Apa itu DMAIC?
Terkadang dalam dunia bisnis, kita mendengar jargon yang masuk telinga kanan dan keluar telinga kiri. “DMAIC” (diucapkan “duh-may-ik”) adalah contoh yang bagus. Terutama karena betapa dahsyatnya DMAIC dalam meningkatkan upaya kerja Anda.
Singkatnya, “DMAIC” adalah pendekatan pemecahan masalah berbasis data yang melibatkan penyempurnaan dan pengoptimalan bertahap pada produk, desain, dan proses.
Apa kepanjangan dari DMAIC?
Sederhananya, akronim ini merupakan singkatan dari “Define, Measure, Analyze, Improve, and Control.”
Bill Smith yang merupakan insinyur Motorola menciptakan DMAIC pada tahun 1980-an sebagai bagian dari metodologi Six Sigma yang mengandalkan pengukuran dan analisis untuk membuat operasi seefisien mungkin. Tujuannya? Peningkatan proses.
Apa saja fase-fase proses DMAIC?
Smith merancang lima langkah atau "fase" DMAIC yang saling berhubungan untuk menghasilkan efek kumulatif: Bangun informasi dan data yang dihasilkan pada tahap sebelumnya dan ulangi penemuan Anda.
Definisikan
Tahap “Define” DMAIC menetapkan apa permasalahannya dan apa yang perlu Anda selesaikan. Kedengarannya jelas, tetapi bagian proses ini—menyatakan masalah, tujuan, dan ruang lingkup yang diperlukan untuk mencapainya—sangat penting.
Dengan menentukan, Anda akan mempelajari elemen mana yang penting bagi kualitas atau “CTQ”. Pemimpin tim dan manajer proyek biasanya mengembangkan diagram SIPOC (SIPOC adalah singkatan dari "Supplier/Pemasok; Input/Masukan; Process/Proses; Output/Keluaran; Customers/Pelanggan") untuk tim atau dokumen piagam proyek mereka.
Ukuran
Apa Anda memahami masalahnya? Bagus! Mari kita uraikan bagaimana Anda dapat mengukur dan mengamati perubahan yang Anda buat. Tujuan dari fase “Pengukuran” DMAIC adalah untuk:
- membangun kinerja proses Anda yang ada
- menentukan data mana yang akan Anda analisis
Dari sana, Anda dapat menggunakan rencana pengumpulan data untuk memantau kinerja Anda saat Anda membuat perubahan dan membandingkan hasil di akhir proyek.
Menganalisa
Anda sekarang seharusnya memiliki data dasar yang dapat digunakan untuk mulai membuat keputusan terkait proses. Selamat! Selamat datang di fase Analisis proses DMAIC, tempat Anda mempelajari data tersebut.
Anda dan tim Anda akan membangun peta proses terkini menggunakan data untuk memahami di mana masalah dalam proses Anda saat ini dimulai.
Anda tidak perlu menggunakan salah satu alat Six Sigma yang rumit. Diagram tulang ikan dan diagram Pareto adalah metode yang umum digunakan dan sudah cukup memadai untuk melakukan analisis akar masalah.
Setelah Anda selesai mengidentifikasi akar permasalahan, libatkan anggota tim Anda untuk membantu menentukan fokus dari proses DMAIC untuk ke depannya.
Memperbaiki
Sekarang saatnya untuk mulai membuat perbaikan proses yang sesungguhnya. Selama fase “Tingkatkan” DMAIC, bekerjasamalah dengan tim Anda untuk menemukan solusi kreatif yang dapat diterapkan dan diukur. Bertukar pikiran dan mengadakan rapat yang efektif sangatlah penting. Setelah Anda memikirkan solusinya, Anda harus melakukan percobaan, pengujian, serta penerapannya. SiklusPlan-Do-Check-Act atau “PDCA” merupakan metode umum untuk hal ini, begitu pula dengan Analisis Bentuk dan Efek Kegagalan, atau "FMEA" untuk mengantisipasi kemungkinan masalah. Terakhir, buat rencana implementasi terperinci untuk memandu Anda memperbaiki masalah proses yang ada.
Kontrol
Langkah terakhir dalam DMAIC akan membantu Anda memverifikasi dan mempertahankan keberhasilan solusi Anda. Pada fase Kontrol DMAIC, tim Anda membuat—Anda sudah bisa menebaknya—rencana kontrol. Ini membantu tim Anda terus menilai kembali dampak perubahan proses yang diterapkan.
Anda juga harus membuat rencana tanggapan untuk menindaklanjuti jika kinerja mulai turun kembali. Kemampuan melihat kembali ke cara Anda melakukan perbaikan dan solusi yang Anda ambil adalah hal yang berharga. Pada saat-saat ini, memiliki dokumentasi yang baik dan kontrol versi pada proses perbaikan sangatlah penting.
Saran untuk yang bijak: Jika Anda sudah pernah mendengar tentang DMAIC, Anda mungkin pernah mendengar tentang langkah awal yang berbeda, yang dikenal sebagai fase Mengenali. Ini adalah perbedaan semantik kecil—keduanya pada dasarnya identik.
PDCA vs DMAIC vs DMADV: Apa bedanya?
DMAIC dan DMADV keduanya merupakan metodologi Six Sigma—pendekatan berbasis data untuk meningkatkan proses.
DMADV adalah singkatan dari Define (Definisikan), Measure (Ukur), Analyze (Analisis), Design (Desain), dan Verify (Verifikasi). Sementara DMAIC digunakan untuk meningkatkan proses yang ada, DMADV digunakan untuk mengembangkan proses baru.
Sementara itu, PDCA (Plan, Do, Check, Act) merupakan pendekatan manajemen yang lebih umum, yang berfokus pada perbaikan berkelanjutan.
Apa keuntungan dan kerugian pendekatan DMAIC?
Dalam industri, penerapan Six Sigma dan DMAIC membantu mendorong pendekatan manufaktur ramping dengan tujuan menghilangkan pemborosan, cacat, dan produksi berlebih.
Produsen menemukan bahwa semakin besar simpangan baku antara batas kualitas rata-rata dan batas kualitas yang dapat diterima, semakin kecil kemungkinan mereka melampaui batas tersebut. Dengan demikian, Six Sigma—atau enam deviasi standar—menjadi standar emas dalam menentukan batas produksi. Bagaimana? Dengan membantu mengurangi jumlah cacat dan meningkatkan proses.
Pendekatan statistik untuk mengidentifikasi dan memecahkan akar penyebab masalah ini penting untuk peningkatan manufaktur pada tahun 90-an dan 2000-an. Metodologi lain, seperti Kaizen, juga memainkan peran besar.
Keuntungan DMAIC
Bekerja di bidang manufaktur ataupun tidak, manfaat utama dari DMAIC adalah sifatnya yang sangat ketat. Eksperimen pemecahan masalah dengan proses baru sering kali dapat memberikan jawaban pasti atas apa yang diubah. Dengan menggunakan DMAIC, Anda berada di posisi yang lebih baik untuk menilai dan mengukur kemajuan menggunakan data.
Kerangka kerja DMAIC yang baku membuat semua orang memahami setiap tahapan proses. Dengan memproduksi dokumentasi untuk merangkum semua keputusan dan kemajuan yang dibuat, Anda dapat melanjutkan dari satu tahap ke tahap lainnya tanpa hambatan. Selain memiliki proses yang pasti, Anda dapat membantu dalam memandu anggota tim sesuai dengan tujuan mereka saat ini.
Penggemarnya menyukai bahwa DMAIC bersifat berulang dan berkelanjutan: Fase Kontrol dari proses ini mengharuskan pemilik proses untuk terus memantau dampak pengoptimalan. Dengan rencana pemantauan data tersebut, data proses baru Anda secara alami membentuk dasar untuk fase Pengukuran baru. Metodologi DMAIC mampu mengidentifikasi masalah atau dampak pada proses bisnis secara terus-menerus—ditambah lagi cara untuk segera menargetkan masalah tersebut.
Kekurangan DMAIC
Aspek DMAIC yang terstruktur dan menyeluruh merupakan bagian dari daya tariknya. Namun, ini berarti mengikutinya bisa menjadi proses yang panjang, memakan waktu, dan menghabiskan banyak sumber daya. Tidak ideal jika Anda adalah tim pemasaran kecil yang menangani banyak proyek, atau perusahaan rintisan yang harus bergerak cepat untuk menyelesaikan pekerjaan.
Itulah sebagian masalah dengan DMAIC secara keseluruhan—ia tidak cocok dengan situasi yang membutuhkan fleksibilitas atau dinamisme. Dan itu tidak seharusnya terjadi: DMAIC adalah proses yang kaku, yang dirancang untuk meningkatkan proses secara bertahap alih-alih membuat terobosan cepat. Itu dapat berarti inovasi terhambat karena tidak “sesuai” dengan pendekatan inkremental.
Kerugian terakhir DMAIC adalah ketergantungannya pada data. Agar prosesnya berhasil, pengumpulan dan analisis data sangatlah penting. Pengumpulan data berkualitas buruk secara tidak sengaja dapat menyebabkan kesimpulan yang salah dan solusi yang tidak efektif. Dan tidak ada bisnis yang mau menghabiskan waktu, uang, dan upaya besar untuk mencapai solusi yang tidak tepat.
Mengapa Anda harus menggunakan DMAIC?
DMAIC membutuhkan penyelarasan tim dan waktu untuk memahami. Sebagai seorang manajer, ada baiknya bertanya, "Proses atau tim mana yang paling diuntungkan dengan DMAIC?"
Ingatlah bahwa pendekatan ini belum tentu merupakan pilihan yang tepat untuk masalah, industri, atau budaya organisasi Anda. Jika masalah proses bisa diketahui dengan mudah dan memiliki solusi sederhana yang didukung oleh data yang meyakinkan, mungkin saja proses DMAIC lengkap tidak diperlukan.
Saat masalah proses lebih kompleks atau berisiko tinggi, seperti saat tidak boleh ada penurunan kinerja, DMAIC dapat menjadi taktik yang cerdas. Bahkan jika itu memerlukan anggaran yang lebih besar dari yang Anda inginkan, prosesnya–bila diterapkan dengan benar–harus membuahkan hasil.
Bagaimana mendukung proses DMAIC
Mencoba proyek DMAIC untuk pertama kalinya bisa jadi menakutkan—terutama jika organisasi Anda memiliki masalah besar. Kunci untuk mewujudkannya? Kolaborasi dan komunikasi yang jelas. Di situlah Dropbox hadir.
Bagaimana Dropbox dapat mendukung metodologi DMAIC
Awali dengan membuat dokumen Dropbox Paper yang merincikan ide dan temuan Anda sebagai sebuah tim, semuanya di satu tempat.
Tentukan masalah Anda, tetapkan bagaimana Anda akan mengukurnya, dan minta setiap anggota tim menuangkan temuan mereka ke dalam dokumen untuk dianalisis sebagai satu kelompok. Bersama-sama, Anda dapat berkolaborasi dalam dokumen yang hidup dan bermanfaat ini, dan menemukan cara untuk meningkatkan proses pemecahan masalah secara bertahap.
Anda bahkan dapat menyelesaikan proyek dengan merinci rencana pengendalian kolektif dan rencana respons jika prosesnya terhenti lagi di masa mendatang.
Dropbox Paper memungkinkan Anda menampung seluruh proyek DMAIC dalam satu dokumen kolaboratif, dari tahap awal hingga akhir. Selain itu, dokumen ini dapat dibagikan dengan siapa saja yang perlu melihatnya dan siap diakses dari mana saja, berkat penyimpanan awan.
Hebatnya lagi, semua fitur tadi hanya sebagian kecil dari kemampuan Dropbox dalam membantu Anda berkolaborasi dengan tim, berbagi file tanpa kesulitan, dan menuntaskan pekerjaan. Jelajahi paket kami untuk mengetahui lebih lanjut.
