Bagi pekerja lepas dan bisnis kecil, faktur profesional krusial untuk sesuatu yang sangat penting—mendapatkan pembayaran atas jasa Anda. Namun, faktur juga merupakan dokumen keuangan utama untuk klien yang mencatat ruang lingkup pekerjaan, ketentuan yang disepakati, dan informasi pembayaran.
Sebagai desainer lepas, faktur Anda akan menunjukkan keandalan Anda sebagai seorang profesional dan menyoroti dedikasi Anda terhadap transparansi dan komunikasi yang efektif. Faktur Anda akan memainkan peran penting dalam menghindari konflik dengan menguraikan rincian proyek, mempromosikan hubungan klien yang positif, dan mendukung keberhasilan bisnis lepas Anda.
Panduan ini akan memandu Anda melalui berbagai faktor penting yang perlu diingat saat membuat, mengirimkan, dan mengelola faktur untuk pekerjaan desain, guna memastikan proses berjalan lancar dan lancar.
Apa yang harus disertakan dalam faktur jasa desain
Faktur bisnis untuk jasa desain yang dibuat dengan baik harus mencakup elemen penting berikut:
Detail klien dan pekerja lepas
Baik membuat faktur baru untuk setiap proyek atau menggunakan templat faktur, dokumen Anda akan dimulai dengan informasi kontak yang akurat untuk Anda dan klien Anda.
Anda harus menyertakan nama (atau nama bisnis), alamat, nomor telepon, dan alamat email. Informasi ini sangat penting agar klien dapat dengan mudah menghubungi Anda jika ada pertanyaan, kekhawatiran, atau pembaruan mengenai proyek yang Anda kerjakan bersama. Memberikan detail kontak mutakhir memastikan komunikasi yang efektif antara Anda dan klien Anda.
Demikian pula, Anda juga harus menyertakan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email klien. Hal ini memungkinkan Anda menghubungi klien dengan mudah untuk mendapatkan umpan balik, persetujuan, atau apa pun yang terkait dengan proyek. Hal ini juga membuat pencatatan menjadi lebih mudah—Anda akan mengetahui untuk siapa faktur tersebut dibuat, kapan faktur tersebut dibuat, dan proyek yang dimaksud.
Memiliki informasi kontak yang jelas dan mudah diakses membantu menyederhanakan proses desain dan memastikan bahwa setiap masalah atau perubahan dapat segera diatasi.
Tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo
Saat menentukan tanggal penerbitan faktur, penting untuk menyertakan hari, bulan, dan tahun guna menunjukkan waktu pembuatan permintaan pembayaran dengan jelas. Informasi ini membantu Anda dan klien Anda melacak waktu terjadinya transaksi dan perkiraan waktu pembayaran.
Anda juga harus menyatakan dengan jelas tanggal jatuh tempo pembayaran pada faktur. Tanggal ini harus masuk akal dan selaras dengan standar industri, untuk menghindari kebingungan atau penundaan dan memastikan bahwa klien Anda memiliki cukup waktu untuk memproses pembayaran.
Anda kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk membuat nomor faktur unik untuk membantu Anda, klien Anda, dan calon auditor pajak mengelola faktur tertentu. Misalnya, jika Anda bekerja dengan klien tertentu secara teratur, Anda mungkin ingin membuat nomor faktur dengan menggabungkan kode pelanggan unik dengan tanggal faktur seperti DBX-2024-01-01.
Deskripsi jasa desain
Deskripsi Anda tentang jasa yang diberikan dapat mencakup tarif per jam untuk proyek dengan komitmen waktu yang bervariasi, biaya berbasis proyek untuk keseluruhan desain proyek, atau jasa desain tertentu seperti pembuatan logo, branding, atau desain situs web.
Anda mungkin telah memberikan pernyataan pekerjaan (SOW) sebelum proyek, yang menguraikan ruang lingkup pekerjaan dan biaya terkait. Semua item pada SOW, termasuk biaya tambahan untuk revisi tambahan, harus disertakan dalam faktur Anda.
Item baris lainnya mungkin mencakup akses berbayar ke stok gambar atau font, dan rincian tonggak sejarah atau fase desain dengan jadwal pembayaran terstruktur.
Jangan lupa sertakan biaya lisensi, biaya penggunaan, format desain akhir, dan tagihan tambahan untuk persetujuan klien di luar perjanjian awal.
Uraian biaya yang terperinci
Jika proyek Anda melibatkan banyak tugas dan hasil, Anda harus membuat perincian setiap komponen dan biaya terkait. Tingkat detail ini meningkatkan kejelasan dan transparansi dalam proses penagihan, sehingga memudahkan klien untuk memahami dengan tepat mengenai jasa yang mereka bayar. Menguraikan biaya dengan cara ini juga membantu menghindari perselisihan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul jika klien tidak yakin dengan jasa apa yang dikenakan biaya.
Misalnya, perincian biaya dapat mencakup item seperti pengembangan konsep, revisi desain, manajemen proyek, dan jasa tambahan apa pun yang diminta oleh klien. Masing-masing jasa ini akan dicantumkan dengan biaya yang sesuai, sehingga klien dapat melihat bagaimana jumlah total dihitung.
Jangka waktu pembayaran
Nyatakan dengan jelas jangka waktu pembayaran, termasuk metode pembayaran yang diterima seperti kartu kredit, kartu debit, transfer langsung ke rekening bank Anda, atau uang tunai.
Rincian pembayaran penting lainnya mencakup mata uang yang diharapkan digunakan sebagai pembayaran dan denda keterlambatan pembayaran yang mungkin dikenakan kepada klien Anda jika mereka tidak membayar Anda pada tanggal jatuh tempo yang telah Anda berikan. Ini dapat mencakup biaya persentase atau biaya tetap untuk setiap hari pembayaran terlambat.
Tanda tangan profesional
Saat Anda selesai membuat faktur, cobalah untuk meninggalkan kesan positif yang bertahan lama pada klien Anda. Bagian penutup yang profesional dapat membantu memperkuat pengalaman luar biasa yang dirasakan klien saat bekerja sama dengan Anda.
Pertimbangkan untuk mengakhiri faktur dengan sentuhan yang dipersonalisasi, seperti "Terima kasih telah memilih [Nama Studio Desain Anda] untuk kebutuhan desain Anda."
Gestur sederhana ini menunjukkan apresiasi terhadap bisnis klien dan membuka peluang kolaborasi di waktu mendatang. Dengan meluangkan waktu untuk menyertakan bagian penutup yang berkesan, Anda tidak hanya menyelesaikan transaksi tetapi juga memperkuat hubungan dengan klien.
Cara mengelola faktur desain dengan Dropbox
Jika Anda mengirim faktur secara manual sebagai lampiran email, Dropbox menawarkan solusi mudah untuk menyimpan, mengatur, dan membagikan faktur Anda. Cukup unggah faktur ke akun Dropbox Anda dan faktur tersebut akan langsung disinkronkan ke seluruh perangkat Anda. Anda dapat dengan mudah membagikan dokumen langsung dari penyimpanan awan hanya dengan beberapa klik.
Pembuatan faktur desain freelance menjadi mudah
Faktur memiliki peran penting dalam keberhasilan bisnis desain freelance. Faktur berfungsi sebagai dokumentasi hukum dari transaksi, memastikan bahwa desainer dan klien dilindungi. Dropbox menyederhanakan proses pembuatan faktur bagi desainer lepas, sehingga memudahkan penyelesaian dan pengiriman faktur ke klien.
Dengan Dropbox, Anda memiliki pusat untuk menyimpan, mengedit, dan berbagi faktur, sehingga menyederhanakan proses pembuatan, penyesuaian, dan pengiriman faktur. Manfaatkan Dropbox dan revolusikan alur kerja desain lepas Anda hari ini.
Jelajahi sumber daya terkait
Cara berbagi pekerjaan dengan pemangku kepentingan proyek—dan mendapatkan umpan balik yang lebih jelas
Siap untuk berbagi aset kreatif Anda dengan kolega atau klien Anda? Pelajari cara membuat proses peninjauan kreatif lebih efisien dan efektif dengan alur kerja penyampaian dan umpan balik yang disederhanakan.
