Lewatkan ke konten utama

Apa itu Plan Do Check Act (PDCA)?

Waktu baca 8 menit

9 Januari 2025

Apa itu PDCA?

Mirip dengan konsep Kaizen Jepang, PDCA adalah pendekatan sederhana langkah demi langkah untuk mengatasi tantangan dan menyederhanakan proses.

Metode berulang ini bertujuan untuk menguji solusi, menganalisis hasil, dan melakukan perbaikan secara terus-menerus. Bisnis dan organisasi dapat menggunakannya untuk menganalisis dan meningkatkan proses mereka secara sistematis untuk efisiensi, kualitas, dan kinerja keseluruhan. 

 

Apa kepanjangan PDCA?

PDCA adalah singkatan dari "Plan, Do, Check, Act." Dicetuskan oleh W. Edwards Deming (dikenal sebagai "bapak pengendalian mutu modern"). Strategi ini melibatkan empat fase—Rencanakan, Lakukan, Periksa, Bertindak—yang masing-masing penting untuk mendorong pertumbuhan organisasi yang berkelanjutan:

 

  • Rencana: Tentukan tujuan dan apa yang perlu diubah
  • Lakukan: Terapkan perubahan dalam skala kecil
  • Periksa: Analisis hasilnya untuk melihat apakah perubahannya berhasil
  • Bertindak: Standarisasi perubahan yang berhasil atau coba lagi dengan rencana baru
Diagram alir yang menggambarkan siklus rencana, lakukan, periksa, tindakan.

Bagaimana siklus PDCA atau siklus Deming ini bekerja?

Siklus PDCA melibatkan 4 langkah: Plan. Do, Check, Act. Dapat digunakan untuk memecahkan masalah tertentu, membuat perubahan pada proses atau sistem, atau melacak dan mengukur kemajuan.
 

Plan

  • Tetapkan tujuan: Tentukan tujuan spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART).
  • Identifikasi sumber daya: Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan Anda.
  • Kembangkan rencana: Uraikan cara mencapai tujuan Anda dan ukur kemajuan dalam dokumen kolaboratif yang dapat dibagikan.
  • Memahami keadaan saat ini: Menilai keadaan organisasi Anda saat ini dan keadaan yang diinginkan.
  • Sesuaikan pendekatan: Sesuaikan siklus PDCA agar selaras dengan kebutuhan Anda, mungkin dengan menggabungkan langkah-langkah tambahan seperti proses DMAIC.
  • Fokus pada data: Gunakan data yang sudah ada atau wawasan dari siklus PDCA sebelumnya untuk menginformasikan pendekatan Anda
     

Do

  •  Terapkan rencana: Ambil tindakan terhadap rencana Anda, perlakukan itu sebagai eksperimen.
  • Uji perubahan: Lakukan uji skala kecil dalam pengaturan yang terkendali untuk menghindari gangguan pada proses lainnya.
  • Kumpulkan data: Kumpulkan informasi selama fase ini untuk menginformasikan langkah berikutnya—Anda dapat menggunakan penyimpanan cloud Dropbox untuk menyimpan dengan aman dan mengakses‌ file data Anda dengan mudah.
     

Check

  • Analisis hasil: Tinjau data yang dikumpulkan selama fase Lakukan untuk melihat apakah Anda memenuhi tujuan Anda.
  • Bandingkan dengan tujuan: Evaluasi hasil terhadap tujuan awal.
  • Nilai pendekatan: Tentukan apakah perubahan rencana diperlukan, dan ulangi fase Lakukan dan Periksa hingga solusi yang memuaskan ditemukan. Berbagi temuan Anda dengan orang lain untuk mendapatkan masukan mereka akan membantu memastikan temuan Anda kuat.
     

Act

  • Terapkan perubahan: Terapkan perubahan yang berhasil diidentifikasi dalam fase Pemeriksaan.
  • Peningkatan berkelanjutan: Gunakan hasil sebagai dasar baru dan lanjutkan siklus PDCA untuk mendorong peningkatan berkelanjutan. Cobalah untuk memusatkan ini dalam satu dokumen untuk melacak apa yang berhasil pada setiap siklus.

Cara menggunakan siklus PDCA untuk hasil yang bertahan lama

Sekelompok orang berdiri dan mendiskusikan ide dengan catatan tempel di papan tulis.

Manfaat utama penggunaan siklus PDCA

Siklus PDCA mendorong pemecahan masalah yang terstruktur, menumbuhkan budaya pembelajaran berkelanjutan, memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data, dan mendorong kemampuan beradaptasi dalam proses.
 

Pemecahan masalah terstruktur

Siklus PDCA menyediakan pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi masalah, menerapkan solusi, dan mengukur kemajuan. Kerangka kerja terstruktur ini mempromosikan metode yang disiplin untuk pemecahan masalah dan upaya perbaikan.
 

Budaya belajar berkelanjutan

PDCA memupuk kolaborasi, bukan silo. Dengan melibatkan karyawan di semua tahap, terciptalah pemahaman bersama tentang tujuan dan proses. Ketika karyawan berpartisipasi dalam mengidentifikasi masalah, mengembangkan solusi, dan memantau kemajuan, mereka memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang proses kerja dan tujuan organisasi. Lingkungan kolaboratif ini memicu inovasi, dengan anggota tim berbagi wawasan dan membangun budaya pembelajaran berkelanjutan.
 

Pengambilan keputusan berdasarkan data

Siklus PDCA memastikan perbaikan didasarkan pada bukti konkret, bukan asumsi. Dengan mengumpulkan dan menganalisis data di setiap tahap, organisasi dapat membuat keputusan yang tepat tentang efektivitas upaya mereka, meminimalkan risiko penerapan solusi yang tidak efektif.
 

Kemampuan beradaptasi dan responsif

Siklus PDCA mendorong tinjauan kemajuan dan penyesuaian secara berkala, sehingga memungkinkan organisasi merespons tantangan atau peluang baru dengan cepat. Fleksibilitas ini membantu organisasi tetap kompetitif dalam lingkungan yang dinamis, terus meningkatkan proses dan produk, serta mempertahankan keunggulan kompetitif.

Kapan harus menggunakan siklus PDCA…dan kapan harus mencoba hal lain

Sebuah pertemuan tim yang menyelesaikan masalah menggunakan metode manajemen PDCA

Tantangan umum dengan PDCA dan cara mengatasinya

Meskipun efektif, penerapan siklus PDCA dapat menimbulkan berbagai tantangan. Mengakui dan menangani kendala ini sangat krusial bagi keberhasilan implementasi. Berikut adalah beberapa tantangan umum dan strategi untuk mengatasinya:
 

Resistensi terhadap perubahan

Karyawan mungkin menolak perubahan yang diperkenalkan oleh siklus PDCA, karena takut mengganggu rutinitas mereka. Untuk mengatasi hal ini, libatkan mereka dalam fase perencanaan, dengarkan secara aktif kekhawatiran mereka, dan tekankan manfaat perbaikan berkelanjutan.
 

Kurangnya sumber daya

Keterbatasan sumber daya, seperti waktu, anggaran, dan keahlian, dapat menghambat implementasi siklus PDCA yang efektif. Prioritaskan inisiatif perbaikan, alokasikan sumber daya secara bijak, dan cari dukungan dari manajemen senior untuk mengamankan sumber daya yang diperlukan.
 

Pengumpulan dan analisis data

Pengumpulan dan analisis data dapat memakan waktu dan rumit. Memanfaatkan teknologi dan alat analisis data untuk menyederhanakan pengumpulan dan analisis data, membuat prosesnya lebih efisien dan akurat.
 

Kurangnya akuntabilitas

Tanpa akuntabilitas yang jelas, siklus PDCA akan terganggu. Tetapkan tanggung jawab spesifik kepada individu dan tim, pastikan setiap langkah siklus dijalankan dengan tekun. Pembaruan kemajuan dan tinjauan kinerja secara berkala dapat memperkuat akuntabilitas.
 

Mempertahankan proses perbaikan

Peningkatan berkelanjutan memerlukan komitmen dan usaha yang berkelanjutan. Bangun budaya yang menghargai pembelajaran, adaptasi, dan inovasi. Rayakan keberhasilan dan bagikan pelajaran yang dipelajari untuk mempertahankan momentum dan mempertahankan proses perbaikan.
 

Dengan mengatasi tantangan ini secara proaktif dan menerapkan strategi yang tepat, organisasi dapat memanfaatkan potensi penuh siklus PDCA, mendorong perbaikan berkelanjutan dan mencapai keunggulan operasional.

Buat rencana untuk perbaikan berkelanjutan, dengan Dropbox sebagai basis Anda

Siklus PDCA yang solid memerlukan fondasi yang aman dan andal. Dropbox memudahkan pengembangan Rencana yang jelas dalam satu dokumen kolaboratif yang dapat dibagikan, disimpan dengan aman di penyimpanan cloud, dan dapat diakses oleh tim Anda dari mana saja. 

Berbekal dokumen proyek terpusat, Anda dapat dengan mudah berbagi ide atau file data, meminta umpan balik, dan mulai Mengerjakan. Para kolaborator kemudian dapat menganalisis data bersama-sama berkat pengeditan waktu nyata —merekam hasil saat rencana dan tindakan diulangi. 

Sebelum Anda menyadarinya, Anda akan memiliki catatan yang jelas dan dapat diakses mengenai keseluruhan proses, siap untuk Ditindaklanjuti atau dirujuk kembali untuk siklus PDCA mendatang.

Jangan lewatkan kesempatan untuk mengubah bisnis Anda dan memperoleh hasil luar biasa dengan Dropbox sebagai basis Anda. Mulai dokumen PDCA hari ini dan buka potensi penuh organisasi Anda.

Jelajahi sumber daya terkait

Tim duduk bersama mendiskusikan ide-ide dan mencatat, melambangkan sesi kolaborasi dan curah pendapat.

Apa itu tujuan SMART?

Menetapkan tujuan SMART adalah kunci untuk mencapai keberhasilan. Pelajari cara membuat tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu dengan panduan penting ini.

Seorang wirausahawan tunggal menuliskan catatan pada buku catatan di samping laptopnya sambil memegang dokumen di tangan lainnya.

6 aplikasi produktivitas terbaik untuk meningkatkan manajemen tugas dan waktu

Hari-hari kerja yang santai mulai menjadi rutinitas Anda? Jelajahi daftar aplikasi seluler dan desktop kami yang dikurasi secara khusus dan telah teruji untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Empat rekan kerja—dua duduk, dua berdiri—berkolaborasi menggunakan laptop dan tablet untuk sebuah proyek.

Bisakah pengeditan secara real-time benar-benar meningkatkan produktivitas dan kolaborasi?

Pengeditan langsung dapat menambahkan dimensi baru ke proyek tim Anda. Mulai dari meningkatkan kolaborasi hingga meningkatkan produktivitas, cari tahu bagaimana hal itu dapat membuka potensi tim Anda.