Latar belakang

Di sebuah agensi yang sedang berkembang, hambatan terbesar tidak selalu disebabkan oleh pekerjaan itu sendiri. Momen-momen di antaranya itulah yang membuat frustrasi: tautan yang salah kirim ke obrolan yang salah, deck yang tidak dapat ditemukan siapa pun, dan pertanyaan yang sudah dijawab lima kali minggu ini. Ketika semuanya bergerak cepat, penundaan kecil itu akan menumpuk dan diam-diam memperlambat Anda.

Itulah dunia kerja yang dijalani oleh Kaitlyn Miner, pemimpin divisi People & Culture, serta Kim Siercks, analis perbaikan proses, di Pathfinders Advertising. Agensi beranggotakan 50 orang ini memiliki spesialisasi dalam strategi merek, kreativitas, media, dan pelaksanaan proyek digital untuk klien regional dan nasional.

Miner memimpin fungsi sumber daya manusia dan budaya di agensi tersebut, di mana kejelasan dan konsistensi secara langsung membentuk pengalaman karyawan seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Siercks bekerja di sisi operasional, turun tangan untuk mengidentifikasi hambatan dan membantu menggerakkan kembali pekerjaan ketika proyek terhenti.

Di antara mereka, mereka memiliki pandangan yang jelas tentang di mana lembaga itu berfungsi (dan di mana lembaga itu tidak berfungsi).

Tantangan: tumbuh pesat, kehilangan fokus pada hal-hal yang penting.

Mulai dari proses orientasi karyawan baru hingga penyampaian layanan kepada klien, masalahnya tetap sama. Tim-tim tersebut menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melacak informasi.

Miner mendengar umpan balik ini secara langsung. “Saya terus-menerus mendapat pertanyaan.” Dan pertanyaan-pertanyaan itu akan sama dari banyak karyawan.”

Para Pramuka telah menggunakan Dropbox selama bertahun-tahun untuk menjaga agar file mereka tetap terorganisir dan mudah diakses. Mulai dari aset kreatif hingga paket sambutan, semuanya memiliki tempatnya masing-masing. Namun seiring berkembangnya agensi tersebut, Dropbox bukan satu-satunya tempat kerja berada. Percakapan berlangsung di Teams. Umpan balik disampaikan melalui email. Catatan-catatan dilampirkan pada tumpukan kartu. Dan tak seorang pun bisa menemukan apa yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya.

Informasi tidak hilang. Itu terpecah-pecah.

Solusi: satu tempat untuk mencari dan memahami, dengan cepat.

Pimpinan mulai mencari cara untuk mempermudah pencarian informasi di seluruh perusahaan tanpa mengubah cara kerja yang sudah ada. Ketika mereka mengetahui tentang Dropbox Dash, mereka melihat sebuah solusi. Dash akan bekerja dengan alat-alat yang sudah digunakan tim, menyatukan konten, percakapan, dan konteks di satu tempat yang dapat dicari.

“Kami [sudah] menggunakan Dropbox untuk menyimpan semua yang kami lakukan. Dash [membantu kami] menemukan semua output yang kami butuhkan,” kata Siercks.

Dengan menghubungkan berbagai alat seperti Dropbox, Microsoft Teams, dan aplikasi kerja lainnya, Dash menciptakan fungsi pencarian terpusat berbasis AI di seluruh ekosistem Pathfinders. Alih-alih mengingat di mana suatu file berada, karyawan dapat melakukan pencarian sekali dan mendapatkan hasil dari seluruh file, percakapan, dan dokumen mereka. Dan setiap permintaan mempertimbangkan izin akses, jadi mereka hanya melihat apa yang diizinkan untuk mereka akses.

Bagi Miner, ini berarti lebih sedikit permintaan berulang. “[Sekarang saya] bertanya, 'Apakah Anda sudah membatalkan itu?'” katanya. “Hal ini membantu memberdayakan orang untuk mencari [jawaban] sendiri, sambil tetap memastikan karyawan merasa didukung.”

Dash juga merangkum dokumen dan dengan cepat menampilkan detail penting, membantu tim untuk memahami situasi tanpa harus membuka dan memindai banyak file. Alih-alih mencari-cari di antara utas dan folder, mereka mendapatkan konten yang tepat dalam hitungan detik.

Hasil: 750 jam waktu dihemat—dan setiap orang dapat menemukan apa yang mereka butuhkan

Siercks melihat nilai dari Dash selama sesi "pengenalan" klien baru. “Biasanya kami membutuhkan waktu sekitar seminggu untuk mengubah data hari itu menjadi unduhan tim yang dapat digunakan,” katanya. Dengan Dash, tim merangkum wawasan utama ke dalam sesi pengarahan selama satu jam dan mulai mengeksekusi pada hari berikutnya.

Miner juga melihat peningkatan serupa dalam manajemen kinerja. Saat mengajari karyawan cara melakukan Penilaian Manajemen Kinerja (PMR), dia menggunakan fitur obrolan di Dash untuk membantu mereka menulis ulasan dengan gaya bahasa mereka sendiri. “Dalam siklus enam bulan, [tim] dapat menyimpan obrolan dan menambahkan kemenangan saat terjadi,” kata Miner. “Pada akhirnya, Anda memiliki PMR (Project Management System) yang terintegrasi penuh dan siap digunakan.”

Dalam kedua kasus tersebut, Dash berarti lebih sedikit waktu untuk memproses konteks dan lebih banyak waktu untuk menerapkannya.

Miner menghitung dampaknya di seluruh perusahaan. Para pekerja kreatif mengatakan mereka menghemat lima hingga enam jam per minggu. Para pemimpin operasional mendapatkan kembali waktu untuk menyelesaikan masalah dengan lebih cepat. Bagian SDM menerima lebih sedikit pertanyaan berulang tanpa mengurangi dukungan. “Dash sebenarnya telah menghemat waktu sekitar dua hingga tiga jam per minggu,” katanya. “Jika Anda menghitungnya, jumlahnya mencapai 750 jam per tahun per orang.”

Dan begitu tim berhenti mengejar tautan dan jawaban, mereka dapat mengalihkan waktu tersebut ke apa yang disebut Pathfinders sebagai “pekerjaan investasi”: pembelajaran, peningkatan proses, dan penguatan budaya.

“Dash memberi kami lebih banyak waktu untuk bersama,” kata Siercks, “dan untuk berinvestasi kembali ke bisnis dan diri kami sendiri.”