6 cara menyederhanakan proses SDM

Proses SDM tidak harus merepotkan. Dengan membuat templat, mengembangkan daftar periksa, dan menyederhanakan fungsi seperti proses orientasi dan pelepasan karyawan, para pemimpin SDM dapat mengembangkan alur kerja yang mudah diikuti dan efisien, sehingga mereka dan rekan-rekannya dapat lebih fokus pada kegiatan yang lebih kreatif dan menghasilkan pendapatan. Kuncinya adalah lebih sedikit detail administratif dan lebih banyak praktik terbaik.  

Tetapi bagaimana SDM dapat mencapai tujuan tersebut? Apa cara sederhana untuk membuat dan mengembangkan proses ini? Berikut adalah enam aspek SDM untuk dipertimbangkan dan bagian-bagian yang dapat disederhanakan. Terapkan kiat berikut untuk membuat kehidupan kerja lebih mudah bagi semua orang.

Buat daftar periksa untuk tinjauan kinerja

Tinjauan kinerja adalah salah satu bagian terpenting dalam membangun organisasi yang sukses, dan juga salah satu yang paling rumit. Meskipun sangat penting, evaluasi kinerja secara efektif dan adil akan sulit dilakukan tanpa standar. SDM yang berpikiran maju harus membuat daftar periksa untuk setiap jenis karyawan tertentu guna membantu peninjau membuat konteks seputar evaluasi individu. Pertimbangkan juga untuk mengembangkan daftar periksa Rapat Tinjauan Kinerja untuk membantu mengingatkan peninjau agar menyertakan semuanya sekaligus mempertahankan standar yang seragam di seluruh tinjauan.

Gunakan templat untuk orientasi, perekrutan, dan dokumen lainnya

Cara terbaik untuk menyederhanakan proses SDM adalah dengan mengembangkan templat untuk hal-hal yang sering terjadi. Misalnya, Dropbox menawarkan satu templat untuk membantu orientasi karyawan baru, yang memusatkan informasi untuk membantu karyawan baru memulai, menghubungkan mereka dengan sumber daya utama, dan membuat daftar periksa hal-hal yang harus dilakukan untuk beberapa hari pertama mereka. (Daftar periksa!) Sementara itu, dokumen perekrutan memungkinkan SDM menggabungkan data kandidat, mengelola jadwal wawancara, dan mengedit pertanyaan wawancara bersama. Atau buat templat perjanjian karyawan dengan mengunggah dan mengatur terlebih dahulu bidang yang digunakan berulang kali sehingga yang perlu diubah hanyalah detail utama seperti nama, gaji, dan tunjangan. Nilai templat hanya dibatasi oleh imajinasi SDM suatu organisasi. Gunakan templat untuk kebutuhan SDM agar proses berjalan lancar.

Kirim, tanda tangani, dan simpan dokumen perekrutan, orientasi, dan pelepasan

Dua periode masa kerja karyawan yang paling banyak memerlukan dokumen adalah saat mereka direkrut dan saat mereka berhenti bekerja. Orientasi dan pelepasan karyawan membutuhkan banyak dokumen dan dapat melibatkan banyak tanda tangan. Alat seperti produk tanda tangan elektronik Dropbox yang disebut Dropbox Sign dapat membantu mengotomatiskan dokumen untuk perekrutan dan pemberhentian karyawan dengan memudahkan pengamanan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum. Dan karena HelloSign terintegrasi dengan aplikasi dan alur kerja yang ada, mudah untuk membangun dan memelihara sistem untuk mengirim dan menyimpan dokumen yang dapat diakses dengan mudah di masa mendatang. (Atau cukup gunakan Dropbox DocSend.)

Kembangkan materi orientasi

Seorang karyawan baru tidak ingin datang ke suatu organisasi dan menghadapi proses orientasi yang kacau. Mereka menginginkan cara mudah untuk bergabung, mendapatkan tanda tangan dokumen, dan memulai pekerjaan mereka. Dengan mengingat hal ini, SDM harus menetapkan materi orientasi standar sehingga semua karyawan memiliki pengalaman awal yang sama. Itu berarti dokumen, tetapi juga berarti video. Bekerja dengan berbagai departemen dan eksekutif, tim SDM dapat membuat rekaman layar dan pesan video untuk topik orientasi umum—menghilangkan kebutuhan untuk mengulanginya setiap kali orang baru direkrut. Sebaliknya, karyawan baru akan dapat memutar ulang video tersebut di waktu luang mereka dan dengan kecepatan mereka sendiri.

Memudahkan pengisian dokumen

Bagaimana jika memasukkan informasi ke dalam formulir tidak terlalu merepotkan? Dengan HelloWorks, tidak harus begitu. Gunakan alat alur kerja tanpa kode produk untuk mengubah formulir rumit seperti lamaran kerja atau dokumen pendaftaran tunjangan menjadi formulir yang mudah digunakan di perangkat mobile yang dapat diisi dan dikirim oleh kandidat atau karyawan dari mana saja. Lebih baik lagi, data yang dimasukkan akan dipetakan kembali ke sistem yang ada, menghemat waktu SDM dan membantu mereka menghindari transfer data yang membosankan. Membuat dan mengisi aplikasi dan formulir lainnya tidak pernah semudah ini bagi semua orang.

Buat repositori terpusat berisi semua dokumen SDM untuk akses mudah di seluruh departemen

Dokumen, video, dan proses SDM terbaik tidak ada gunanya jika tidak ada yang tahu di mana lokasinya. Masalah ini dapat dihilangkan dengan membuat basis data terpusat yang mencakup semua yang dibutuhkan SDM. Semua templat dan dokumen perekrutan, orientasi, evaluasi, survei, dan pemberhentian dalam satu tempat, diatur sesuai cara yang paling masuk akal bagi para pemimpin organisasi. Dengan menggunakan Dropbox untuk membangun sistem ini, SDM juga dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke file apa serta mengetahui siapa yang melihat dan mengunduh file untuk memastikan hanya karyawan yang tepat yang menggunakannya.

Buat sistem pemberian tag untuk kemudahan pencarian

Terakhir, setelah sistem siap, templat dibuat, pekerjaan selesai, SDM dapat membuat sistem pemberian tag yang membuat semuanya dapat dicari. Tag dapat mencakup segala hal, mulai dari #2022 atau #templat hingga #orientasi atau #kontrak. Karena beberapa file atau folder dapat memiliki beberapa tag—dan semua yang ada di folder yang diberi tag akan secara otomatis menambahkan tag tersebut—sistem pemberian tag bisa jadi sekuat dan sefleksibel yang diinginkan HR. Sekarang Anda dapat menemukan karyawan yang luar biasa dan merekrut mereka.