Dari mana memulai menggunakan Tanda tangan elektronik di organisasi Anda

Platform eSignature yang aman dapat membantu Anda merekrut karyawan baru yang hebat, menutup lebih banyak penjualan, dan menghemat waktu dalam pekerjaan hukum. Semua lebih cepat daripada Anda bisa mengatakan "pekerjaan administrasi menyebalkan!"

Kami rasa sudah saatnya untuk meninggalkan kata "perlu" yang digunakan orang saat menggambarkan "kejahatan yang perlu" yaitu pekerjaan administrasi. Pada tahun 2025, yang ada hanyalah kejahatan belaka. Untungnya, semakin mudah untuk membuang dokumen dari tempat kerja.

Berikut ini beberapa area di mana organisasi harus mulai menggunakan perangkat lunak eSignature. Ini akan secara efektif merekrut karyawan yang hebat dan dengan cepat menutup transaksi baru—sambil tetap menjaga legalitas dan keamanannya.

Tanda tangan elektronik membantu meningkatkan orientasi karyawan

Menyusun, mencetak, mengirim faks, memindai, mengarsipkan, atau mengoreksi kesalahan telah dianggap sebagai tugas yang perlu dilakukan oleh sebagian besar departemen bisnis. Dan tidak ada seorang pun yang lebih memahami kengerian ini selain mereka yang bekerja di HRD yang menangani perekrutan dan penerimaan karyawan baru.

Namun, dalam era transformasi digital di mana Anda dapat mengunjungi dokter secara online, bukankah sudah saatnya kita menyingkirkan dokumen kertas dari departemen SDM yang merepotkan?

Kami pikir juga begitu.

Manfaat tanda tangan elektronik dalam orientasi karyawan

Ada banyak manfaat bagi departemen SDM yang mengintegrasikan platform eSignature tanpa kertas ke dalam proses orientasi karyawannya.

Orientasi yang dioptimalkan untuk semua orang

Dropbox Sign API membantu departemen SDM untuk menampilkan informasi yang diberikan selama proses pendaftaran pelamar dan menggunakannya untuk:

• Mengisi semua dokumen yang diperlukan secara otomatis
• Hasilkan satu set PDF yang dipersonalisasi (dan mudah dibaca)
• Kirimkan dokumen yang sudah selesai agar orang tersebut dapat menandatanganinya secara elektronik langsung dari desktop atau perangkat seluler mereka

Hal ini tidak hanya menghilangkan redundansi bagi tim SDM, tetapi juga mengurangi sebagian gesekan yang dapat menyebabkan pelamar berhenti bekerja, yang sangat penting jika bisnis Anda perlu meningkatkan perekrutan dengan cepat.

Pihak ketiga untuk menangani kerepotan teknis

Transformasi digital sulit dicapai jika Anda harus merekrut staf administrasi baru hanya untuk menyiapkan dan mengelola semua peralatan! Itulah alasan utama mengapa departemen SDM menyukai model Dropbox Sign. Platform tanda tangan elektronik Dropbox Sign dilengkapi dengan tim dukungan yang dipimpin pengembang yang akan membantu Anda menyiapkannya dalam waktu kurang dari seminggu dan mengelola semua hal teknis tersebut.

Cara Instacart berkembang pesat berkat perangkat lunak tanda tangan online

Dropbox Sign dan Dropbox Forms memberdayakan layanan pengiriman bahan makanan sesuai permintaan Instacart untuk meningkatkan penyelesaian aplikasi kontraktor Pembeli hingga 270% dan menghemat lebih dari 50 jam per minggu untuk tugas orientasi.

Pada waktu tertentu, Instacart mengontrak lebih dari sepuluh ribu “Shopper” yang memilih, mengemas, dan mengirimkan bahan makanan kepada pelanggan.

Pada volume tersebut, proses pena dan kertas mereka menimbulkan gesekan yang cukup besar. Staf di kantor harus secara fisik mengelola dokumen dan pendaftaran setiap Pembeli. Saat mereka berupaya menjangkau 80% rumah tangga di AS, proses yang menyita waktu ini tidak berhasil bagi staf internal mereka maupun orang-orang berkualifikasi yang kesulitan untuk mereka rekrut dan pertahankan.

Dengan bantuan tim dukungan API yang dipimpin pengembang, Instacart menyematkan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum untuk Pembeli serta pembuatan dan pengelolaan dokumen SDM langsung ke dalam aplikasi mereka. Benar saja, mereka tidak berhenti pada digitalisasi—mereka beralih sepenuhnya ke mobile untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja mereka yang aktif di tempat tinggal mereka. 

Kini Pembeli dapat menerima semua dokumen penting ketenagakerjaan dan orientasi—dan menandatanganinya secara sah—langsung dari ponsel mereka.

Selain itu, dengan fitur templat Dropbox Sign, tim SDM Instacart dapat membuat, memformat, dan menyimpan templat orientasi penting untuk mencegah pengerjaan ulang yang repetitif.

Tanda tangan elektronik menyederhanakan proses penjualan

Sangat mudah untuk melihat alasan proses tradisional seperti mengirim banyak dokumen penting melalui email dan meminta klien penerima untuk mencetak, menandatangani, dan mengembalikannya tidak efektif di dunia modern.

Alur kerja pengiriman dan penandatanganan digital tidak hanya membuat proses penjualan menjadi lebih sederhana—tetapi benar-benar membuat perusahaan Anda menghasilkan pendapatan lebih cepat sekaligus mengurangi biaya overhead!

Manfaat menggunakan tanda tangan elektronik untuk penjualan

Jika departemen penjualan Anda benar-benar berusaha menghasilkan uang bagi perusahaan Anda alih-alih menghabiskan semuanya pada proses manual yang menyita waktu; kami pikir Anda akan sangat menyukai manfaat berikut yang diberikan oleh tanda tangan elektronik.

Mendapatkan penghasilan lebih cepat

Dengan fitur-fitur kelas bisnis penuh pertimbangan seperti CCing, templat, dan notifikasi status; tim penjualan tidak perlu terjebak menunggu seseorang menyadari tumpukan dokumen yang ada di meja atau kotak masuk mereka untuk ditandatangani dan dikembalikan, agar aktivitas penjualan dapat dimulai.

Dua cara untuk menghemat

Selain penghematan besar pada biaya operasional yang diperoleh dengan platform tanda tangan elektronik, Dropbox Sign juga menawarkan penghematan biaya dalam bentuk paket tahunan dan bulanan yang terjangkau. Dengan uji coba gratis, harga transparan, dan tanpa biaya tersembunyi—tim penjualan di perusahaan rintisan maupun perusahaan besar diberdayakan untuk menemukan paket yang sesuai dengan anggaran mereka.

Bagi tim yang menginginkan kekuatan dan kustomisasi Dropbox Sign API kami, harga untuk menggunakan API kami sangat sederhana dan Anda tidak perlu berkonsultasi dengan banyak dukungan pelanggan untuk memulai (meskipun menurut kami mereka adalah orang-orang hebat).

Cara Vendini menggunakan tanda tangan elektronik untuk menyelesaikan penjualan dalam waktu singkat

Vendini perlu mempercepat proses penjualan untuk memastikan pengalaman yang lebih lancar bagi tim mereka dan klien mereka yang bergerak cepat.

Sejujurnya, solusi untuk keterlambatan penjualan Vendini cukup sederhana—dan kami pikir itu juga berlaku untuk departemen penjualan Anda.

Tadaa, solusinya adalah tanda tangan elektronik!

Lebih khusus lagi, ini adalah platform eSignature cerdas yang membuat alur kerja Anda lebih baik tanpa memerlukan banyak uang untuk menyiapkannya atau berjam-jam untuk mengelolanya.

Vendini menggunakan integrasi Google Drive Dropbox Sign untuk membuat dan memformat MSA mereka sebelum mengirimkannya ke klien, yang kemudian dapat menandatangani dan mengembalikan dokumen tersebut hanya dengan beberapa klik. Dokumen dan tanda tangan tetap aman selama seluruh proses dan disimpan di Drive dan akun Dropbox Sign milik Vendini agar mudah diambil kembali.

Berkat integrasi tunggal itu, tim penjualan Vendini tiba-tiba mampu mengirimkan perjanjian secepat kilat—kadang-kadang menutup transaksi saat perwakilan penjualan masih berbicara di telepon dengan prospek!

Tenaga penjualan juga menggunakan fitur “CC” Dropbox Sign untuk memastikan CFO, manajer, dan pihak lain yang perlu terlibat mendapatkan peringatan email tentang perkembangan dokumen penjualan penting. Vendini bahkan memanfaatkan integrasi Dropbox Sign untuk Slack dengan baik. Tenaga penjualan mereka dapat melihat secara real-time saat suatu dokumen ditandatangani jadi mereka dapat merayakannya.

Tanda tangan elektronik memberdayakan departemen hukum

Meskipun mungkin tidak perlu mengajukan tuntutan kasus dalam waktu dekat, departemen hukum Anda mungkin memiliki beberapa masalah administratif yang juga dihadapi semua organisasi hukum—masalah keamanan dan legalitas, alur kerja yang memberatkan, dan biaya overhead yang mahal.

Cara departemen hukum dapat memperoleh manfaat dari tanda tangan elektronik

Berikut ini adalah beberapa cara departemen hukum dapat memperoleh manfaat dengan mengadopsi layanan tanda tangan elektronik yang sederhana dan efisien, tanpa kehilangan perlindungan yang sangat penting.

Dapatkan dokumentasi yang akurat dan aman

Saat berurusan dengan dokumen sensitif dan klien tingkat tinggi atau pihak eksekutif yang memiliki kekuasaan tinggi, departemen hukum memerlukan solusi tanda tangan elektronik yang tidak hanya akurat tetapi juga sangat aman.

Itulah sebabnya Dropbox Sign hadir dengan keamanan berlapis seperti enkripsi SSL selama pengiriman file dan infrastruktur server aman yang di-hosting di pusat data Tier III bersertifikasi SSAE-16 tercanggih dengan sertifikasi ISO 27001.

Sederhanakan integrasi dan otomatisasi teknologi

Dengan API yang terus diperbarui dan didukung oleh tim teknik internal kami, Dropbox Sign terintegrasi dengan lancar ke sebagian besar alur kerja yang ada.

Baik Anda menggunakan Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive, atau hampir semua aplikasi bisnis terbaik saat ini; Anda tidak perlu ragu karena Dropbox Sign akan memberikan kinerja terbaik.

Meningkatkan efisiensi dan layanan

Masalah dokumen telah terlalu lama menimbulkan kerugian dalam hal kecepatan dan biaya atas situasi hukum. Dibandingkan mengurangi pengeluaran dengan mengorbankan layanan, departemen hukum dapat menggunakan teknologi modern seperti tanda tangan elektronik untuk memangkas biaya overhead.

Fitur Dropbox Sign yang berfokus pada bisnis membantu mendigitalkan dokumen hukum terpenting Anda untuk menciptakan alur kerja berbagi dan penandatanganan yang cepat dan aman, baik saat melibatkan 2 ataupun 20 pihak.

Mudah memelihara jejak audit

Saat Anda meminta tanda tangan, Dropbox Sign membubuhkan halaman jejak audit pada dokumen itu sendiri. Jejak audit yang tidak dapat diedit yang dihasilkan memastikan bahwa tindakan pada dokumen Anda dilacak secara menyeluruh dan diberi cap waktu untuk memberikan bukti akses, tinjauan, dan tanda tangan.‍

Dropbox Sign—solusi eSignature nomor satu

G2 Crowd menempatkan HelloSign (sekarang Dropbox Sign) sebagai solusi tanda tangan elektronik nomor satu untuk bisnis kecil. Kami juga berada di urutan ketiga sebagai produk perangkat lunak terbaik secara keseluruhan untuk bisnis kecil. Mengesankan bukan!

Baik pemilik usaha kecil yang tidak punya dana untuk mempekerjakan banyak administrator dokumen, atau perusahaan yang tidak punya waktu untuk proses tersebut, platform tanda tangan elektronik cerdas seperti Dropbox Sign dapat menghemat banyak waktu dalam urusan hukum, membantu tim penjualan Anda menyetujui lebih banyak transaksi, dan mendapatkan anggota tim baru lebih cepat sebelum Anda sempat mengatakan “ribet sekali mencari anggota baru!” Jika Anda bekerja dengan dokumen digital atau kertas, Dropbox Sign siap membantu Anda.

Ayo, mulai uji coba gratis Anda sekarang. Namun, berhati-hatilah, begitu merasakan berbagai kemudahan Dropbox Sign, Anda tidak akan pernah mau lagi berurusan dengan dokumen cetak yang merepotkan.