Menjadi pekerja lepas adalah impian banyak orang, namun jujur saja, mengelola faktur bisa menjadi mimpi buruk. Ini seperti permainan Tetris finansial yang tidak pernah berakhir, mencoba mencocokkan semua angka dan tanggal jatuh tempo secara bersamaan. Dan jangan lupa tentang kegembiraan mengejar klien yang terlambat membayar.
Namun, dengan alat dan strategi yang tepat, Anda dapat menyederhanakan proses dan mendapatkan pembayaran lebih cepat. Dalam artikel ini, kami akan berbagi lima kiat manajemen faktur untuk membantu Anda tetap terorganisir dan kembali melakukan hal terbaik yang dapat Anda lakukan—memberikan kesan kepada klien dan mengembangkan bisnis Anda.
Mengapa manajemen faktur penting?
Proses manajemen faktur yang efektif membantu Anda—dan klien Anda—mencegah kesalahan yang merugikan dalam pemrosesan dan pembayaran faktur. Hal ini dapat membantu Anda menghindari keterlambatan pembayaran produk atau layanan yang disebabkan oleh kesalahan manusia dalam entri data. Hasilnya, pengalaman faktur yang lancar dan bebas stres dapat membangun hubungan positif dengan klien Anda.
Dilengkapi dengan alat yang tepat, manajemen faktur juga dapat membantu Anda mengelola arus kas dan inventaris, serta memperkirakan keuangan dan pertumbuhan Anda.
Bagaimana mengelola faktur secara efektif
Berikut lima kiat untuk membantu Anda mengelola faktur secara efektif:
1. Pilih perangkat lunak terbaik untuk Anda
Langkah pertama menuju manajemen faktur yang efektif adalah memilih perangkat lunak terbaik. Beberapa klien mungkin lebih memilih faktur dikirimkan kepada mereka sebagai dokumen Word, Google Doc, atau PDF sehingga mereka dapat mengunggahnya langsung ke sistem manajemen faktur mereka sendiri untuk diproses.
Namun, untuk membuat prosesnya lebih sederhana bagi semua orang, carilah perangkat lunak yang memungkinkan Anda membuat, mengelola, dan mengirim faktur dari satu tempat.
Dropbox menyediakan lokasi terpusat untuk menyimpan semua faktur, membuatnya lebih mudah diakses, dikelola, dan dibagikan dari perangkat apa pun, di mana saja. Ini menghilangkan kebutuhan akan penyimpanan fisik, seperti berkas kertas atau penyimpanan komputer lokal, yang rentan terhadap kehilangan atau kerusakan.
Dan jika Anda mencari cara untuk menghubungkan file Anda ke perangkat lunak faktur atau manajemen proyek, Dropbox terintegrasi dengan berbagai alat seperti ActiveCollab dan Xero Tax.
2. Permudah klien Anda untuk membayar Anda
Tidak ada yang lebih buruk daripada klien yang dikejutkan oleh faktur. Penting untuk mendiskusikan persyaratan pembayaran dengan klien Anda sesegera mungkin—idealnya bahkan sebelum Anda memulai pekerjaan apa pun. Dengan begitu, Anda dapat memperjelas bagaimana Anda ingin dibayar sehingga memudahkan klien ketika saatnya tiba.
Proses pembayaran yang sederhana bermanfaat bagi semua orang—klien dapat mengurangi tugas-tugas yang memakan waktu terkait pemrosesan faktur, dan Anda dapat meningkatkan arus kas dengan menerima pembayaran lebih cepat.
Metode pembayaran elektronik seperti Stripe dan PayPal lebih aman dibandingkan pembayaran tunai tradisional. Mereka juga jauh lebih cepat dibandingkan mengirimkan transfer bank melalui perbankan online.
3. Otomatiskan prosesnya
Alat manajemen faktur digital dapat membantu Anda menghindari banyak potensi kesalahan yang umum terjadi pada faktur kertas. Faktur Anda dapat dikirim langsung dari alat faktur ke klien Anda, tanpa hilang melalui pos.
Jika Anda perlu mengumpulkan tanda tangan untuk faktur Anda, alat seperti Dropbox Sign dapat membantu Anda mempercepatnya dengan mengotomatiskan sebagian besar prosesnya. Anda dapat membuat templat yang dapat digunakan kembali dan formulir yang telah diisi sebelumnya yang dapat Anda sesuaikan dan kirim ke klien untuk tanda tangan elektronik. Anda akan menerima pemberitahuan email saat klien Anda melihat, membuka, atau menandatangani faktur Anda.
4. Hemat waktu dengan template khusus
Jika Anda perlu menagih faktur pembayaran berulang atau pekerjaan proyek reguler untuk klien, maka templat akan menghemat banyak waktu dan tenaga.
Dengan cara itu, informasi yang sama yang harus Anda masukkan secara manual berulang kali telah terisi sebelumnya. Menambahkan logo merek Anda dan menyesuaikan gaya templat Anda juga memastikan faktur Anda lebih mudah dikenali oleh klien.
Jika Anda tidak memerlukan tanda tangan pada faktur Anda, Dropbox memungkinkan Anda mengedit dokumen PDF dengan mudah, sehingga Anda dapat membuat faktur baru dari templat dalam beberapa klik. Kontrol versi memungkinkan Anda melacak perubahan pada faktur—yang mungkin berguna untuk audit. Anda kemudian dapat membagikan file-file ini dengan tautan sederhana, dan klien, pemasok, atau pemangku kepentingan lainnya dapat mengakses file-file ini meskipun mereka tidak memiliki akun Dropbox.
5. Miliki rencana untuk faktur yang belum dibayar
Sayangnya, banyak pekerja lepas yang akan memberi tahu Anda bahwa faktur yang telah jatuh tempo dan belum dibayar adalah hal yang lumrah. Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan hal ini, mulai dari faktur yang tidak terkirim ke orang atau departemen yang tepat, hingga klien yang terlalu sibuk untuk memprosesnya.
Oleh karena itu, penting untuk memiliki proses yang tepat jika tidak ada pembayaran. Ini dapat mencakup:
- Menetapkan segala biaya keterlambatan atau beban bunga dalam kontrak Anda dengan klien
- Meminta pembayaran setelah diterima, artinya klien harus membayar Anda segera setelah mereka menerima faktur
- Menetapkan jangka waktu pembayaran yang wajar agar klien tidak terburu-buru
- Menjadwalkan pengingat untuk dikirim ke klien melalui email jika faktur Anda hilang secara tidak sengaja di email klien Anda
- Misalnya, tujuh hari sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran, pada tanggal jatuh tempo itu sendiri, dan tujuh hari setelah tanggal jatuh tempo.
Cara mengelola faktur dengan Dropbox
Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak faktur, melainkan membuatnya secara manual sebagai dokumen, Dropbox bisa menjadi cara yang berguna untuk menyimpan, mengatur, dan membagikan faktur Anda.
Unggah faktur ke akun Dropbox Anda dan segera sinkronkan ke perangkat Anda. Kemudian cukup bagikan dokumen langsung dari penyimpanan cloud Anda dalam beberapa klik.
Manajemen faktur menjadi mudah
Percepat proses pembuatan, penyesuaian, dan pengiriman faktur dengan Dropbox.
Dropbox berfungsi sebagai pusat penyimpanan, penyuntingan, dan pembagian faktur sehingga Anda dapat mengelola keuangan secara terorganisasi.
