Bond semplifica i processi di assunzione
Questa startup che opera nel campo delle tecnologie finanziarie ha più che raddoppiato le sue dimensioni rispetto all'anno precedente. Perciò, il team delle risorse umane aveva bisogno di un modo sicuro per inviare e monitorare le presentazioni e gli incarichi ai potenziali candidati.
"Attualmente, il mercato del lavoro è davvero impazzito. Quanto più velocemente riusciamo a muoverci, tanto più velocemente riusciamo ad assicurarci i grandi talenti. Avere uno strumento come DocSend è fondamentale per essere competitivi nelle assunzioni."
Prodotti utilizzati
DocSend, Dropbox
Settore
Servizi finanziari
Dimensioni
2-249
Posizione
San Francisco, California
La sfida:
La missione di Bond è accelerare il ritmo dell'innovazione finanziaria e l'accesso ai capitali. Bond semplifica l'offerta di prodotti finanziari conformi, rendendo più intuitiva l'integrazione con banche e fornitori finanziari spesso meno all'avanguardia. A fronte di una crescita massiccia che comporta la necessità di assunzioni rapide, Bond si affida a DocSend per condividere in modo sicuro le informazioni con i potenziali candidati durante i colloqui e il processo di assunzione.
Prima di DocSend, Brittney Harvey, addetta alla selezione del personale di Bond, inviava ai candidati le schede di reclutamento e le assegnazioni dei ruoli disponibili sotto forma di allegati di email o file in Google Drive. In un settore altamente sensibile e in un mercato competitivo, Brittney, a volte, era preoccupata del fatto che le informazioni potessero finire nelle mani sbagliate. Questo ha portato alla ricerca di una soluzione di condivisione dei documenti esterni più sicura durante il processo di assunzione.
Gestire le operazioni di reclutamento in una startup in crescita non è un compito da poco. Per la condivisione delle informazioni con i candidati, l'intento di Brittney era di dare la massima priorità alla facilità d'uso e alla sicurezza. Per il colloquio conoscitivo presso Bond, Brittney invia un documento di presentazione che illustra l'azienda e il prodotto. È possibile che talvolta i candidati sostengano un colloquio anche presso la concorrenza o provengano da settori simili, quindi è importante che queste presentazioni di prodotto siano al sicuro e fuori dalla portata delle persone sbagliate.
“Se noto che una risorsa ha dedicato molto tempo a una sezione specifica della nostra presentazione aziendale, ad esempio alle slide sulla nostra cultura o sui dettagli tecnici di un prodotto, porto la conversazione in quella direzione e decido con chi deve parlare la risorsa. I dati analitici mi consentono concretamente di offrire un'esperienza di assunzione più personalizzata.”
Soluzione:
Il team è passato alla soluzione di condivisione sicura dei documenti di DocSend per proteggere le presentazioni e i casi di studio sensibili inviati ai candidati durante il processo di assunzione.
Con DocSend, Brittney è in grado di riacquistare la sicurezza e il controllo di chi accede alle informazioni aziendali. “Trovo molto vantaggioso essere avvisata per email. Posso fare un controllo incrociato e assicurarmi che i candidati che stanno visionando i documenti siano presenti anche nel nostro sistema di tracciamento dei candidati”, sostiene Brittney. Se dopo l'invio, è necessario effettuare un aggiornamento su un documento, Brittney può apportare la modifica una volta sola, in quanto la versione del file viene cambiata in automatico. Pertanto, Brittney sa che sta inviando sempre la versione più aggiornata del suo materiale di reclutamento.
Contattare i candidati interessati al momento giusto
Con l'accelerazione del lavoro a distanza e la maggiore flessibilità delle opzioni per chi cerca lavoro, il mercato delle assunzioni sta registrando un aumento delle candidature senza precedenti. Per gli addetti alla selezione del personale, contattare i candidati interessati al momento giusto può essere determinante. Prima di utilizzare DocSend, Brittney aveva difficoltà a individuare i candidati realmente interessati. Con i dati analitici di DocSend, Brittney ottiene analisi dettagliate relative a ogni singola pagina e viene avvisata con una notifica quando qualcuno visualizza un documento che ha condiviso. Brittney può utilizzare queste informazioni per eseguire un follow-up al momento opportuno. Se Brittney riesce a contattare un candidato quando questo ha ancora Bond in mente, è più probabile che riceva una risposta positiva.
Aumentare il tasso di interesse dei candidati del 25% e garantire un processo di assunzione equo
Per alcuni ruoli, una volta che un candidato supera la prima selezione, in genere, gli viene in seguito fornito del materiale per casa. In precedenza, Brittney inoltrava questo materiale ai candidati inviando un documento in Google. Tuttavia, ha fatto questa osservazione: “non riuscivo a tenere traccia di chi aveva o non aveva visionato il documento”. Senza la possibilità di monitorare l'interesse dei candidati per il materiale, Brittney aveva difficoltà a stabilire quali candidati contattare per primi.
Ora, grazie a DocSend, Brittney può vedere se qualcuno ha dedicato di recente del tempo alla lettura del materiale. Se una persona non l'ha visionato, Brittney può contattarla per accertarsi del suo interesse in quel ruolo. “DocSend ci ha aiutato ad aumentare del 25% il numero di persone che rispondono al nostro compito per casa, grazie alla possibilità di contattare i candidati al momento giusto”.
Il livello di protezione aggiuntivo di DocSend impedisce ai candidati di condividere il materiale con altre persone interessate al ruolo disponibile. Brittney può impostare le date di scadenza dei link e disattivare la possibilità di scaricare il materiale. Impedendo che i documenti vengano inviati ad altri, Brittney è in grado di garantire un processo di assunzione equo per tutti i potenziali candidati.
Dati analitici che forniscono informazioni utili per i colloqui con i candidati
Da addetto alla selezione del personale o responsabile delle assunzioni, può essere difficile sapere esattamente quanto un candidato conosca l'azienda o prevedere le domande che potrebbe porre durante il colloquio. Così come un candidato vuole fare una prima impressione positiva, anche i datori di lavoro vogliono dare il meglio di sé durante il colloquio, in modo da assicurarsi i talenti migliori.
Sapendo quali sono gli aspetti dell'azienda che potrebbero interessare ai candidati e riuscendo a prevedere l'ambito delle domande, Brittney e i responsabili delle assunzioni di Bond sono in grado di arrivare preparati a ogni colloquio. Ad esempio, avendo notato prima di un colloquio che un candidato ha trascorso la maggior parte del tempo sulla slide dedicata alla cultura nella presentazione dell'azienda, Brittney sa che sono questi gli elementi su cui fare leva durante il colloquio. “Poter vedere gli argomenti che interessano maggiormente al candidato è molto importante. In questo modo posso informare gli altri esaminatori su quali aree spingere o sulle domande che i candidati potrebbero porre”, dichiara Brittney.
In un mercato del lavoro in costante fluttuazione, può essere difficile sapere quale sia la posizione di un candidato, soprattutto quando è possibile che abbia ricevuto altre offerte. Sapere se un candidato di spicco è propenso a firmare un'offerta, mette gli addetti alla selezione nella condizione di sapere a chi rivolgere le loro attenzioni. Brittney è in grado di valutare l'interesse dei candidati nelle fasi successive del processo di assunzione grazie a DocSend. “Mi piace essere in grado di dare ai responsabili delle assunzioni la buona notizia che un candidato di spicco, che ha ricevuto svariate offerte, esamina di nuovo il nostro materiale. Questo significa che sta ancora pensando a noi e che potrebbe essere un buon momento per contattarlo e rendersi disponibili a rispondere a eventuali altre domande”. Brittney utilizza DocSend per ottenere precocemente indicazioni sulla probabilità che un candidato firmi una lettera d'offerta e darne informazione ai responsabili delle assunzioni.
Dropbox conserva in modo sicuro i documenti dei dipendenti dopo l'onboarding
Quando dei nuovi dipendenti iniziano a lavorare in un'azienda, i responsabili delle risorse umane richiedono loro di esaminare e firmare diversi documenti di onboarding. È fondamentale che i responsabili delle risorse umane possano contare su una piattaforma cloud sicura per organizzare i file e i documenti di onboarding.
In Bond, quando un nuovo dipendente entra in azienda, i responsabili delle risorse umane raccolgono tutti i nuovi documenti di onboarding utilizzando Dropbox. “Usiamo Dropbox per gestire i documenti dei nostri dipendenti: lettere d'offerta, accordi firmati e praticamente tutto ciò che normalmente si firma quando si viene assunti”. Bond si affida alle funzionalità di sincronizzazione dei file e di archiviazione del cloud di Dropbox per archiviare in modo sicuro tutti i documenti interni e permettere all'organizzazione di concentrarsi efficacemente sugli obiettivi più importanti. “Ci piace molto il modo in cui Dropbox ci permette di organizzare tutti i file e di gestire facilmente le cartelle. Il nostro team legale si affida a Dropbox per assicurarsi che solo le persone giuste possano accedere ai documenti interni attraverso la protezione con password”. Per un'azienda in crescita come Bond, la sicurezza e la semplicità della condivisione di file ovunque ci si trovi sono fondamentali.
In Bond, gli addetti alla selezione del personale si affidano a DocSend per condividere in modo sicuro i documenti sensibili con i candidati, mentre il team delle risorse umane archivia i contratti firmati dai dipendenti in Dropbox in tutta sicurezza. Entrambi i prodotti assicurano l'efficienza del team del personale di Bond, che continua a crescere e ad evolversi.
“Ci piace molto il modo in cui Dropbox ci permette di organizzare tutti i file e di gestire facilmente le cartelle. Il nostro team legale si affida a Dropbox per assicurarsi che solo le persone giuste possano accedere ai documenti interni attraverso la protezione con password”.
Brittney HarveyReclutatrice, Bond