Penagihan sangat penting bagi penulis untuk melacak keuangan, yang penting untuk kepatuhan pajak dan perlindungan hukum jika timbul perselisihan pembayaran. Kabar baiknya adalah, meskipun ini bukan bagian paling menarik dari bisnis Anda sehari-hari, hal ini membuat pajak menjadi lebih sederhana dan mengurangi kemungkinan timbulnya perselisihan.
Faktur yang terstruktur dengan baik juga membantu menyampaikan profesionalisme, menunjukkan kepada klien bahwa Anda menjalankan bisnis dengan serius. Jadi, penagihan yang baik dapat membantu Anda memenangkan dan mempertahankan pekerjaan juga.
Faktur juga memberikan kejelasan—dengan menguraikan jumlah dan ketentuan pembayaran, Anda menetapkan ekspektasi yang jelas kepada klien dan menghindari potensi kesalahpahaman.
Kami memiliki kiat dan panduan untuk membantu Anda memahami semua yang perlu Anda ketahui mengenai pembuatan, pengelolaan, dan pengiriman faktur untuk layanan menulis.
Kapan dan mengapa harus menggunakan faktur sebagai penulis lepas
Faktur adalah aspek penting untuk mengelola bisnis menulis lepas Anda, tetapi bagian dari proses pembuatan faktur sebagai penulis adalah mengetahui kapan harus mengirimkannya.
Berikut ini adalah beberapa waktu penting untuk mengirimkan faktur dalam pekerjaan Anda sebagai penulis lepas:
- Setelah menyelesaikan proyek penulisan: Waktu yang paling umum untuk mengirim faktur adalah tepat setelah Anda menyerahkan pekerjaan akhir Anda. Ini membantu memastikan tidak ada penundaan dalam pembayaran.
- Pada tonggak-tonggak penting selama proyek besar: Untuk proyek besar, sebaiknya buat faktur pada tonggak-tonggak tertentu, jadi Anda tidak perlu menunggu hingga akhir proses untuk menerima pembayaran.
- Untuk pekerjaan per jam: Bila menagih per jam, kirimkan faktur secara berkala atau setelah proyek selesai untuk menjaga arus kas tetap stabil.
- Untuk layanan berulang atau berbasis retainer: Jika Anda bekerja dengan retainer, kirimkan faktur di awal setiap periode baru agar semuanya tetap pada jalurnya dan pembayaran mengalir kepada Anda.
- Saat bekerja dengan klien baru: Selalu tagih klien baru sebelum memulai pekerjaan untuk menetapkan harapan yang jelas dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Menetapkan ekspektasi di awal membantu menghindari kesalahpahaman atau perselisihan di kemudian hari.
- Untuk pembayaran di muka atau deposit: Jika Anda memerlukan deposit sebelum memulai proyek, faktur akan memformalkan permintaan pembayaran tersebut dan menyimpan catatannya untuk kedua belah pihak.
- Ketika cakupan proyek berubah: Jika cakupan pekerjaan berubah, terbitkan faktur terbaru yang mencerminkan persyaratan atau biaya baru. Diskusi dengan klien adalah satu hal, tetapi faktur akan mencatat dan meresmikan persetujuan Anda.
- Untuk biaya terkait proyek: Jangan lupa untuk menagih biaya tambahan seperti perjalanan atau bahan khusus yang Anda gunakan selama proses, jadi tidak ada yang terlewat dan Anda tidak kehilangan uang.
Pada dasarnya, jika Anda ingin dibayar untuk tulisan Anda, Anda perlu mengirimkan faktur. Itu adalah catatan bahwa pekerjaan telah selesai, pembayaran telah jatuh tempo, dan Anda memintanya dari klien.
Hal yang harus dicantumkan di faktur penulisan lepas Anda
Faktur yang baik untuk layanan penulisan lepas akan memuat semua detail yang tepat. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dicantumkan agar Anda dibayar tepat waktu dan dapat mempertahankan citra profesional:
Informasi kontak: Rincian Anda dan klien Anda—nama, alamat, nomor telepon, dan email. Ini memastikan semua orang tahu siapa yang terlibat dan ke mana harus dihubungi jika ada masalah atau pertanyaan.
Nomor dan tanggal faktur: Tetapkan nomor faktur unik dan sertakan tanggal penerbitan. Hal ini membuat pelacakan pembayaran menjadi lebih mudah dan menjaga catatan Anda tetap teratur.
Deskripsi layanan: Uraikan layanannya. Baik itu postingan blog, penulisan ulang bab, atau pemeriksaan, dan detailkan cakupannya—jumlah kata, revisi, dan hal spesifik lainnya.
Struktur pembayaran: Tentukan apakah Anda mengenakan tarif per jam atau biaya tetap. Ini membantu menghindari kebingungan atau perselisihan di kemudian hari. Hal ini memberikan kejelasan penuh bagi semua pihak.
Ketentuan pembayaran: Nyatakan dengan jelas tanggal jatuh tempo pembayaran. Baik jatuh tempo pada saat penerimaan atau berdasarkan pengaturan lain, klien Anda harus tahu kapan tepatnya Anda mengharapkan mereka membayar. Ini juga dapat mencakup daftar metode pembayaran yang disukai, seperti PayPal, kartu kredit, dan lainnya.
Biaya keterlambatan pembayaran: Jika berlaku, sebutkan biaya keterlambatan yang mungkin Anda kenakan. Hal ini menetapkan ekspektasi untuk pembayaran tepat waktu dan menambahkan lapisan perlindungan untuk pendapatan Anda.
Beberapa hal di atas merupakan hal dasar bagi sebagian besar penulis lepas, tetapi persyaratannya bisa berbeda-beda, tergantung pada preferensi Anda atau klien serta karakteristik pekerjaan Anda.
Tujuan utamanya adalah membuat faktur profesional sejelas dan selengkap mungkin sehingga tidak ada ruang untuk kesalahpahaman—dan Anda menerima pembayaran tepat waktu.
Gunakan Dropbox untuk proyek penulisan lepas Anda
Dropbox adalah alat yang membantu penulis lepas menyimpan, mengatur, dan membagikan faktur. Dengan Dropbox, Anda bisa:
Mengunggah faktur ke akun Dropbox Anda dan menyinkronkannya secara instan ke perangkat Anda
Membagikan dokumen ke klien langsung dari penyimpanan awan Anda hanya dalam beberapa klik walaupun klien tidak memiliki akun Dropbox
Menggunakan Kirim dan lacak untuk mendistribusikan faktur Anda sehingga Anda dapat mengetahui kapan, berapa lama, dan di mana faktur dilihat, serta analitik lainnya
Alat seperti Dropbox dapat membuat proses menulis lepas jauh lebih sederhana dan lebih menguntungkan.
Buat faktur penulis lepas dengan mudah
Membuat faktur tidak harus sulit. Menggunakan Dropbox berarti Anda dapat menerima pembayaran lebih cepat dan mengoptimalkan proses pembuatan faktur, dan peningkatan efisiensi ini berarti Anda dapat berfokus pada hal yang paling penting—mengembangkan karier menulis lepas Anda.
Dengan memilih Dropbox, penulis dapat memperoleh akses ke rangkaian fitur lengkap yang tersedia dan memanfaatkan alat lain yang membantu setiap aspek alur kerja mereka.
