Dengan mitra yang tepat, skalabilitas menjadi mudah: BlackMatter Creative meningkatkan bandwidth dengan Dropbox Dash.

Latar belakang

Jika ada yang memahami nilai sebuah kemitraan yang baik, itu adalah BlackMatter Creative. “Daripada mengerjakan daftar periksa item, kami bermitra dengan Anda untuk menentukan tujuan utama Anda, lalu mengajak Anda dalam perjalanan untuk memahami apa yang Anda butuhkan,” kata Manajer Akun Jessica Lytle.

Pendekatan otentik ini telah membantu BlackMatter membangun reputasi yang mengesankan dan menarik klien global dari berbagai industri. Namun sebagai bisnis kecil, mereka harus memanfaatkan sumber daya internal mereka sebaik mungkin. Mereka mengandalkan perangkat kerja mereka untuk menghemat waktu, meningkatkan hasil kerja, dan mempermudah komunikasi antara anggota tim dan klien.

“Kami adalah agensi kecil.” Kami berkolaborasi dengan klien dan para kreator eksternal, baik itu penulis, penulis naskah iklan, fotografer, atau videografer. Oleh karena itu, memastikan setiap orang memiliki alat yang mereka butuhkan agar kita dapat memulai proyek secara efisien adalah hal yang sangat penting,” kata Paul Woodard, Presiden dan Direktur Kreatif di BlackMatter Creative.

Tantangan: sebuah agensi kecil dengan banyak bagian yang bergerak.

Sebelum tersedianya alat-alat tersebut, memulai proyek baru biasanya melibatkan banyak sekali tahapan yang harus dilalui.

"Salah satu tantangan terbesar kami adalah mengatur semuanya—mulai dari elemen dan komponen yang kami butuhkan hingga anggota tim yang akan terlibat dalam proyek ini."

Bagi manajer akun seperti Lytle, rintangan terbesar berikutnya adalah alur proyek.

“Menjaga agar pekerjaan tetap berjalan lancar saja sudah merupakan tantangan,” katanya. “Kami memiliki begitu banyak proyek yang sedang berjalan, dan kami benar-benar ingin memastikan bahwa semua prioritas dan tenggat waktu klien kami terpenuhi. Artinya, kita harus bekerja seefisien mungkin.”

Selain itu, BlackMatter membutuhkan cara yang andal untuk berinteraksi, mendukung, dan mengelola klien dari mana saja. Kemampuan untuk bekerja di dalam negeri dan internasional sangat penting bagi anggota tim seperti Desainer Senior Ben Gennetay.

“Saya bekerja di Prancis, dan kolega saya berada di Oklahoma, jadi kami perlu terus-menerus berbagi informasi.” Saya pernah bekerja di agensi kreatif yang sebelumnya tidak memiliki perangkat lunak cloud untuk penyimpanan, dan itu membuat segalanya lebih sulit dan menambah kerepotan.”

Solusi: kurangi waktu pencarian dan perbanyak waktu kreasi.

BlackMatter menjalin kerja sama dengan Dropbox, yang platform berbasis cloud-nya awalnya membantu tim menyimpan dan mengatur aset besar yang disediakan klien.

“Sebagai agensi kreatif, kami memiliki basis data yang sangat besar berisi karya seni, font, dan proyek dari berbagai klien, jadi Dropbox sangat menghemat waktu,” kata Woodard.

Tim tersebut mengorganisir file berdasarkan klien di Dropbox, sehingga mereka dapat menelusuri file proyek untuk menemukan apa pun yang mungkin dibutuhkan seseorang untuk proyek tertentu. “Dropbox memudahkan perpindahan dari satu proyek ke proyek lain, dari satu klien ke klien lain,” kata Lytle.

Seiring pertumbuhan BlackMatter, hubungan mereka dengan Dropbox pun semakin erat. Mereka menjadi anggota program Mitra Desain dan juga mengadopsi Dropbox Dash sehingga anggota tim dapat menemukan file, gambar, video, dan lainnya di berbagai platform kerja. Dengan kemampuan tambahan ini, tim BlackMatter dapat menemukan material lebih cepat, mengatur proyek lebih efisien, dan berkomunikasi lebih efektif, semua hal yang memberi tim apa yang mereka butuhkan untuk berkembang lebih cerdas dan menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal yang ketat.

Mereka telah melangkah lebih jauh, menciptakan materi promosi lebih cepat dengan alat analisis, peringkasan, dan penulisan yang didukung AI. Gennetay baru-baru ini menggunakan Dash untuk mulai membuat slide media sosial, dengan memasukkan parameter ke perangkat lunak tentang jumlah slide dan topik untuk setiap slide. Hal itu memicu proses berpikir kreatif sehingga dia bisa mulai menyempurnakannya.

Mereka juga menggunakan fitur AI Dash untuk menyoroti detail penting melalui obrolan yang dipersonalisasi. Selama pertemuan, beberapa klien menanyakan kepada Woodard tentang detail proyek tertentu. Dia tahu itu ada di suatu email, tetapi biasanya akan memakan waktu terlalu lama untuk menemukannya hanya dengan menggunakan pencarian. “Jadi, saya langsung masuk ke Dash, mengetikkan kata kunci ke kolom pencarian, dan aplikasi itu langsung memberikan jawaban yang akurat. Saya suka karena saya bisa menggunakan Dash secara langsung dalam rapat bisnis untuk memberikan jawaban yang bagus kepada klien dengan detail yang mereka butuhkan.”

Momen-momen ini penting, bukan hanya untuk membangun kepercayaan klien, tetapi juga untuk tetap mengikuti perubahan jadwal yang cepat.

“Segala sesuatunya sangat terikat pada tenggat waktu dalam bisnis kami, dan setiap detik tambahan yang bisa kami dapatkan setiap hari sangat membantu,” kata Lytle. “Memiliki satu lokasi pusat yang dapat mencari di seluruh file kreatif kami dan mengambil apa yang kami butuhkan sangat efisien, dan kami sangat bersemangat untuk mengembangkannya.”

Hasil: Menangani beban kerja yang lebih besar dengan upaya yang lebih sedikit.

Beban kerja BlackMatter terus meningkat. Peningkatan beban kerja dapat berarti peningkatan stres, tetapi tim tidak khawatir.

“Dash memberi kami alat yang kami butuhkan untuk menjadi lebih efisien sehingga kami dapat menangani beberapa beban kerja baru dan lebih besar yang datang,” kata Woodard.

Para desainer seperti Gennetay tidak bisa membayangkan satu hari pun tanpa perangkat lunak tersebut. “Dropbox telah mengubah hidup saya, sungguh.” Jika tidak ada Dropbox, saya tidak akan bekerja untuk sebuah agensi di Amerika.”

Sesuai harapan tim, salah satu dampak terbesar adalah pada kemampuan mereka untuk berkembang. Sebelum Dropbox, tim tersebut sibuk mengerjakan operasional bisnis sehari-hari. Sekarang mereka tidak perlu lagi khawatir tentang mengatur, menyimpan, atau berbagi konten, sehingga mereka bebas untuk hadir bersama klien dan melakukan percakapan yang memicu karya kreatif terbaik mereka.

Mereka juga memiliki lebih banyak ruang untuk mengerjakan tugas-tugas seperti pembaruan situs web dan penyesuaian pesan produk. Seiring tim terus menangani lebih banyak klien, inisiatif kreatif, dan kemitraan, mereka tahu Dropbox selalu siap memberikan dukungan.

“Menjalani proses ini bersama Dash dan bekerja sama dengan tim Dropbox benar-benar membuat kami merasa dihargai sebagai pelanggan. "Ini merupakan kemitraan yang luar biasa," kata Woodard.