami sangat senang dengan Dropbox,” tambah David.
David dapat mengunggah dokumen ke DocSend dan membuat tautan terlindungi bagi orang-orang di luar organisasi untuk mengakses dokumen putih, laporan, dan lembar fakta industri. File di DocSend diamankan dengan daftar putih (whitelist) email, tanggal kedaluwarsa, dan dilengkapi perlindungan kata sandi, membatasi akses ke individu yang berlisensi. Dokumen-dokumen ini, awalnya disimpan di Dropbox untuk kolaborasi internal, kemudian dibagikan secara eksternal menggunakan DocSend. Sebelum penerima membuka dokumen, mereka menandatangani NDA di DocSend dalam satu klik. Daripada mengelola banyak dokumen dan tautan, NDA Aquamarine disesuaikan dengan pengalaman menampilkan dokumen di dalam DocSend. Semua perlindungan ini tidak hanya memberikan ketenangan pikiran pada Aquamarine, tetapi juga memungkinkan pengalaman pengguna tanpa hambatan.
Selama pandemi COVID-19, Guy Spier, Managing Partner Aquamarine, meluncurkan sebuah podcast yang berjudul Education of a Value Investor. Terinspirasi oleh buku karyanya yang memiliki judul yang sama, Spier mengadakan percakapan dengan para pemimpin pemikiran berpengaruh, yang mencakup segala hal mulai dari strategi investasi, kesadaran, pembelajaran mesin, dan banyak lagi. Podcast tersebut telah menjadi landasan cara perusahaan meningkatkan kesadaran dan mengembangkan jaringannya. Saat Spier dan timnya memproduksi konten yang berharga, sulit untuk melacak keterlibatan pengguna individu di antara pendengar yang mengakses materi tersebut melalui host pihak ketiga .
Cara inovatif David menjawab tantangan ini adalah dengan menyertakan transkrip podcast di DocSend dalam deskripsi setiap episode. “DocSend cukup nyaman. Kami mengunggah transkrip podcast kami ke dalam tautan DocSend yang unik dan setiap pemirsa memasukkan email mereka sebelum membaca,” ungkap David. Pendengar baru yang terlibat dengan transkrip sering kali menjadi anggota aktif jaringan Aquamarine. Dengan DocSend, David dapat melacak calon pengguna ini dan perjalanan mereka dari waktu ke waktu, sekaligus memperkaya pengalaman pendengar secara keseluruhan dengan mengizinkan akses ke podcast dalam format alternatif. “Saya dapat menerima notifikasi saat episode tertentu mendapatkan daya tarik dan saya dapat melihat siapa yang berinteraksi dengan konten kami,” ungkap David. DocSend membuat proses gating konten menjadi intuitif, memungkinkan siapa pun di perusahaan untuk membuat konten yang terjaga keamanannya dan melacak keterlibatan pendengar dari waktu ke waktu, terlepas dari latar belakang teknis pemasaran.
Integrasi intuitif DocSend dengan Salesforce dan Ruang Data Virtual memperkaya konferensi investor
Integrasi DocSend dengan Salesforce menyederhanakan cara David melacak keterlibatan pengguna dengan konten. Sebagai seseorang yang menghabiskan banyak waktu di Salesforce, David merasa puas bahwa setiap interaksi pemirsa dengan penelitian investor yang disimpan di DocSend juga tercermin pada informasi tingkat akun di Salesforce. “Ini menghemat banyak waktu saya karena saya tidak perlu bolak-balik di antara dua perangkat lunak. Kami dapat melihat di Salesforce bagaimana orang berinteraksi dengan dokumen yang kami kirimkan.” Bagi David, Salesforce adalah satu-satunya sumber kebenarannya. DocSend memperkaya wawasan dasar yang dia dapatkan dari Salesforce, memberikan “data yang lebih terperinci tentang bagaimana kontak terlibat dengan konten kami,” tambah David.
Guy Spier mengadakan konferensi tahunan dengan rekan-rekannya untuk membagikan pembaruan penelitian investasi mereka. Peserta mempresentasikan temuan mereka dan presentasi ini bersifat rahasia, sehingga mereka harus ditempatkan di lingkungan virtual yang aman.
David mengandalkan ruang data virtual DocSend untuk mengadakan materi konferensi dan presentasi yang dibagikan kepada peserta. “ini jauh lebih mudah bagi kami menggunakan ruang data DocSend untuk mengadakan semua presentasi konferensi, daripada mengirimkan dua puluh tautan unik ke setiap peserta,” ungkap David. Hanya daftar individu yang disetujui yang dapat mengakses presentasi sebelum konferensi dalam satu ruang data yang mudah diakses.
Melalui gabungan kekuatan Dropbox dan DocSend, Aquamarine memiliki cara yang efisien untuk memperbarui, mengelola, dan membagikan konten, baik bersama karyawan internal atau individu eksternal.
“Dropbox dan DocSend memungkinkan kami untuk menjadi sangat teratur, rapi, dan proaktif dengan semua manajemen konten kami”
David JudManajer Keuangan, Aquamarine