Space Machines Company menghemat biaya tambahan pada pekerjaan yang sangat penting.

Latar belakang

Sama seperti mobil, satelit juga memerlukan perawatan agar tetap dapat berada di antariksa. Di antariksa, satelit-satelit tersebut dapat diservis oleh Space Machine Company. Didirikan di Australia pada tahun 2019, perusahaan ini membangun armada kendaraan servis yang dapat memperbaiki satelit-satelit yang mengorbit. Motonya? Membuat antariksa lebih berkelanjutan dengan memperpanjang usia infrastruktur benda luar angkasa buatan manusia.

Tantangan: Solusi penyimpanan yang sederhana dan aman

Space Machine Company bertukar data dan konten dengan tiga kantor yang berada di dua negara. Perusahaan tersebut juga berkolaborasi dengan jaringan mitra global. Dulu, perusahaan tersebut mengalami kesulitan akibat folder bersama yang berantakan, file duplikat, dan kontrol akses yang membingungkan. Space Machine Company memerlukan solusi penyimpanan terpusat agar dapat berkolaborasi dengan mudah.

Keamanan dan integritas data merupakan salah satu masalah terbesar. Hal tersebut penting untuk hosting data di pusat data Australia guna mematuhi peraturan setempat. “Kami bekerja dengan pelanggan yang memiliki data sensitif. Jadi, keamanan dan integritas data sangatlah penting,” ungkap Sharmila Fernando, Kepala Pemasaran di Space Machines Company.

Space Machines Company juga memerlukan solusi ramah pengguna yang menawarkan uptime dan kecepatan unggahan yang tinggi, serta kemampuan untuk mengontrol hierarki file secara terpusat. “Rekayasawan kami mengelola file berukuran besar untuk keperluan desain dan membagikannya ke kantor-kantor global di India dan Australia. Penting bagi kami untuk dapat mengakses file tersebut secepat mungkin agar dapat terus bekerja tanpa hambatan,” imbuh Fernando. 

Akhirnya, tim operasi bisnis di Space Machines Company mencari solusi dengan kemampuan tanda tangan bawaan. “Sebelumnya, kami mengirimkan PDF melalui email untuk ditandatangani orang-orang. Sering kali, dokumen tersebut dikirim kembali dalam format yang salah, dan mengulang seluruh proses ini sangatlah merepotkan,” ujar Ben Spoor, Kepala Staf dan Kepala Operasi Bisnis di Space Machines Company. “Saat mencari solusi, Dropbox adalah satu-satunya yang memenuhi semua kriteria kami.”

Solusi: Hierarki file yang jelas dan hak akses yang telah ditentukan

Langkah pertama adalah menyiapkan arsitektur file dan kontrol akses yang jelas. Kemudian, tibalah waktunya untuk memigrasikan data dari solusi sebelumnya. “Konsol admin Dropbox sangat mudah digunakan, sehingga migrasi kami berjalan lancar,” kenang Spoor. “Tim Dropbox memastikan data kami tiba dengan aman, dengan struktur file dan hak akses yang utuh.”

Selanjutnya, tim mulai menggunakan Dropbox Sign untuk mengeksekusi dokumen. Mereka tinggal mengklik kanan dokumen, memasukkannya ke dalam alur kerja tanda tangan, menetapkan perintah penandatanganan, dan mengirimkannya. Tim akan menerima notifikasi saat orang menandatangani dokumen dan versi akhirnya disimpan ke folder Dropbox asli. “Kami memerlukan alat seperti itu untuk mengoptimalkan waktu dan upaya kami, yang penting bagi kesuksesan perusahaan rintisan,” ungkap Fernando.

Terakhir, tim mengintegrasikan Dropbox dengan Microsoft Word dan Google Suite. Dengan cara ini, staf dapat membuat dokumen Google atau Microsoft dalam Dropbox atau menyimpan tautan eksternal di sistem file internal. “Dropbox menawarkan berbagai integrasi lainnya, tetapi hal terpenting bagi kami adalah menautkan alat penyimpanan ke alat perkantoran kami,” tambah Spoor.

Hasil: Hemat waktu, perawatan mudah, dan keamanan data

Dengan struktur file yang rapi dan sederhana, karyawan jadi lebih mudah menemukan atau menyimpan informasi. Beberapa karyawan suka mengarsipkan aset dalam folder, sementara karyawan lain lebih menyukai fungsi pencarian Dropbox untuk menemukan sesuatu.

Dengan penerapan hak akses yang tepat, setiap orang dapat dengan mudah melakukan pekerjaan mereka. Anggota tim baru ditugaskan ke grup yang telah ditentukan dengan semua hak akses yang diperlukan, sehingga proses orientasi karyawan menjadi mudah.

Hasilnya, Space Machines Company merasakan penghematan waktu dan produktivitas yang lebih tinggi.

Lingkungan penyimpanan mereka yang baru dan lebih produktif juga lebih mudah untuk dikelola. “Untuk perusahaan rintisan yang selalu berupaya untuk berhemat, Dropbox adalah pilihan yang tepat. Kami tidak memiliki sumber daya untuk mempekerjakan banyak karyawan guna mengelola solusi manajemen dokumen. Cukup satu orang saja untuk menyiapkan semuanya dan memastikan semuanya berjalan lancar, sehingga kami menghemat biaya tambahan,” tambah Fernando. Artinya, perusahaan juga tidak perlu berinvestasi dalam sesi pelatihan—beberapa halaman Wiki sudah cukup untuk melibatkan seluruh tim.

Manfaat besar lainnya adalah jejak audit yang jelas untuk setiap dokumen. Log ini sangat penting, khususnya saat beberapa pemangku kepentingan eksternal berkolaborasi dalam folder bersama. Peringatan otomatis juga menandai jika ada orang yang memindahkan data secara tidak sengaja, sehingga memastikan integritas data. “Dropbox memungkinkan saya mengawasi secara terpusat dengan upaya minimal,” tambah Spoor.

Mitra Space Machines Company, khususnya lembaga pemerintah, juga perlu memastikan bahwa data mereka aman. Di sinilah residensi data memainkan peran utama. Dengan mengikuti hukum Australia, perusahaan mengurangi risiko akses tidak sah. “Untuk proyek yang sensitif seperti itu, klien tertentu lebih memilih untuk bekerja di Dropbox karena residensi data dan keamanannya,” ungkap Fernando.

Dropbox telah diuji saat peluncuran Wahana Servis Orbital, Optimus. Space Machines Company menggunakan Dropbox untuk membagikan file dan menyiapkan izin untuk berbagai pemangku kepentingan. Langkah berikutnya adalah misi Space MAITRI. Perusahaan akan berkolaborasi dengan Indian Space Agency untuk meluncurkan wahana lain di roket India, yang akan melibatkan banyak pengujian sebelum memvalidasi wahana antariksa tersebut. Proses mengelola dan bertukar data pengujian secara efisien antara tim di Australia dan India akan menjadi sangat penting. “Kami memiliki pengalaman yang positif dengan Dropbox, jadi saya yakin semuanya akan berjalan lancar. Saya tidak khawatir,” tambah Spoor.

Dengan ratusan satelit baru yang menjelajah antariksa, objek akan bertabrakan dan puing antariksa akan menumpuk. Space Machines Company berusaha menjaga antariksa agar tetap berkelanjutan. Dengan solusi penyimpanan yang aman dan intuitif, perusahaan siap berkembang dan menghadapi tantangan.