Come Darakwon ha accelerato la pubblicazione, ridotto i costi e ottenuto maggiore controllo

Sfondo

Darakwon pubblica materiali didattici per l’apprendimento delle lingue destinati agli studenti di tutto il mondo. Con sede in Corea del Sud, collabora con 86 partner in 27 Paesi. Dalle prime bozze ai file di stampa finali, i contenuti sono in costante movimento, attraversando confini, team e fusi orari.

La sfida: consegna lenta dei file e costi IT elevati

Per anni, Darakwon ha condiviso i file alla vecchia maniera: masterizzandoli su USB, hard disk e persino Blu-ray, per poi spedirli all’estero. Ogni trasferimento poteva richiedere circa un mese, a volte anche due. E non sempre funzionava: i dispositivi si danneggiavano, i download non andavano a buon fine e i file andavano persi.

Darakwon archiviava i file su server locali, ma il sistema era difficile da gestire:

• L’hardware necessitava di aggiornamenti costanti.
• I guasti erano frequenti e spesso rallentavano il lavoro.
• I costi di manutenzione continuavano ad accumularsi.
• I backup erano complicati e non sempre risultavano sicuri.

Alcuni team hanno provato a utilizzare i propri strumenti cloud, ma ciò ha solo creato nuovi problemi: dati dispersi, rischi per la sicurezza e nessuna modalità chiara per gestire il tutto. Darakwon aveva bisogno di un’unica piattaforma che potesse riunire tutto.

La soluzione: un unico posto dove archiviare, inviare e gestire i file

Darakwon ha scelto Dropbox per la sua semplicità, affidabilità e supporto. All’epoca, ciò che spiccava era il supporto locale in lingua coreana, le elevate prestazioni a livello globale e un valore complessivo superiore rispetto ad altre piattaforme.

Ora tutti i contenuti di Darakwon risiedono in un unico posto. L’intero team ha facile accesso ai file, ma i controlli granulari delle autorizzazioni assicurano che ogni utente veda solo ciò di cui ha bisogno. Il team utilizza Dropbox Transfer per inviare risorse di grandi dimensioni, come layout di libri, file audio e lavori di progettazione, a partner in Corea del Sud e in tutto il mondo.

Per i progetti di e-learning, occasionalmente il team utilizza Dropbox Replay per lasciare commenti specifici su fotogrammi di file video e audio, facilitando le modifiche quando è necessaria una revisione da remoto.

Utilizza anche Dropbox Sign per gestire i contratti in formato digitale, senza uscire da Dropbox.

I risultati: consegne più rapide, costi ridotti, maggiore sicurezza

Ora, Darakwon condivide i file in pochi secondi, senza errori né ritardi.

Grazie a una condivisione più rapida e a meno ostacoli, i progetti ora passano più velocemente dalla bozza alla consegna. “Da quando abbiamo abbandonato il nostro sistema precedente, l’efficienza complessiva del lavoro è migliorata del 5-10%,” aggiunge Shin Kyung-chul, General Manager di Darakwon.

Dropbox ha inoltre contribuito a ridurre i costi su tutti i fronti:

• I costi di spedizione sono passati da circa 30.000 dollari nel 2021 a circa 15.000 dollari nel 2024, poiché la maggior parte dei file viene ora inviata in formato digitale.
• Il team impiega meno tempo a stampare, imballare e spedire i materiali.
• Abbandonare il sistema locale ha permesso all’azienda di risparmiare sui costi hardware e circa 7.500 dollari all’anno in personale IT.

La nuova configurazione ha portato tranquillità. “Il controllo delle versioni di Dropbox è stato una vera salvezza”, afferma Shin Kyung-chul. “Ci ha salvati più di una volta quando i file sono andati persi o si sono danneggiati”. L’azienda ha anche maggiore sicurezza e controllo sulla proprietà intellettuale.

Infine, la Console amministratore aiuta il team a eseguire rapidamente l’onboarding e l’offboarding del personale, mentre i registri dettagliati delle attività mostrano esattamente chi ha consultato, modificato o eliminato un file. Gli avvisi di sistema, come le notifiche relative al trasferimento di file di grandi dimensioni, aiutano il team IT a individuare attività insolite e a reagire rapidamente.

Grazie alla riduzione dei ritardi e alla semplificazione dei flussi di lavoro, Darakwon ha ampliato le proprie attività editoriali globali con maggiore sicurezza e facilità.