Cara menyelenggarakan penayangan virtual atau sesi menonton untuk proyek video Anda

Menyajikan karya kreatif bisa jadi sulit—terutama bila tim tersebar, yang berarti pertemuan tatap muka mungkin mustahil dilakukan.

Popularitas Virtual First meningkat dengan cepat selama pandemi COVID-19 dan tampaknya akan terus berlanjut. Sistem ini lebih nyaman bagi banyak individu dan bisnis karena peserta tidak perlu menghadapi waktu perjalanan yang panjang untuk hadir secara langsung.

Untuk proyek kreatif seperti konten video, mempresentasikan pekerjaan secara virtual—melalui “penayangan virtual” atau “sesi menonton”—membuka peluang kolaborasi dan komunikasi yang lebih efisien antara pembuat konten dan klien.

Namun, bagaimana cara merealisasikannya? Lantas, apa sebenarnya yang dimaksud dengan “penayangan virtual”? Dalam panduan lengkap ini, Anda akan mempelajari jawaban dari berbagai pertanyaan ini, serta menemukan kiat dan trik untuk menyelenggarakan penayangan virtual.

Apa yang dimaksud dengan “penayangan virtual” atau “sesi menonton”?

Acara sesi menonton atau penayangan virtual adalah sesi yang diatur, dengan sekelompok orang—baik rekan kerja, agensi dan klien, maupun teman—berpartisipasi secara virtual untuk menonton konten video rekaman. Jenis video yang diputar bisa berupa webinar, film, iklan TV, atau materi pelatihan, tergantung tujuannya.

Jika Anda seorang pembuat film, pemutaran film virtual dengan distributor atau penyelenggara festival film dapat membantu karya Anda dikenal dan ditampilkan kepada khalayak yang lebih luas. 

Pertemuan semacam ini terjadi melalui internet. Artinya Anda dan sesama penonton tidak perlu berada di ruangan, kota, atau negara bagian yang sama untuk bisa berpartisipasi!

Untuk proyek video, pemutaran virtual menyediakan ruang bagi kolaborator dan pemangku kepentingan untuk meninjau konten bersama-sama—mempercepat proses pengumpulan dan tindakan umpan balik, sehingga Anda dapat mencapai versi final lebih cepat.

Tahapan untuk menyelenggarakan penayangan virtual

Anda telah mengedit video Anda dan sekarang siap untuk dipresentasikan kepada klien untuk mendapatkan umpan balik dan langkah selanjutnya. Berikut cara merencanakan dan menyelenggarakan pemutaran virtual untuk proyek video Anda, menggunakan alat utama seperti Zoom dan Dropbox Replay.
 

Langkah 1: Memilih platform penayangan

Sebagai host, Anda memiliki kebebasan dalam memilih platform yang akan digunakan untuk penayangan virtual. Karena ada berbagai opsi yang dapat dipilih, maka beberapa hal berikut perlu dipertimbangkan saat memutuskan:

• Audiens/pesertaAnda —apakah semua orang bersedia dan mampu memasang perangkat lunak atau ekstensi pihak ketiga untuk menonton? Atau apakah alat berbasis browser seperti Dropbox Replay akan lebih tepat?

• Interaktivitas—apakah Anda ingin peserta memberikan komentar di dalam alat ulasan selama penayangan? Bagaimana dengan anotasi yang akurat per bingkai dan penandaan di layar?

• Sinkron/asinkron—apakah semua orang perlu dapat menonton video pada saat yang sama? Jika tidak,sesi asinkron mungkin lebih mudah dikelola.

Untuk menyelenggarakan pemutaran virtual dalam Zoom, Anda dapat membagikan tautan ke video di Dropbox Replay dengan peserta Anda. Di dalam ruang tontonan virtual berbasis browser ini, semua orang dapat menonton video pada saat yang sama dan menyematkan komentar dan markup ke bingkai tertentu.
 

Langkah 2: Mengirimkan undangan virtual

Undang para peserta ke penayangan virtual Anda minimal seminggu sebelum Acara. Hal ini akan memberi mereka waktu untuk memeriksa dan mengatur jadwal Pribadi sebelum memastikan kehadiran mereka.

Mendekati hari penayangan, Anda dapat menindaklanjuti email undangan dengan pengingat yang berisi:

• Tautan streaming atau tautan ke rapat, tergantung platform yang Anda pilih (agar pengingat ini tidak hilang di kotak masuk email mereka!)

• Ringkasan tentang hal yang dapat diharapkan oleh anggota audiens/peserta pada acara virtual Anda

• Agenda, jika perlu, untuk memastikan semua peserta memiliki pemahaman yang sama.

  • Untuk Proyek video yang melibatkan banyak pemangku kepentingan, adanya agenda untuk penayangan online dapat membantu menjaga rapat tetap fokus dan teratur.

  • Anda dapat menjadwalkan sambutan pembuka untuk menjelaskan cara Anda menangani proyek, merencanakan waktu istirahat untuk sesi tanya jawab atau diskusi virtual, dan menyisihkan waktu di akhir penayangan untuk merangkum dan mengusulkan langkah selanjutnya dalam proyek (seperti menindaklanjuti umpan balik).

Langkah 3: Memulai penayangan

Sama halnya penayangan tatap muka, mungkin sedikit terlalu berharap jika penayangan virtual Anda akan dimulai tepat seperti yang sudah Anda rencanakan. Peserta bisa jadi mengalami beberapa masalah gangguan koneksi internet yang tidak terduga atau masalah akses lain yang mungkin menyebabkan keterlambatan.

Sebagai host acara penayangan, Anda bertanggung jawab untuk memastikan keterlambatan kecil ini tidak berubah menjadi gangguan.

Setelah semua peserta berhasil bergabung dengan rapat virtual, Anda mungkin ingin memulai dengan beberapa aktivitas pencair suasana sebelum penayangan dimulai. Cara ini akan berguna jika beberapa pengulas Anda tidak saling mengenal karena dapat membantu mereka merasa lebih nyaman untuk memberikan umpan balik yang jujur setelah penayangan dimulai.

Perlu diingat bahwa, di Dropbox Replay, siapa pun di sesi ulasan langsung dapat mengontrol pemutaran audio atau video—sebagai host, Anda mungkin ingin menengahi ini dengan menetapkan beberapa batasan atau tata tertib.

Langkah 4: Mengumpulkan umpan balik dan mengakhiri penayangan

Umpan balik sangat penting dalam proyek video apa pun, tetapi mengumpulkan komentar dan tindakan dari pengulas sering kali merepotkan. 

Dropbox Replay memecahkan masalah umpan balik yang tersebar. Saat Anda menyelenggarakan pemutaran virtual di Replay, peserta dapat melampirkan anotasi ke bingkai tertentu di linimasa video, serta markup di layar.

Setelah video diputar dan para pengulas diberi kesempatan memberikan masukan dan mengajukan pertanyaan, tibalah waktunya untuk mengakhiri pemutaran. Anda mungkin telah menyiapkan beberapa pernyataan penutup, atau Anda dapat membaca kembali notulen rapat yang telah Anda lacak di Dropbox Paper.

Peninjau mungkin memerlukan sedikit waktu lagi untuk merenungkan proyek dan menonton ulang video tersebut pada waktu mereka sendiri. Bahkan setelah pemutaran berakhir di Dropbox Replay, pengulas masih dapat memposting komentar dan gambar dalam video selama mereka memiliki izin berkomentar. 

Dengan melakukan sesi peninjauan langsung di Dropbox Replay, akan jauh lebih mudah untuk melacak dan menindaklanjuti umpan balik yang telah Anda kumpulkan—terutama karena Anda dapat mengunggah video dan mengakses umpan balik langsung dari Adobe Premiere Pro dan editor lainnya.

Penayangan virtual yang lancar dengan Dropbox Replay

Dropbox menghadirkan semua yang Anda butuhkan untuk meningkatkan proses kolaborasi video, tanpa mengorbankan alat favorit dan aplikasi pengeditan Anda. 

Dengan Dropbox Replay, semua orang dapat menonton dan menandai video yang sama pada saat yang sama—dengan pemutaran video definisi tinggi yang lancar yang tetap sinkron untuk semua pemirsa.