Aquamarine Capital fa un salto di qualità in termini di sicurezza e in più ottiene ulteriori vantaggi

La difficoltà da superare: sistemi obsoleti per l'archiviazione e la condivisione

Aquamarine è una partnership d'investimento ispirata alle originarie collaborazioni di Buffett degli anni Cinquanta, di cui Guy Spier, l'amministratore di Aquamarine, riprende fedelmente le regole. Il fondo d'investimento, che gestisce un patrimonio di milioni di dollari, è in costante crescita e si affida a DocSend per gestire in modo sicuro le comunicazioni con i potenziali clienti e con altre parti esterne.

David Jud, direttore finanziario di Aquamarine, ha raccontato che prima di Dropbox e DocSend, l'archiviazione e la condivisione interna dei file tra i suoi team di tutto il mondo avveniva su sistemi obsoleti. Inoltre, il team stava cercando un modo più sicuro per condividere i white paper con investitori, potenziali clienti e altre parti esterne e per tenerne traccia.

Facendo parte di un dinamico team distribuito a livello globale che gestisce un fondo d'investimento, David collabora costantemente con i suoi colleghi e comunica con investitori, potenziali clienti e altre parti esterne. Inizialmente, Aquamarine utilizzava un software obsoleto per salvare ed eseguire il backup dei file. "Il nostro vecchio sistema di archiviazione file ci dava molti problemi. Non era possibile condividere i file con persone esterne alla nostra azienda né visualizzare i documenti aperti in un browser", racconta David. Senza una piattaforma di condivisione sicura dei documenti, aggiunge David, era "difficile comunicare con persone esterne alla nostra organizzazione". Il team di Aquamarine aveva bisogno di un sistema basato su cloud per sincronizzare e archiviare i file da qualsiasi luogo.

La soluzione: un modo semplice per sincronizzare e condividere i file con Dropbox

David è passato alla soluzione di sincronizzazione dei file di Dropbox e alla piattaforma di condivisione sicura dei documenti di DocSend per unificare lo spazio di archiviazione dei contenuti nella sua organizzazione e per distribuire in modo sicuro le comunicazioni tra i potenziali clienti e altre parti esterne.

Quando la società è passata a Dropbox, diversi anni fa, ha immediatamente percepito i vantaggi di un sistema progettato appositamente per eseguire il backup automatico di tutti i documenti importanti e delle ricerche di investimenti. "Un membro del team può lavorare alla ricerca di investitori stando negli Stati Uniti e nello stesso momento, un altro membro del team in Svizzera può aggiungervi dei commenti", spiega David. Semplificando la collaborazione tra colleghi sparsi in diversi luoghi, Dropbox è diventata la piattaforma di archiviazione file preferita dal team. "Siamo molto soddisfatti di Dropbox", aggiunge David.

David ha la possibilità di caricare documenti in DocSend e creare link protetti per consentire a persone esterne all'organizzazione di accedere a white paper, rapporti e schede informative del settore. I file in DocSend sono protetti grazie alla creazione di un elenco di email autorizzate, a date di scadenza e a una protezione con password, restringendo l'accesso a persone accreditate. Questi documenti, originariamente archiviati in Dropbox per la collaborazione interna, vengono quindi condivisi con l'esterno utilizzando DocSend. Prima che un destinatario apra un documento, firma un accordo di non divulgazione in DocSend semplicemente con un clic. Invece di gestire più documenti e diversi link, Aquamarine può inserire l'accordo personalizzato nei documenti visualizzati all'interno di DocSend. Tutta questa protezione non solo garantisce ad Aquamarine la massima serenità, ma consente anche un'esperienza utente fluida.

Durante la pandemia da COVID-19, Guy Spier, socio amministratore di Aquamarine, ha lanciato un podcast denominato Education of a Value Investor, ossia l'educazione di un investitore sul valore. Ispirandosi al suo omonimo libro, Spier incontra influenti leader di pensiero trattando temi che spaziano dalle strategie di investimento alla mindfulness, all'apprendimento automatico e altro ancora. Il podcast è diventato un elemento essenziale con cui l'azienda si fa conoscere e amplia la propria rete. Nella produzione di contenuti di valore da parte di Spier e del suo team, era difficile tenere traccia dell'interesse dei singoli ascoltatori che accedevano al materiale su un host di terze parti.

Un modo innovativo con cui David sta risolvendo questo problema è quello di includere le trascrizioni dei podcast in DocSend all'interno della descrizione di ogni episodio. "DocSend è davvero comodo: noi carichiamo le trascrizioni dei nostri podcast in link univoci di DocSend e lo spettatore, per leggerle, inserisce la propria e-mail", racconta David. I nuovi ascoltatori che interagiscono con le trascrizioni spesso diventano membri attivi della rete di Aquamarine. Con DocSend, David può tenere traccia di questi potenziali utenti e del loro comportamento nel tempo, arricchendo al contempo l'esperienza complessiva degli ascoltatori grazie alla possibilità di accedere al podcast in un formato alternativo. "Ricevo notifiche quando determinati episodi stanno suscitando particolare interesse e ho la possibilità di vedere chi interagisce con i nostri contenuti", racconta David. Con DocSend, il processo di protezione dei contenuti è intuitivo, consentendo a chiunque in azienda di creare contenuti protetti e di monitorare l'interesse degli ascoltatori nel tempo, indipendentemente dalla formazione sulle tecnologie del marketing.

L'integrazione intuitiva di DocSend con Salesforce e le data room virtuali arricchiscono le conferenze con gli investitori

L'integrazione di DocSend in Salesforce rende più semplice per David il modo in cui monitorare l'interesse degli utenti nei confronti dei contenuti. Trascorrendo molto tempo in Salesforce, per David è comodo che tutte le interazioni dei destinatari con le ricerche di investitori in DocSend vengano riportate anche in Salesforce tra le informazioni sull'account. "Non dovendo passare da un software a un altro, risparmio molto tempo. Abbiamo la possibilità di vedere in Salesforce come le persone interagiscono con i documenti che inviamo". David utilizza Salesforce come unica fonte di informazioni. DocSend arricchisce le informazioni di base ottenute da Salesforce, fornendo "dati più granulari su come i contatti interagiscono con i nostri contenuti", aggiunge David.

Guy Spier tiene una conferenza annuale con altri investitori per condividere informazioni aggiornate sulle loro ricerche di investimento. I partecipanti presentano i loro risultati in sessioni riservate, che, in quanto tali, devono essere gestite in un ambiente virtuale sicuro.

David si affida alle data room virtuali di DocSend per conservare i materiali e le presentazioni delle conferenze condivisi con i partecipanti. "Per noi è molto più facile utilizzare una data room di DocSend in cui tenere tutte le presentazioni della conferenza, piuttosto che inviare venti link univoci a ogni partecipante", afferma David. Prima della conferenza, solo un elenco approvato di persone può accedere alle presentazioni raccolte in un'unica comoda data room.

Grazie alla potenza combinata di Dropbox e DocSend, Aquamarine dispone di un mezzo ottimizzato per aggiornare, gestire e condividere i contenuti con i dipendenti interni o con persone esterne.