Saat perlu menyelesaikan sesuatu di tengah tenggat waktu yang ketat dan beban kerja yang menumpuk, manajemen proyek sering kali menjadi suatu hal yang terakhir muncul dalam pikiran kita. Akan tetapi, tidak memprioritaskan tugas dapat merugikan efisiensi Anda—dan bahkan bisa membuat keseluruhan proyek Anda melenceng dari perkiraan awal.
Untuk menghindari hal ini, Anda perlu mengembangkan sistem untuk mengelola waktu dan memprioritaskan tugas. Strategi yang baik untuk memprioritaskan tugas pekerjaan dapat membantu tetap fokus dan menghilangkan gangguan yang terus muncul.
Sebelum kita melihat beberapa cara yang dapat diterapkan untuk memprioritaskan tugas, mari kita ingat kembali mengapa hal ini menjadi sangat penting.
Mengapa memprioritaskan tugas pekerjaan itu penting?
Di dunia yang seperti sekarang, terkadang Anda tergoda untuk mengerjakan beberapa hal di daftar tugas Anda sekaligus. Namun hal ini bisa membuat Anda kewalahan—bahkan bingung menentukan dari mana harus memulai.
Saat Anda tidak memprioritaskan tugas, menyelesaikan tugas yang mudah atau tidak mendesak terlebih dahulu mungkin akan lebih mudah untuk dilakukan. Namun sebenarnya, menyelesaikan hal mudah terlebih dahulu dapat memberi Anda kesan kemajuan yang salah. Dan begitu tiba waktunya untuk mengerjakan daftar tugas yang lebih sulit atau memiliki tenggat waktu yang ketat, Anda sudah kelelahan.
Mengendalikan beban kerja Anda menjadi sulit jika Anda mengerjakan hal yang salah pada waktu yang salah. Anda mungkin terlihat dan terasa produktif dengan menyelesaikan banyak tugas kecil, tetapi sebenarnya hal ini dapat berdampak negatif pada efisiensi Anda. Anda mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk menyelesaikan suatu proyek karena Anda belum memprioritaskan tugas Anda dengan benar.
5 kiat mengenai cara memprioritaskan tugas saat bekerja
Tak seorang pun suka dengan tenggat waktu yang terlewati. Itulah sebabnya memprioritaskan tugas pekerjaan sangat penting—ini membantu Anda tetap fokus, mengelola waktu secara efisien, dan pada akhirnya menghasilkan karya terbaik.
Mari kita lihat lima metode penentuan prioritas tugas yang dapat diterapkan.
1. Identifikasi apa yang penting—dan apa yang mendesak
Tugas penting adalah tugas yang harus ada dalam daftar kerja karena hal tersebut mendukung tujuan jangka panjang atau strategi proyek Anda. Akan tetapi, tugas tersebut tidak memiliki tenggat waktu yang ketat. Tugas-tugas ini mungkin berupa tugas harian atau tugas dengan tenggat waktu yang lebih lama dalam kronologi proyek.
Sebaliknya, tugas mendesak adalah tugas yang memerlukan perhatian segera. Anda tidak boleh melewatkan hal ini karena tidak segera menanganinya dapat menimbulkan konsekuensi negatif langsung bagi proyek atau tim Anda.
Membedakan tugas penting dan tugas yang mendesak adalah langkah pertama dalam memprioritaskan pekerjaan Anda. Setelah mengetahui tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, Anda dapat mulai menerapkan alat dan metode yang tepat agar dapat tetap fokus.
2. Jangan melakukan banyak tugas sekaligus
Memenuhi jadwal dengan terlalu banyak prioritas dan tugas rumit akan membuat Anda kelelahan. Berfokuslah pada satu tugas di satu waktu sehingga Anda dapat memberikan perhatian penuh. Anda akan berterima kasih pada diri sendiri nanti ketika memeriksa pekerjaan dan tidak perlu banyak perubahan lagi!
Ini adalah metode yang sederhana dan efektif untuk meningkatkan efisiensi. Saat kita memiliki prioritas yang saling bertentangan di tempat kerja, banyak di antara kita merasa perlu membuka ratusan tab di browser kita untuk memastikan kita memiliki semua hal yang mungkin kita perlukan, untuk berjaga-jaga.
Sebaliknya, pertimbangkan untuk menggabungkan file proyek, tautan, email, dan konten lainnya ke dalam grup yang dapat Anda akses kembali saat Anda membutuhkannya.
Di Dropbox Dash, kami menyebutnya sebagai “tumpukan”, yang menggunakan AI untuk membuat Anda dan konten —dari semua aplikasi dan browser Anda—berada di satu tempat. Selanjutnya, tumpukan akan menggunakan AI untuk membuat Anda dan konten Anda tetap teratur, sehingga dapat lebih fokus pada “apa” dan “bagaimana” menyelesaikan pekerjaan penting, dan bukan soal “di mana”.
3. Buatlah jadwal dan patuhi jadwal tersebut
Jadwal yang jelas dapat membantu Anda merencanakan, mengatur, dan mengalokasikan waktu Anda secara efektif. Ini berfungsi sebagai agenda kerja, yang menentukan tugas mana yang perlu diselesaikan pada hari ini, minggu ini, atau bulan ini.
Alat terpusat bertenaga AI seperti Dropbox Dash dapat membantu Anda mengelola jadwal kerja Anda dalam satu halaman terpusat. Mulai dari rapat yang akan dihadiri, berkas yang dibutuhkan, hingga proyek yang diprioritaskan, semuanya akan Anda temukan dalam satu tab terpisah.
Memanfaatkan kekuatan AI menghilangkan proses manual yang membosankan, yaitu menelusuri berbagai kalender, daftar tugas, dan pengingat untuk mengatur jadwal Anda. Semuanya terintegrasi dengan mulus ke dalam satu platform terpusat yang menyediakan rekomendasi personal sesuai alur kerja Anda.
4. Tetapkan sistem prioritas di level tim
Pekerjaan Anda tidak dilakukan secara individual. Jika Anda adalah tim yang bekerja dengan kolaborasi, menerapkan sistem prioritas yang jelas akan membantu Anda menghindari masalah miskomunikasi seputar tenggat waktu, lingkup pekerjaan, dan tugas yang diberikan.
Saat Anda memprioritaskan pekerjaan proyek sebagai sebuah tim, Anda dapat menetapkan tugas di antara anggota tim berdasarkan siapa yang memiliki waktu, konteks, dan pengalaman yang tepat. Dengan cara itu, Anda dapat memfokuskan perhatian Anda pada tugas-tugas yang mendesak dan penting yang memerlukan tindakan segera.
5. Atasi gangguan Anda
Terkadang, solusi untuk menemukan file atau informasi sederhana seolah-olah hanya bisa dilakukan dengan mencari di desktop atau browser dan memantau banyak aplikasi, tab, dan alat Anda. Namun, membuka begitu banyak hal sekaligus dapat dengan mudah mengalihkan diri Anda dari tugas yang ada. Bagaimana dengan memenuhi permintaan dadakan dari kolega, atau memeriksa email personal Anda?
Daripada beralih antar aplikasi dan menjadi terjebak dalam penundaan pekerjaan, hematlah waktu dan hilangkan gangguan dengan alat pencarian universal yang membantu Anda menemukan apa pun dari satu bilah pencarian.
Jangan hanya menghemat waktu, tetapi gunakan dengan baik
Dropbox berinteraksi dengan alat yang Anda gunakan setiap hari untuk membantu mengurangi pikiran Anda pada kesibukan dan lebih berfokus pada ide-ide besar.
Minimalkan waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas admin yang membosankan dan aktivitas yang itu-itu saja—fokuskan energi dan kreativitas pada hal yang penting sehingga Anda dapat bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Jelajahi sumber daya terkait
Kiat untuk manajemen proyek dalam produksi video
Kesalahan dalam proyek video dapat berarti anggaran yang membengkak, waktu yang hilang, dan tim yang frustrasi—jadi sangat penting agar semuanya berjalan lancar. Pelajari cara mengelola proyek video seperti seorang profesional dengan kiat alur kerja ini.