Bagaimana Darakwon mempercepat penerbitan, memangkas biaya, dan memperoleh kendali

Latar belakang

Darakwon menerbitkan materi pembelajaran bahasa untuk siswa di seluruh dunia. Berbasis di Korea Selatan, mereka berkolaborasi dengan 86 mitra di 27 negara. Dari draf awal hingga berkas cetak akhir, konten terus berpindah—melintasi batas negara, tim, dan zona waktu.

Tantangan: pengiriman berkas yang lambat dan beban TI yang besar

Selama bertahun-tahun, Darakwon berbagi file dengan cara lama—membakarnya ke USB, hard drive, dan bahkan Blu-ray, lalu mengirimkannya ke luar negeri. Setiap transfer bisa memakan waktu sekitar satu bulan, terkadang dua bulan. Dan itu tidak selalu berhasil: perangkat rusak, unduhan gagal, dan file hilang.

Darakwon menyimpan berkas di server lokal, tetapi sistemnya sulit dikelola:

• Perangkat kerasnya memerlukan peningkatan yang berkelanjutan.
• Kerusakan sering terjadi dan sering kali memperlambat pekerjaan.
• Biaya pemeliharaan terus menumpuk.
• Pencadangan itu rumit dan tidak selalu terasa aman.

Beberapa tim mencoba menggunakan alat cloud mereka sendiri, tetapi itu hanya menciptakan masalah baru—data tersebar, risiko keamanan, dan tidak ada cara yang jelas untuk mengelola semuanya. Darakwon membutuhkan satu platform yang dapat menyatukan semuanya.

Solusi: satu tempat untuk menyimpan, mengirim, dan mengelola file

Darakwon memilih Dropbox karena kesederhanaannya, keandalannya, dan dukungannya. Pada saat itu, yang menonjol adalah dukungan bahasa Korea lokal, kinerja global yang kuat, dan nilai keseluruhan yang lebih baik daripada platform lain.

Sekarang, semua konten Darakwon ada di satu tempat. Seluruh tim memiliki akses mudah ke berkas, tetapi kontrol izin yang terperinci memastikan setiap orang hanya melihat apa yang mereka perlukan. Tim tersebut menggunakan Dropbox Transfer untuk mengirimkan aset besar—seperti tata letak buku, berkas audio, dan karya desain—kepada mitra di seluruh Korea Selatan dan di seluruh dunia.

Untuk proyek pembelajaran elektronik, mereka terkadang menggunakan Dropbox Replay untuk meninggalkan komentar spesifik bingkai pada berkas video dan audio—memudahkan pengeditan saat peninjauan jarak jauh dibutuhkan.

Mereka juga menggunakan Dropbox Sign untuk menangani kontrak secara digital—tanpa meninggalkan Dropbox.

Hasil: pengiriman lebih cepat, biaya lebih rendah, kepercayaan lebih tinggi

Sekarang, Darakwon berbagi berkas dalam hitungan detik—tanpa kegagalan, tanpa penundaan.

Dengan berbagi yang lebih cepat dan lebih sedikit hambatan, proyek kini bergerak lebih cepat dari draf hingga pengiriman. “Sejak beralih dari sistem sebelumnya, efisiensi kerja secara keseluruhan telah meningkat sebesar 5–10%,” tambah Shin Kyung-chul, Manajer Umum di Darakwon.

Dropbox juga membantu memangkas biaya secara menyeluruh:

• Biaya pengiriman turun dari sekitar $30.000 pada tahun 2021 menjadi sekitar $15.000 pada tahun 2024, dengan sebagian besar file sekarang dikirim secara digital.
• Tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencetak, mengemas, dan mengirimkan materi.
• Beralih dari sistem lokal menghemat biaya perangkat keras dan sekitar $7.500 setahun untuk staf TI.

Pengaturan baru ini membawa ketenangan pikiran. "Kontrol versi Dropbox sangat membantu," kata Shin. "Kontrol versi Dropbox telah menyelamatkan kami lebih dari sekali ketika file hilang atau rusak." Perusahaan juga memiliki lebih banyak keamanan dan kontrol atas kekayaan intelektual.

Terakhir, konsol admin membantu tim dalam memasukkan dan mengeluarkan staf dengan cepat, sementara log aktivitas terperinci menunjukkan secara pasti siapa saja yang mengakses, mengedit, atau menghapus suatu berkas. Peringatan sistem—seperti pemberitahuan untuk transfer file besar—membantu tim TI menemukan aktivitas yang tidak biasa dan merespons dengan cepat.

Dengan lebih sedikit penundaan dan alur kerja yang lebih sederhana, Darakwon telah memperluas upaya penerbitan globalnya dengan lebih percaya diri dan mudah.