Tantangannya: Menciptakan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang penting

Dalam industri pemasaran yang serba cepat saat ini, menemukan cara untuk menyederhanakan proses sangat penting untuk mendapatkan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk hal yang paling penting—yaitu menghasilkan pekerjaan hebat. Hal ini tampak lebih jelas di area akuisisi dan orientasi SDM, serta SOW, kontrak, dan perjanjian klien.

Dengan pekerjaan jarak jauh yang semakin banyak dilakukan, agensi memiliki kumpulan SDM yang luas untuk direkrut. Namun, mereka juga menghadapi lebih banyak persaingan. Jadi, menciptakan cara yang cepat dan efisien untuk mengidentifikasi, merekrut, dan memberikan orientasi pada karyawan baru menjadi hal paling penting.  

Tantangan yang sama juga dihadapi ketika mengontrak klien baru dan proyek baru—agensi tidak boleh membiarkan tugas administratif memperlambat kerja mereka.

Collier.Simon, seperti banyak agensi yang sedang berkembang, telah melihat peningkatan dalam variasi dokumen yang perlu dikirim, ditandatangani, dan disimpan, serta jumlah orang yang terlibat dalam prosesnya. Karena itu, mereka membutuhkan solusi yang memungkinkan proses yang dilakukan menjaga momentum cepat yang diharapkan klien, bahkan dengan lebih banyak orang dan kompleksitas yang terlibat. Sangat penting bagi mereka untuk menemukan alat tanda tangan elektronik yang mudah digunakan dan sekaligus menyediakan cara sederhana untuk menjaga dokumen yang semakin banyak tetap teratur dan tertata rapi.

Solusinya: Menyederhanakan tanda tangan untuk kecepatan dan efisiensi

Sebagai pengguna lama Dropbox, tim di Collier.Simon tentu saja tertarik pada solusi tanda tangan elektronik yang memungkinkan mereka mempertahankan alur kerja saat ini dalam menggunakan Dropbox untuk berbagi dan berkolaborasi pada file dan dokumen.

Mereka juga mencoba solusi lain, tetapi merasakan bahwa Dropbox Sign adalah yang paling mudah digunakan. Hal ini mendorong penggunaan yang lebih mendalam di seluruh agensi. Integrasi dengan Dropbox yang tanpa kendala juga merupakan faktor besar dalam menghemat waktu dan memastikan pengaturan dokumen penting. Matt Seigel, Presiden mengatakan: “Sekarang kami menjalankan semuanya di Dropbox dan Dropbox Sign, kami menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas administratif dan lebih banyak waktu untuk memberikan hasil bagi klien kami.”

Hasilnya: 

Perekrutan yang lebih cepat dan orientasi karyawan yang lebih efisien

Dengan menggunakan Dropbox Sign dan Dropbox, Collier.Simon dapat mempercepat waktu penandatanganan surat penawaran dan dokumen orientasi secara signifikan. Selain itu, alur dan pengaturan yang lebih baik memudahkan penambahan lebih banyak orang ke proses perekrutan sekaligus meningkatkan efisiensi.

‍Penghematan waktu dalam kolaborasi berarti peningkatan kecepatan untuk memberikan dampak bagi klien

Dengan menggunakan Dropbox dan Dropbox Sign untuk mengelola dan mengirimkan semua file, Collier.Simon dapat memulai dan mengirimkan materi iklan hingga 20% lebih cepat. Hal ini membuat pekerjaan dapat masuk ke pasar lebih cepat, sehingga memberikan dampak bisnis yang lebih cepat kepada klien. 

‍Membuat SOW ditandatangani lebih cepat dan proyek dimulai lebih cepat

Dengan kecepatan pasar saat ini, tenggat waktu tidak berubah meskipun ada penundaan dalam dokumen. Collier.Simon dapat membuat SOW dan MSA klien ditandatangani dengan lebih cepat, sehingga proyek dimulai lebih cepat. Secara keseluruhan, penundaan dokumen telah menjadi masa lalu.

Kolaborasi tanpa pengorbanan

Dengan proses yang disederhanakan, Collier.Simon dapat menskalakan tim dan alur kerja dokumen dengan keyakinan bahwa mereka dapat bergerak lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas atau organisasi. Saat ini, mereka meningkatkan penggunaan Dropbox Paper untuk berkolaborasi lebih erat dalam pembuatan dokumen, dan Dropbox Replay untuk kolaborasi video, yang memberikan efisiensi yang sama seperti alur kerja Dropbox lainnya.